ฟังก์ชันและสิ่งแวดล้อมในสำนักงานมีส่วนช่วยสร้างวัฒนธรรมองค์กรได้จริง จากแนวคิดนี้ทำให้ บมจ.แสนสิริ ทุ่มทุน 1,000 ล้านบาท (ไม่รวมมูลค่าที่ดิน) ใช้เวลา 1 ปีออกแบบและก่อสร้าง “สิริ แคมปัส” กลุ่มอาคารตึกเตี้ย 3-6 ชั้น จำนวน 5 อาคาร พื้นที่รวม 32,000 ตร.ม. ในบริเวณเดียวกับคอมมูนิตี้ T77 อ่อนนุช เพื่อส่งเสริมให้การทำงานของพนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และให้บรรยากาศดีๆ ช่วยดึงดูดคนทำงานรุ่นใหม่เจนวายและเจนซีให้สนใจทำงานกับแสนสิริ

“อุทัย อุทัยแสงสุข” ประธานผู้บริหารสายงานปฏิบัติการ บมจ.แสนสิริ ท้าวความให้ฟังก่อนว่าแสนสิริเริ่มปรับวิธีการทำงานในองค์กรตั้งแต่ 18 เดือนที่แล้ว จากรูปแบบการทำงานแบบ “ไซโล” ซึ่งเป็นระบบดั้งเดิม มาเป็นรูปแบบองค์กรแบบ “Agile”

ทำให้ขั้นตอนทำงานเปลี่ยน จากเดิมแต่ละแผนกจะทำงานส่วนของตัวเอง ส่งขึ้นตามสายบัญชาการให้หัวหน้าอนุมัติ แล้วจึงส่งต่อให้แผนกต่อไป ผ่านการอนุมัติเป็นทอดๆ ซึ่งทำให้การทำงานค่อนข้างช้าเพราะเมื่อมีข้อผิดพลาดต้องเสียเวลาตีกลับไปให้แผนกเดิมแก้ไขแล้วจึงส่งกลับมาใหม่ เช่น แผนกออกแบบดีไซน์โครงการเรียบร้อยแล้วส่งต่อให้แผนกวิศวกรรมถอดแบบค่าก่อสร้าง ปรากฏว่าค่าก่อสร้างเกินทุน ต้องตีกลับไปทำใหม่

แต่รูปแบบ Agile คือการตั้งทีมพนักงานผู้รับผิดชอบโครงการที่รวมคนจากทุกแผนกมาคุยกันในทีมเดียว โดยหัวหน้าระดับรองประธานมีหน้าที่เพียงดูอยู่ห่างๆ และให้กรอบการทำงานคร่าวๆ เป็นวิธีทำงานที่ต้องเชื่อใจและให้อำนาจกับพนักงานรุ่นใหม่ที่จะตัดสินใจกันเองภายในทีม

เมื่อใช้วิธีนี้ทำให้ลำดับขั้นในโครงสร้างองค์กรลดลงครึ่งหนึ่ง จากเดิม 8 ขั้นลงมาเหลือ 4 ขั้น และทำให้การทำงานเร็วขึ้นมาก จากเดิมโครงการหนึ่งๆ จะออกแบบเสร็จพร้อมเปิดขายและก่อสร้างใช้เวลาอย่างน้อย 6 เดือน ปัจจุบันลงมาเหลือเพียง 2-3 เดือน เวลาที่ลดลงนี้ทำให้จำนวนคนทำงานเท่าเดิมแต่สามารถเพิ่มผลผลิตคือจำนวนโครงการเปิดขายได้อีกเป็นเท่าตัว

ดีไซน์แบบโคเวิร์กกิ้งสเปซ

หลังปรับวิธีการทำงานไปแล้ว ทำให้ออฟฟิศแบบเดิมที่ยังแยกที่นั่งคนละแผนกไม่ค่อยเหมาะสมนัก และเมื่อจะย้ายบ้านใหม่ แสนสิริจึงจัดเต็มดีไซน์สิ่งแวดล้อมในอาคารใหม่หมด เป้าหมายเพื่อ “สร้างวัฒนธรรมที่เราต้องการ”

5 อาคารของ สิริ แคมปัส แยกเป็นอาคารทำงาน 4 ตึกและอาคารจอดรถ 1 ตึก ภาพรวมงานดีไซน์ออกมาเป็นตึกเตี้ยและมีทางเดินเชื่อมต่อระหว่างอาคาร มีบันไดให้เดินขึ้นลงเยอะ

ส่วนการจัดที่นั่งภายในเป็นแบบ Hot Seats ทั้งหมด คือกระจายที่นั่งทำงานสารพัดรูปแบบ ทั้งโต๊ะใหญ่ โต๊ะเล็ก เก้าอี้สูง ที่นั่งโซฟา ฯลฯ และพนักงานจะเลือกนั่งตรงไหนก็ได้ ยกเว้นห้องผู้บริหารเพียง 12 ห้องที่กำหนดไว้เฉพาะ รวมถึงบางแผนกที่จำเป็นต้องมีที่นั่งประจำ เช่น แผนกบัญชี แผนกไอที โดยพนักงานทุกคนจะมีล็อกเกอร์ส่วนตัวในห้องล็อกเกอร์ หากต้องการนำของใช้บางอย่างมาเก็บไว้ที่ออฟฟิศ

นอกจากที่นั่งทำงานแล้ว จะมีห้องประชุมหลายไซซ์กระจายตัวในอาคาร รวมถึงที่นั่งประชุมแบบ slope ขั้นบันได เหมาะสำหรับการนัดนำเสนอผลงาน

ส่วนพื้นที่พักผ่อนสันทนาการ สิริ แคมปัสจัดห้องยิมขนาดใหญ่ พื้นที่เล่นสนุกอย่างโต๊ะปิงปอง โต๊ะพูล แอร์ฮอกกี้ ฯลฯ กระทั่งมีโซนสัตว์เลี้ยงที่บริษัทเลี้ยงสุนัขกับปลาไว้จริงๆ เผื่อใครคิดงานไม่ออกก็เปลี่ยนอิริยาบถไปวิ่ง เล่นเกม หรือเล่นกับน้องหมาให้สมองแล่นกันก่อนได้

ขณะที่คนที่ชอบพื้นที่กลางแจ้งสงบๆ พื้นที่ระหว่างตึกต่างๆ ก็มีที่นั่งทำงานสอดแทรกตัวอยู่กลางหมู่ต้นไม้ ช่วยเปลี่ยนบรรยากาศทำงานอีกแบบหนึ่ง

ยืดหยุ่นเวลาทำงาน

มีที่ทำงานเก๋ๆ แล้วแต่ไม่ต้องเข้าก็ได้ เพราะแสนสิริออกนโยบายให้พนักงานสามารถเลือกวัน Work from Home ได้ 2 วันต่อสัปดาห์ (ยกเว้นวันจันทร์และวันศุกร์ ห้ามเลือกเพราะกำหนดเป็นวันประชุมงาน) และไม่มีการกำหนดเวลาเข้าออกงาน อยากทำเวลาไหนก็ได้ขอแค่งานเสร็จตามเป้าหมาย

เมื่ออนุญาตให้พนักงานทำงานที่ไหนก็ได้ ซอฟต์แวร์จึงต้องรองรับ โดยแสนสิริเลือกใช้ระบบประชุมงานและส่งไฟล์งานของ Microsoft และบริษัทมีการทำเอกสารแบบ ‘paperless’ ไม่ใช้กระดาษมากว่า 5 ปีแล้ว (ยกเว้นแผนกที่ต้องส่งเอกสารกับหน่วยงานราชการยังจำเป็นต้องใช้กระดาษอยู่)

ประหยัดพลังงาน มีสวนข้างบ้าน

ออฟฟิศนี้ยังติดตั้งแผงโซลาร์เซลล์และกังหันลมด้วยเพื่อผลิตไฟฟ้าใช้เองในอาคาร แม้จะไม่ครอบคลุมทั้งหมด แต่จะลดค่าไฟฟ้าไปได้ 20% โดยมีระยะคืนทุนจากการลงทุนติดตั้งช่วง 4 ปีแรก

นอกจากนี้ยังนำที่ดินว่าง 15 ไร่ที่ยังไม่ได้พัฒนาด้านข้างออฟฟิศ ดึง “ไร่กำนันจุล” ลงทุนปลูกพืชผักสวนครัว ปลูกสตรอว์เบอร์รี่ เลี้ยงไก่ไข่ โดยแสนสิริไม่คิดค่าเช่าที่ แลกกับขอแบ่งกำไรบางส่วนใช้บริจาคกับมูลนิธิต่างๆ ส่วนผลผลิตนั้นไร่กำนันจุลสามารถบริหารจัดการจำหน่ายเองได้

เหมือนกลับไปใช้ชีวิตมหา’ลัย

Positioning ได้มีโอกาสเยี่ยมเยือน สิริ แคมปัส จากการเดินชมพื้นที่ทำงานทั้งหมดพบว่าการดีไซน์ออฟฟิศที่มีโครงสร้างแนวราบมากกว่าแนวสูง และบันไดไม่ชัน ทำให้รู้สึกมีความสุขกับการเดินไปทั่วอาคาร ประกอบกับบรรยากาศที่นั่งหลากหลาย แทรกด้วยพื้นที่กิจกรรมสันทนาการ ทำให้สิ่งแวดล้อมมีการเคลื่อนไหวตลอดเวลา ส่งเสริมให้รู้สึกว่าการทำงานมีชีวิตชีวาขึ้น เหมือนกับได้ย้อนไปอยู่ในแคมปัสมหาวิทยาลัย

บรรยากาศแบบนี้น่าจะถูกใจคนรุ่นใหม่เจนวายและเจนซีมากขึ้น และเป็นกลุ่มวัยที่จะชี้ชะตาบริษัทในอนาคต เพราะคนเจนเอ็กซ์กำลังจะเริ่มเกษียณอายุแล้ว ทำให้การดึงคนรุ่นใหม่ให้อยู่กับองค์กรมีความสำคัญขึ้นทุกวัน

“เราต้องทำสิ่งแวดล้อมให้ไม่น่าเบื่อ และทำให้การทำงานกับชีวิตไปด้วยกันในที่ทำงานได้” อุทัยกล่าว “จุดมุ่งหมายคือให้พนักงานของเราแข็งแรง ไม่เจ็บป่วย มีพลัง มีการปฏิสัมพันธ์กับคนทุกแผนก ทำให้เกิดการสร้างสรรค์ไอเดีย สุดท้ายออกมาเป็นประสิทธิภาพการทำงาน”

“แสนสิริ” หนึ่งในยักษ์ใหญ่อสังหาริมทรัพย์ อ่านเทรนด์ธุรกิจในอนาคต เห็นภาพการอยู่อาศัยของผู้บริโภคอาจเปลี่ยนจากครอบครองสินทรัพย์มาเป็น Sharing Economy อยู่คอนโดมิเนียม บ้านเดี่ยว โดยไม่ต้องเป็นเจ้าของ รวมถึงเรื่องของเทคโนโลยี ความสะดวกสบายทำให้บริษัทต้องปรับตัวรับปัจจัยดังกล่าว

ยิ่งไปกว่านั้น องค์กร ที่เต็มไปด้วยคนรุ่นใหม่ “พันธุ์มิลเลนเนียล” (Millennial) สัดส่วนมากถึง 70% จากจำนวนพนักงานทั้งสิ้น 2,500 คน และพฤติกรรมคนพันธุ์ใหม่นี้ ต้องการมีบทบาทในการทำงาน มีอำนาจในการตัดสินใจ (Empowered) มากขึ้น และถ้าไม่ได้ดั่งใจก็พร้อมจะโบกมือบ๊ายบายไปหางานใหม่องค์กรอื่นที่เปิดกว้างกว่า ซึ่งจากคนยุคก่อน เช่น Baby Boomer ที่ทำงานร่วมหัวจมท้ายกับองค์กรไปตลอด “อุทัย อุทัยแสงสุข” ประธานผู้บริหารสายงานปฏิบัติการ บริษัท แสนสิริ จำกัด (มหาชน) ฉายภาพองค์กร

ดังนั้น พฤศจิกายน 2560 แสนสิริจึง “รื้อ” ระบบการทำงานใหม่ทั้งหมด เอาใจคนมิลเลนเนียล ด้วยารนำแนวคิดการทำงานแบบ “เอจาวล์” (Agile) เข้ามาแทนที่ระบบเดิมแบบ “ไซโล” หรือทำงานแยกส่วน แยกฝ่ายต่าง ๆ การทำงานเป็นลำดับขั้น กว่าจะวางแผนแต่ละโปรเจกต์ที่อยู่อาศัยเสร็จหนึ่งโครงการ เช่น คอนโดมิเนียม ตั้งแต่เริ่มออกแบบ ทำรายงานผลกระทบสิ่งแวดล้อม (อีไอเอ) ทำตลาดและขาย เรียกว่า “ช้า” กินเวลาเป็น 10 เดือน ดีไม่ดีบางโปรเจกต์เสนอให้เจ้านายสูงสุดแล้วไม่โดนใจ ต้องกลับมาเริ่มต้นใหม่ งานยิ่งช้าไปอีก นอกจากไม่โดนใจคนรุ่นใหม่ในองค์กรแล้ว ยังกระทบการ “ส่งมอบสินค้า” ให้กับลูกบ้านไม่ตรงเวลา เกิดเป็น Pain Point กับผู้บริโภคอีกทอดหนึ่ง  

แต่จุดเด่นของ Agile แก้โจทย์ดังกล่าวหมด เพราะบริษัทรวบฝ่ายต่าง ๆ ทั้งฝ่ายพัฒนาโครงการ ออกแบบ การตลาด การเงิน การขาย มาอยู่รวมกันเป็น “ทีม” จำนวน 12 ทีม เพื่อดูแลโครงการที่อยู่อาศัย ซึ่งในแต่ละทีมรับผิดชอบงานร่วมกันทั้งหมด จะช่วยให้การประสานงานป็นหนึ่งเดียวมากขึ้น

ส่วนการให้อำนาจในการตัดสินใจ ได้เปิดกว้างทั้งการพิจารณาอนุมัติงบประมาณ การแก้ไขโปรเจกต์ โดยอยู่ภายใต้กรอบที่กำหนดไว้

ทั้งนี้ ระบบ Agile เริ่มใช้กับการพัฒนาโครงการคอนโดมิเนียมตึกสูงเกิน 8 ชั้น (ไฮไรซ์) เป็นกลุ่มแรก เพราะมีใช้คนน้อยประมาณ 300 คน อยู่แล้วเข้าใจเทคโนโลยีใหม่ ๆ อยู่ตลอดเวลา ตั้งแต่การออกแบบ การก่อสร้าง การขาย กรทำตลาด โดยแต่ละทีมจะต้องดูโครงการเฉลี่ย 3 โครงการ ส่วนผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้ระบบดังกล่าวช่วยร่นระยะเวลาการทำงานสั้นลง

“การวางโครงการสร้างทำงานใหม่ บริษัทไม่มีการลดคนแต่อย่างใด และการปรับระบบ Agile ครั้งนี้ บริษัทยังทำความเข้าใจกับคนเก่าในการปรับวิธีคิด (Mindset) ของการทำงาน การวัดผลการทำงาน (KPI) เป็นทีม จากเดิมเป็นบุคคลขึ้นตรงกับหัวหน้า รวมถึงยืนยันว่าจะไม่กระทบต่อการเติบโตในหน้าที่ (Career Path) ด้วย” 

อุทัย บอกอีกว่า เป้าหมายการดึง Agile มาใช้ในการทำงาน จะส่งผลดีต่อบริษัท 5 ด้าน ได้แก่ 1.สินค้าที่อยู่อาศัยของบริษัทเข้าสู่ตลาดเร็วขึ้น เพราะการทำงานสั้นลง  2.เมื่อลูกค้าเป็นศูนย์กลาง การทำงานตามติดจึงทำให้ตอบสนองความต้องการได้อย่างรวดเร็ว 3.พนังานรู้สึกถึงความเป็นเจ้าโปรเจกต์ที่พัฒนา 4.พนักงานมีความจงรักภักดีต่อองค์กรในระยะยาว ช่วยลดการลาออก และ 5.ลดต้นทุน แลเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 10-20% ส่งผลให้ความสามรถในการทำกำไรเพิ่มขึ้นเป็น 11-12% จากปัจจุบันอยู่ที่ 10%

Agile เป็นส่วนหนึ่งในการเพิ่มสปีดธุรกิจ และกลยุทธ์ “ตรึง” คนทำงานพันธุ์ใหม่ เพราะแสนสิริรังสรรค์พื้นที่ชั้น 17 อาคารสิริภิญโญ ให้เป็น Coworking Space สร้างบรรยากาศอบอุ่นเหมือนบ้าน ดึงดูดให้ชาวมิลเลนเนียลอยากทำงานมากขึ้น ในพื้นที่ยังมีบาร์เครื่องดื่ม โต๊ะ โซฟาเก๋ไก๋ให้นั่งทำงาน มีห้องประชุม แล็บรูมหรือห้องตัวอย่างที่อยู่อาศัยที่เต็มไปด้วยเทคโนโลยี เพื่อพัฒนาโครงการ

บริษัทยังเตรียมปรับแบบ (เลย์เอาต์) พื้นที่ทำงานชั้น 16 ให้เป็นทีมแบบชัดเจนมากขึ้น รวมถึงเตรียมเพิ่มฟิตเนสสำหรับการออกกำลังกายในชั้นต่าง ๆเพิ่ม จากปัจจุบันมีการร่วมมือกับฟิตเนสบริเวณใกล้เคียงเพื่อเป็นสวัสดิการให้พนักงาน

นอกจากนี้ มีแผนจะเปิดกว้างให้พนักงานไม่ต้องเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ แต่มีเงื่อนไขว่าจะต้องส่งงานตรงเวลาที่กำหนด หากผิดเงื่อนไขจะต้องกลับเข้ามาทำงานลงเวลาเข้าออกเช่นเดิม ที่สำคัญอาจได้เห็นการให้สิทธิ์พนักงานไปใช้บริการทำงานใน JustCo ผู้ให้บริการ Coworking Space ที่เป็นพันธมิตรของบริษัทและจะเปิดให้บริการ 4 สาขาในปีนี้ที่อาคาร AIA สาทร และอาคาร All Season Place  

อย่างไรก็ตาม ระบบ Agile จะนำมาใช้ทุกภาคส่วนขององค์กรภายใน 3 ปี ซึ่งจะผลักดันให้แสนสิริเป็นองค์กรที่น่าทำงานที่สุด (Dream Place to Work) สามารถดึงคนเก่ง (Top Talent) มาร่วมงานมากขึ้น จากปัจจุบันบริษัทเป็น 1 ใน 10 องค์กรที่คนอยากทำงานมากสุด.