งานอีเวนต์เริ่มกลับมา

พอลล์ กาญจนพาสน์ กรรมการผู้จัดการ บริษัท อิมแพ็ค เอ็กซิบิชั่น แมเนจเม้นท์ จำกัด กล่าวถึงการกลับมาเปิดบริการเต็มรูปแบบอีกครั้ง หลังจากศูนย์บริหารสถานการณ์โรคโควิด-19 (ศบค.) ประกาศคลายล็อกดาวน์ระยะที่ 4 ให้กลุ่มกิจการและกิจกรรมธุรกิจศูนย์ประชุมและแสดงสินค้าเปิดบริการได้ แต่ยังต้องเข้มงวดในมาตรการเฝ้าระวังการแพร่ระบาดของโรค เนื่องจากเป็นกิจการและกิจกรรมที่มีการรวมกลุ่มของประชาชนจำนวนมาก จึงต้องให้ความสำคัญเรื่องการบริหารจัดการรักษาระยะห่างและการควบคุมความหนาแน่นของผู้ใช้บริการในพื้นที่ ควบคู่กับมาตรการดูแลสุขอนามัยเพื่อความปลอดภัยของทุกคน

จากข้อมูลเบื้องต้น เดือนกรกฎาคม 2563 ลูกค้าจองพื้นที่จัดงานแล้วมากกว่า 20 งาน แบ่งเป็น กลุ่มงานประชุมสัมมนา จำนวน 11 งาน เช่น การประชุมของหน่วยงานราชการ, การประชุมผู้ถือหุ้นบางกอกแลนด์ กลุ่มงานแสดงสินค้า จำนวน 7 งาน ทั้งของหน่วยงานราชการและเอกชน ซึ่งงานไฮไลต์มีผู้ร่วมงานจำนวนมาก เช่น งานแสดงสินค้าอุปโภคบริโภค Midyear Sale, งานแสดงสินค้าเกี่ยวกับบ้าน HomePro Expo, งานแสดงสินค้าเพื่อแม่และเด็ก BBB Baby and Kids Best Buy, งานแสดงสินค้ายานยนต์ Bangkok Motor Show กลุ่มงานสอบจำนวน 2 งาน เป็นการสอบคัดเลือกบุคคลรับราชการ และกลุ่มงานพิเศษ จำนวน 5-6 งาน เช่น กิจกรรมอินเซนทีฟ กิจกรรมจัดเลี้ยงปาร์ตี้

“งานใหญ่ของอิมแพ็คที่หลายคนรอคอย คือ บางกอก อินเตอร์เนชั่นแนล มอเตอร์โชว์ 2020 ครั้งที่ 41 ซึ่งมีกำหนดจัดขึ้นตั้งแต่วันที่ 15-26 กรกฎาคม 2563 บนพื้นที่รวมกว่า 170,000 ตารางเมตร ถือเป็นงานใหญ่งานแรกสำหรับวงการยานยนต์ของโลกที่จัดขึ้นหลังสถานการณ์ COVID-19 ซึ่งหลายคนจับตามอง แต่ด้วยเชื่อมั่นถึงการเตรียมความพร้อมของสถานที่จัดงาน นั่นคือ อิมแพ็ค การประกาศผ่อนปรนระยะ 4 ของทางราชการ การดำเนินการจัดงานตามวิถี New Normal และความร่วมมืออันดีของทุกภาคส่วน รวมถึงลูกค้าที่เป็นแฟนประจำงานนี้ที่พร้อมมาชมงานและปฏิบัติตามมาตรการป้องกันการระบาดของไวรัสอย่างเข้าใจและไม่ประมาท จะทำให้การจัดงานครั้งนี้ราบรื่นและประสบความสำเร็จ กลายเป็นต้นแบบให้การจัดงานอื่นๆ ต่อไป”

จัดมาตรการรับ New Normal

พอลล์กล่าวว่า ในช่วงที่ปิดบริการกว่า 3 เดือน อิมแพ็คได้เตรียมความพร้อมของพื้นที่และบริการเพื่อให้สอดรับกับระเบียบของทางราชการที่กำหนดข้อปฏิบัติสำหรับกิจการ/กิจกรรมการแสดงสินค้าและการประชุม เพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของไวรัส COVID-19 ซึ่งมีรายละเอียดปลีกย่อยให้ปฏิบัติตามหลายเงื่อนไข เช่น ประชุม อบรม สัมมนา 4 ตร.ม.ต่อคน, จัดเลี้ยง งานอีเวนต์ เปิดตัวสินค้า การประกวด แข่งขันกีฬา ระยะนั่ง-ยืน ห่าง 1 เมตร, งานแสดงดนตรี คอนเสิร์ต ลดหนาแน่น-ไร้ระเบียบ เกณฑ์ 5 ตร.ม./คน เป็นต้น

พร้อมกันนี้ อิมแพ็คได้จัดทำคู่มือสร้างความเข้าใจร่วมกับลูกค้าผู้จัดงานถึงแนวทางดำเนินการให้บริการในวิถีใหม่ หรือ New Normal จำนวน 7 คู่มือ ได้แก่

• คู่มือมาตรการความห่วงใยในสุขภาพและความปลอดภัย IMPACT We Do Care
• คู่มือการจัดงานประชุม-สัมมนา Meeting & Convention
• คู่มือการจัดงานสังสรรค์ Party
• คู่มือการจัดงานแสดงสินค้า-นิทรรศการ Exhibition
• คู่มือการจัดงานสอบ Examination
• คู่มือการจัดงานแต่งงาน Wedding
• คู่มือการจัดแสดงคอนเสิร์ต Concert

โดยทุกคู่มือได้วางข้อปฏิบัติที่เหมาะสมกับกิจกรรมและพื้นที่ของการจัดงาน โดยอ้างอิงข้อมูลคำแนะนำจากทางหน่วยงานด้านสาธารณสุข ระเบียบข้อกำหนดของทางราชการ รวมถึงหน่วยงานผู้กำกับดูแล เช่น สมาคมการแสดงสินค้าไทย (TEA) และสำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ หรือทีเส็บ (TCEB)

ยุคนี้ต้อง Hybrid Meeting

นอกจากนวัตกรรมดูแลสุขภาพอนามัยแล้ว อิมแพ็คเพิ่มความสมาร์ทให้ลูกค้าโดยลงทุนระบบจัดการประชุม Hybrid Meeting หรือ Visual Seminar ซึ่งเป็นระบบที่ตอบรับนโยบายรัฐในการจำกัดความหนาแน่นของการจัดประชุม-สัมมนา อ้างอิงพื้นที่ 4 ตารางเมตรต่อท่าน ทำให้จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมลดลง

แต่ด้วยระบบไฮบริดสามารถรองรับผู้มาร่วมประชุมในห้องจริง และเปิดลงทะเบียนให้ผู้สนใจร่วมประชุมทางออนไลน์ได้เพิ่มตามจำนวนที่ต้องการ ซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมทั้งสองส่วนสามารถสื่อสารระหว่างกันและมีส่วนร่วมในการประชุมได้เสมือนอยู่ในห้องเดียวกัน ซึ่งระบบดังกล่าวสามารถลงทะเบียนผู้ร่วมประชุมได้ตั้งแต่ 100-3,000 ท่าน

ข้อดีนอกจากการเตรียมระบบ รวมถึงกล้องและอุปกรณ์รองรับการจัดประชุมแล้ว ยังมีทีมเจ้าหน้าที่เทคนิคให้การดูแลตั้งแต่เริ่มต้นจนจบงานด้วย เพื่อให้ความสะดวกสำหรับลูกค้าจัดการประชุมสัมมนา แตกต่างจากหลายแห่งที่ลูกค้าจะต้องติดต่อนำระบบเข้ามาเอง

Source