หากท่านได้รับมอบหมายให้เดินทางไปต่างเมืองเพื่อติดต่อธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการเดินทางติดต่อธุรกิจครั้งแรก หรือครั้งที่เท่าไหร่ก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องอย่าลืมว่าท่านได้รับความไว้วางใจให้เป็นตัวแทนของบริษัทนอกเหนือจากการทำงานปกติในแต่ละวัน โอกาสนี้จะทำให้ท่านเป็นเหมือนแรงขับเคลื่อนที่สำคัญขององค์กร หรืออาจเป็นจุดอ่อนของบริษัทก็ได้
ด้วยความที่ต้องรับผิดชอบอย่างมากในระหว่างเดินทางติดต่อธุรกิจ จึงไปไม่แปลกใจที่ผลจากงานวิจัยด้านธุรกิจของ Booking.com ชี้ให้เห็นว่าหนึ่งในสี่ของผู้บริหาร เกิดความเครียดในระหว่างการเดินทาง
หนึ่งในความมุ่งมั่นของ Booking.com คือช่วยลดความยุ่งยากในการเดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจ จึงได้แนะนำเทคนิคในการเตรียมตัวสู่ความสำเร็จ พร้อมกับข้อแนะนำจากอาร์เดน ไคลส์ บรรณาธิการและประธานสถาบันฝึกอบรมด้านมารยาทสากล ไคลส์ เอ็ตทิเก็ตต์ และเอเลน สวอนน์ ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทสากล
มาดูกันว่าผู้เชี่ยวชาญแนะนำว่าอย่างไร
- ก่อนการเดินทาง
ใช้เครื่องมือที่สะดวกเพื่อช่วยในการเดินทาง นั่นก็คือ Booking.com สำหรับธุรกิจ ในการวางแผนสำหรับการเดินทางและสำรองห้องพัก เพื่อลดความยุ่งยากมากมายที่อาจเกิดขึ้นได้ บริการจัดการที่พักตามต้องการของBooking.com จะช่วยผู้ที่เดินทางเพื่อติดต่อธุรกิจเลือกที่พักระหว่างการเดินทางได้อย่างง่ายดาย นางริบซี่ บานดัวร์เลียน ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์ Booking.com เพื่อธุรกิจกล่าว
- ค้นหาข้อมูลปลายทางของท่าน
ก่อนเดินทางติดต่อธุรกิจทุกครั้ง ควรตรวจสอบสภาพอากาศ ลักษณะการแต่งตัวของคนในภูมิภาคนั้นๆ ประวัติศาสตร์ความเป็นมาของเมืองที่ท่านจะเดินทางไป ตรวจสอบว่ามีข้อปฎิบัติเกี่ยวกับศาสนาหรือวัฒนธรรมหรือไม่ และมีวันหยุดยาวในช่วงที่ท่านไปหรือไม่
- อะไรที่ต้องเตรียมไปด้วย
จัดเตรียมเสื้อผ้าที่ดูเรียบร้อย สามารถสวมใส่ได้หลายโอกาส และดูแลง่าย อย่าลืมนำเน็คไท ผ้าที่พับใส่กระเป๋าเสื้อสูท ผ้าพันคอ หรือเสื้อแจ็คเก็ตที่สวมใส่กับเสื้อผ้าได้หลายชุดติดตัวไปด้วย
- ควรแต่งกายเช่นไร
แต่งตัวด้วยเสื้อผ้าที่เหมาะสำหรับการติดต่อธุรกิจ ทั้งแบบทางการและแบบไม่เป็นทางการ (business casual) ในขณะเดินทาง หลีกเลี่ยงชุดลำลองเช่นกางเกงวิ่งจ๊อกกิ้งหรือสวมยีนส์ เพราะหากกระเป๋าเดินทางสูญหายระหว่างการเดินทาง และท่านต้องเข้าร่วมประชุมหลังจากที่เดินทางถึง ท่านจะรู้สึกอุ่นใจหากท่านแต่งตัวเป็นที่ประทับใจ อย่าลืมว่าเมื่อท่านเดินทางติดต่อธุรกิจ ท่านได้ทำหน้าที่เป็นตัวแทนขององค์กรของท่าน ดังนั้นอย่าทำให้เสียชื่อล่ะ
- เมื่อเดินทางถึงสนามบิน
เผื่อระยะเวลาก่อนเดินทางโดยควรถึงสนามบินก่อนล่วงหน้าอย่างน้อยสองชั่วโมง ซึ่งจะทำให้ท่านมีเวลาสำหรับการเช็คอิน ผ่านระบบรักษาความปลอดภัยของสนามบิน และถึงประตูทางออกขึ้นเครื่องโดยที่ไม่เร่งรีบ
- ควรเดินทางเมื่อไหร่
หากท่านต้องใช้เวลาในการเดินทางมากกว่าสามชั่วโมงขึ้นไป ให้วางแผนการเดินทางไปยังจุดหมายหนึ่งวันก่อนการประชุมหรือนำเสนองาน ทั้งนี้เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากเที่ยวบินล่าช้า หรือเข้าร่วมประชุมกระชั้นชิดโดยไม่ได้เตรียมพร้อม อย่าลืมตรวจสอบระยะเวลาที่ต้องใช้ในการเดินทางจากสนามบินไปยังสถานที่ประชุม เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจราจรติดขัดที่อาจเกิดขึ้นได้
- เดินทางถึงสถานที่ประชุม
เดินทางถึงห้องประชุมในเวลาที่เหมาะสม ควรเช่ารถพร้อมคนขับสำหรับการเดินทาง โดยทิ้งสัมภาระไว้ในรถได้ สัมภาระน้อยชิ้นในการเดินทางติดต่อธุรกิจ แสดงถึงการจัดการที่ดีและความเป็นมืออาชีพที่คุณสื่อให้เห็นถึง แต่อย่าลืมเอกสารสำคัญในการเดินทางด้วยล่ะ
- ท้ายสุด…..
เมื่อท่านเดินทางไปติดต่อธุรกิจต่างประเทศ อย่าลืมพกทัศนคติที่ดีติดตัวไปด้วย ไม่ควรวิพากษ์วิจารณ์ความแตกต่างที่ได้พบเห็น อาทิ ความแตกต่างในการสวมใส่เสื้อผ้า อาหาร วิธีการตัดสินใจ ความเชื่อทางศาสนาหรือด้านการเมือง