เนื่องจากข้อจำกัดเกี่ยวกับโรคโควิด-19 ได้ผ่อนคลายลงและออฟฟิศหลายแห่งได้กลับมาเปิดทำการอีกครั้ง หัวหน้าองค์กรธุรกิจจึงรู้สึกตื่นเต้นที่จะได้ต้อนรับพนักงานกลับเข้ามายังออฟฟิศ แต่พนักงานจำนวนมากส่วนหนึ่งยังคงอยากทำงานรูปแบบทางไกลต่อไป และพวกเขาจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม ควบคู่ไปกับนโยบายของบริษัทเพื่อทำให้สิ่งนี้เกิดขึ้นได้

‘การทำงานแบบไฮบริด’ และ ‘การทำงานแบบยืดหยุ่น’ ได้เข้ามามีบทบาทในช่วงการระบาดของโรค และกำลังกลายเป็นตัวเลือกสำหรับนายจ้างในการจัดการพนักงานของตน แม้ว่าแนวคิดทั้งสองจะดูคล้ายคลึงกัน แต่ก็มีความแตกต่างที่ชัดเจน การทำงานแบบไฮบริดนั้น พนักงานจะทำงานทั้งที่ออฟฟิศและที่บ้านร่วมกัน ซึ่งยังคงมอบความยืดหยุ่นมากขึ้นผ่านการทำงานทางไกลในช่วงที่เกิดโรคระบาด ในทางกลับกัน การทำงานแบบยืดหยุ่นจะเกี่ยวข้องกับความยืดหยุ่นในการทำงานและชั่วโมงการทำงาน โดยพนักงานไม่ต้องเคร่งเรื่องเวลาเข้างาน และสามารถกำหนดเวลาเข้างานในออฟฟิศตามที่ตนเองสะดวก

จากการศึกษาเรื่อง การทำงานในอนาคต ของ Lenovo พบว่า พนักงานส่วนใหญ่ปรับตัวได้ดีกับการทำงานทางไกลในช่วงการระบาดของโรค โดย 70% บอกว่าพวกเขาพึงพอใจกับการทำงานมากขึ้นเมื่อได้รับความยืดหยุ่น พนักงานจำนวนมากชอบความยืดหยุ่นในการทำงานทางไกล และความรู้สึกนี้จะยิ่งเพิ่มขึ้นในหมู่พนักงานในองค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งไม่ใช่เรื่องน่าแปลก เพราะพนักงานในบริษัทขนาดใหญ่มักจะทำงานร่วมกับทีมงานอื่น ๆ ที่อยู่คนละทวีปและโซนเวลา ทำให้ตัวออฟฟิศมีความสำคัญลดลงในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

ข่าวดีก็คือปัจจุบันมีโซลูชันด้านเทคโนโลยีมากมายที่ถูกนำมาใช้งานและปรับปรุงในช่วงสองปีที่ผ่านมา ซึ่งสามารถช่วยลดช่องว่างนี้ได้

การออกแบบประสบการณ์ที่ดีให้แก่พนักงานผ่านเทคโนโลยี

ไม่ว่าพนักงานจะทำงานแบบไฮบริดหรือแบบยืดหยุ่น ปัจจุบันธุรกิจต่าง ๆ ก็อยู่ในสถานะที่ดีมากขึ้นในการจัดหาเครื่องมือให้แก่พนักงานอย่างเหมาะสมและทั่วถึงเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพทั้งจากที่บ้านและในออฟฟิศ

การออกแบบสถานที่ทำงานต้องเริ่มต้นด้วยการสนับสนุนพนักงานเป็นหลัก ซึ่งอาจหมายถึงการคิดทบทวนบทบาทของออฟฟิศและเครื่องมือที่จะช่วยให้พนักงานจัดเตรียมงานผ่านทางเลือกที่หลากหลาย ตัวอย่างเช่น Lenovo Workplace Solutions จะช่วยให้พนักงานสามารถจัดตารางและจองพื้นที่ทำงานในออฟฟิศได้อย่างง่ายดาย รวมถึงจองห้องประชุมเพื่อต้อนรับแขกได้อย่างสะดวก บริการนี้ยังประกอบไปด้วย Smart Locker ที่ช่วยให้พนักงานสามารถจัดเก็บ รับ และส่งของและอุปกรณ์ได้ตลอดเวลาพร้อมความสะดวกสบายไร้ความยุ่งยากและมีความปลอดภัยสูง

หัวหน้างานจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าพนักงานมีเครื่องมือเครื่องใช้ในการทำงานทางไกลอย่างสะดวกสบาย ทำให้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่พัฒนาปรับปรุงขึ้นและแพลตฟอร์มห้องประชุมเสมือนจริงอย่าง Microsoft Teams, Zoom และ Google Meet ได้เข้ามามีบทบาท

โซลูชันที่สามารถช่วยธุรกิจได้มีมากมาย แต่เคล็ดลับคือการได้เครื่องมือที่เหมาะสมกับความต้องการของพนักงาน ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมนี้ หัวหน้าองค์กรจะสามารถเปลี่ยนทั้งการทำงานแบบไฮบริดและการทำงานแบบยืดหยุ่นให้กลายเป็นการทำงานที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพได้

การรักษาความผูกพันกับพนักงานในระยะยาว

นอกจากเทคโนโลยีที่เหมาะสมแล้ว องค์กรต้องมีการประเมินประสิทธิภาพของเครื่องมือและผลกระทบต่อประสบการณ์ที่ดีของพนักงาน ด้วย Lenovo Workplace Solutions หัวหน้างานจะสามารถจัดการทรัพยากรในออฟฟิศได้ดียิ่งขึ้นผ่านการติดตามสถานที่ทำงานและการใช้เครื่องมือ IT เพื่อให้พวกเขาสามารถวางแผนได้ดีขึ้น รวมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานของเครื่องมือด้วย

หัวหน้างานจะต้องร่วมมือกับทีมทรัพยากรบุคคลและหัวหน้าแผนกอื่น ๆ เพื่อติดตามความเป็นอยู่และผลการปฏิบัติงานของพนักงานด้วย

การลงชื่อเข้างานง่าย ๆ ในช่วงเวลาปกติจะช่วยให้หัวหน้างานมอบความช่วยเหลือที่เหมาะสมกับความต้องการของพนักงาน พร้อมเว้นช่องว่างไว้เพื่อใช้มาตรการป้องกันเพิ่มเติมสำหรับพนักงานที่เสี่ยงต่อความเหนื่อยล้าและ/หรือภาวะหมดไฟ การใช้ข้อมูลเชิงลึกทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ หัวหน้างานจะสามารถปรับการทำงานและนโยบายเพื่อตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของพนักงานและรักษาการความผูกพันในระยะยาวได้

อนาคตของการทำงานอาจเป็นแบบไฮบริดหรือแบบยืดหยุ่น หรือทั้งสองอย่าง แต่ที่สำคัญที่สุดคือจะต้องมาพร้อมกับเทคโนโลยีที่เหมาะสมในการทำงานให้กับทั้งองค์กรธุรกิจและพนักงาน

หากพูดถึงชื่อ ‘เลอโนโว’ (Lenovo) หลายคนน่าจะคุ้นเคยกับภาพ ‘บริษัทผู้ผลิตคอมพิวเตอร์’ ซึ่งไม่ใช่เรื่องแปลก เพราะปัจจุบันเลอโนโวขึ้นแท่นแบรนด์อันดับ 1 ของโลกด้วยยอดขายกว่า 7.1 หมื่นล้านดอลลาร์สหรัฐ แต่เลอโนโวไม่ได้มีดีแค่สินค้ากลุ่มฮาร์ดแวร์ แต่ยังมีโซลูชั่นต่าง ๆ ที่พร้อมรองรับความต้องการขององค์กรธุรกิจในยุคดิจิทัลที่ต้องทรานซ์ฟอร์มสู่สมาร์ทออฟฟิศ

ปฏิเสธไม่ได้ว่า 2 ปีที่ผ่านมา ทำให้องค์กรธุรกิจต้องปรับตัวอย่างมากโดยเฉพาะการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่เกิดขึ้น ไม่ใช่แค่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเพื่อให้มีศักยภาพในการแข่งขันมากขึ้น แต่การอำนวยความสะดวกให้กับ ‘พนักงาน’ ถือเป็นอีกส่วนที่ต้องแข่งขันด้วยเช่นกัน เพราะปัจจุบัน ปัญหาการขาดแคลนบุคลากรก็ถือเป็นอีกความท้าทาย ดังนั้น การมีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดีจะยิ่งช่วยดึงดูด Talent ให้อยู่กับองค์กร

สมาร์ทออฟฟิศ ถือเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ทำให้พนักงานใช้ตัดสินใจว่าจะอยากทำงานกับองค์กรนั้น ๆ หรือไม่ เพราะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายให้การทำงานภายในออฟฟิศ ประหยัดแรงและเวลากับเรื่องที่ไม่จำเป็น ให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างสบายและมีความสุขที่สุด ผู้บริหารเองก็สามารถควบคุมดูแลและบริหารองค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะจากรายงานที่เลอโนโวจัดทำพบว่า 39% ของ CIO ทั่วโลกไม่ใช่แค่ดูแลเรื่องการใช้เทคโนโลยีเพื่อการทำงานโดยทั่วไป แต่ต้องดูเรื่องเทคโนโลยีด้านการจัดหาพนักงานเข้าทำงาน และด้วยความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นนี้เอง CIO จึงจำเป็นต้องมีเทคโนโลยี โซลูชั่นเพื่อเป็นตัวช่วยในการจัดการ

“พฤติกรรมและรูปแบบการทำงานของพนักงานที่เปลี่ยนไปในช่วงปีที่ผ่านมาทำให้ทุกองค์กรตระหนักดีว่าการทำงานในแบบที่เคยทำก่อนการแพร่ระบาดอาจไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป พนักงานในปัจจุบันต้องการความคล่องตัว และความยืดหยุ่นเพื่อจะสามารถทำงานได้จากทุกสถานที่และทุกเวลา” ธเนศ อังคศิริสรรพ ผู้จัดการทั่วไป ประจำภูมิภาคอินโดจีน เลอโนโว กล่าว

ในปัจจุบัน ประเทศไทยได้มีการผ่อนคลายมาตรการต่าง ๆ มากขึ้น ธุรกิจและองค์กรต่าง ๆ เริ่มมีการประกาศให้พนักงานกลับเข้าทำงานในออฟฟิศอีกครั้ง เลอโนโวเองก็มีโซลูชั่น Lenovo Workplace Solutions เพื่อเสริมประสิทธิภาพให้ธุรกิจสามารถจัดการกับการกลับมาทำงานอีกครั้งในสำนักงานได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงตอบโจทย์การทำงานแบบ Hybrid อาทิ

· Workspace Booking: ซอฟต์แวร์ฟังก์ชั่นสำหรับการทำนัดหมายจองที่นั่งและการใช้สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ในออฟฟิศ เพื่อลดความแอร์อัดโดยพนักงานทุกคนจะเห็นตารางการจองพื้นที่ส่วนต่าง ๆ ของออฟฟิศได้แบบเรียลไทม์ ลดความแออัดในการเข้ามาใช้พื้นที่ห้องประชุมหรือโต๊ะทำงาน

· Workplace Analytics: ระบบวิเคราะห์ตรวจสอบความหนาแน่นของการใช้พื้นที่ในแต่ละส่วนของออฟฟิศจากการตรวจจับการเคลื่อนไหวและความร้อนและรายงานผลบนหน้าแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์

· Digital Signage: เปลี่ยนป้ายตัวหนังสือบอกชื่อห้องหรือชื่อบุคคลแบบธรรมดาที่แปะอยู่ที่ประตูหรือผนังห้อง ให้เป็นป้ายดิจิทัลที่สามารถเปลี่ยนแปลงแจ้งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้แบบเรียลไทม์

· Visitor Management: ระบบช่วยจัดการลงทะเบียนล่วงหน้าของบุคคลภายนอกที่จะเดินทางมาที่ออฟฟิศ เพื่อลดระยะเวลาการรอและความแออัด

· Smart Locker: ระบบบริการจัดการตู้เก็บของส่วนตัวสำหรับพนักงานที่ปลอดภัย ใช้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง

· Smart Collaboration: โชลูชั่นเพื่อการประชุมผ่านเสียงและวีดีโอแบบออล-อิน-วัน ที่มาพร้อมทั้งซอฟท์แวร์และดีไวซ์เพื่อการประชุมทุกขนาด พร้อมเสริมความปลอดภัยด้านข้อมูลและความเป็นส่วนตัวด้วยซอฟต์แวร์โซลูชั่นอย่าง ThinkShield

· Smart Parking: ระบบการจัดการที่จอดรถอัจฉริยะที่ให้ข้อมูลพื้นที่จอดรถแบบเรียลไทม์ ว่ามีช่องจอดที่ว่างบริเวณใดบ้าง พร้อมคอยรายงานการจอดที่ไม่เป็นไปตามระบบเช่น เข้ามาจอดโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือจอดเกินเวลาที่กำหนด

“Lenovo Workplace Solutions ออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานในรูปแบบใหม่ ช่วยอำนวยความสะดวกให้การสื่อสารและทำงานร่วมกันทำได้ง่าย มีประสิทธิภาพ มีความปลอดภัย และที่สำคัญคือ คลอบคลุมต่อการใช้งานที่แตกต่างกันของพนักงานแต่ละแผนก ซึ่งโซลูชั่นดังกล่าว ไม่ใช่แค่เพิ่มความพึ่งพอใจและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน แต่จะช่วยดึงดูดผู้ที่มีความสามารถมาทำงานในองค์กรอีกด้วย” ธเนศ อังคศิริสรรพ กล่าวทิ้งท้าย

ทั้งนี้ Lenovo Workplace Solutions จะมาพร้อมการมอนิเตอร์ด้านสุขภาพตลอดเวลา และการเข้ารับบริการจากผู้เชี่ยวชาญของ เลอโนโวทั่วโลกสำหรับการบริการและการซ่อม อย่างไรก็ตาม Workplace เป็นเพียงโซลูชั่นหนึ่งเท่านั้น โดยเลอโนโวยังมีโซลูชั่นอื่น ๆ ที่พร้อมช่วยให้ธุรกิจขนาดใหญ่สามารถก้าวเข้าสู่ความสำเร็จจากการให้บริการ และขยายเข้าสู่เวทีระดับโลกกับสาขาทั้งในและต่างประเทศได้อย่างมั่นคง สำหรับองค์กรที่สนใจสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมที่ https://techtoday.lenovo.com/th/th/solutions/workplace-solutions