วิการใช้ระบบซอฟต์แวร์แบบบูรณาการ ช่วยให้งานไอทีง่ายขึ้นและช่วยลดค่าใช้จ่ายต่อพนักงานได้อย่างไร

โดย Gibu Mathew รองประธานและผู้จัดการทั่วไป APAC ของ Zoho Corp.

ในขณะที่ธุรกิจต่าง ๆ ต่างทำการปรับตัวให้เข้ากับผลกระทบระยะยาวของการระบาดใหญ่ การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและการนำโซลูชันดิจิทัลมาใช้จึงมีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ สำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก ค่าใช้จ่ายด้านไอทีถือเป็นความหวังว่าจะสามารถสร้างมูลค่าได้มากกว่าจำนวนเงินที่จ่ายออกไป อย่างไรก็ตามกระบวนการตัดสินใจมักเต็มไปด้วยความท้าทายและซับซ้อนเพราะในขณะนี้มีตัวเลือกอย่างมากมาย โชคดีที่มีกระแสแนวโน้มการเลือกใช้โซลูชันซอฟต์แวร์ไปในแนวทางแบบบูรณาการ ที่ฟังก์ชันต่างๆ ของธุรกิจนั้นถูกจัดการบนแพลตฟอร์มร่วม ซึ่งมีแนวโน้มว่าจะทำให้กระบวนการปรับใช้สำหรับธุรกิจง่ายขึ้น และอาจลดค่าใช้จ่ายด้านไอทีต่อพนักงานอีกด้วย

ในปี 2021 ตลาดเกิดใหม่ในเอเชียแปซิฟิกคาดว่าจะมีการใช้จ่ายด้านไอทีเพิ่มขึ้น 4.7% เมื่อเทียบกับปีที่แล้ว ขึ้นเป็น 236,000 ล้านดอลลาร์ ตามการคาดการณ์ล่าสุดของ Gartner ซึ่งคาดการณ์ว่าการใช้จ่ายด้านไอทีทั่วโลกอาจสูงถึง 3.9 ล้านล้านดอลลาร์ ในปี 2021 เป็นการเพิ่มขึ้น 6.2% จากปี 2020 โดยหมวดหมู่ตลาดเกิดใหม่ในเอเชียแปซิฟิก ที่รวมถึงอินเดีย อินโดนีเซีย มาเลเซีย ไทย และอื่น ๆ (แต่ไม่นับรวมจีน สิงคโปร์ ออสเตรเลีย นิวซีแลนด์ หรือเกาหลีใต้) การใช้จ่ายด้านไอทีเพิ่มขึ้นอย่างมากในปี 2020 โดยเพิ่มขึ้น 6.4% เป็น 251 พันล้านดอลลาร์สหรัฐ เนื่องจากองค์กรในภูมิภาคพยายามตามให้ทันการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลหลังจากเกิดการระบาดใหญ่

บริษัทมีค่าใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์ไอทีต่อพนักงานหนึ่งคนเท่าใด

ตัวคำถามเองนั้นเรียบง่าย แต่อาจซับซ้อนอย่างน่าประหลาดใจที่จะได้คำตอบที่แท้จริง เราจะพิจารณาอะไรระหว่าง “ซอฟต์แวร์” หรือ “ไอที“? การระบุสิ่งต่างๆ บางอย่าง เช่น ค่าใช้จ่ายต่อหนึ่งผู้ใช้ของการสมัครแพ็คเกจหรือโปรแกรมเฉพาะทางอุตสาหกรรม รวมถึงระบบอีเมลหรือโฮสติ้งเว็บไซต์นั้นค่อนข้างง่ายในการคำนวณค่าใช้จ่าย แล้วอย่างเรื่องการดูแลเว็บไซต์ล่ะ? คุณนับเงินเดือนของคนที่ทำงานนั้นเข้าไปเป็นค่าใช้จ่ายหรือไม่ และถ้าใช่ คุณคำนวณด้วยสัดส่วนเท่าไหร่จากเงินเดือนนั้น?

นอกจากความท้าทายในการคำนวณต้นทุนซอฟต์แวร์/ไอทีที่แท้จริงแล้ว ยังมีปัจจัยที่สามารถเพิ่มค่าใช้จ่ายต่อพนักงานได้อีก เช่น ซอฟต์แวร์ส่วนหนึ่งจะให้สิทธิ์การใช้เป็นรายบุคคล อีกส่วนหนึ่งจะให้สิทธิ์การใช้แบบองค์กร ทำให้ต้นทุนต่อพนักงานสำหรับบริษัทขนาดเล็กสูงกว่าบริษัทขนาดใหญ่หากบริษัทเพิ่มซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่องสำหรับความต้องการทางธุรกิจในด้านต่างๆ จำนวนใบอนุญาตที่เพิ่มขึ้น และรหัสผู้ใช้ของพนักงาน จึงจำเป็นต้องมีการจัดการและการบูรณาการ ด้วยซอฟต์แวร์หรือผลิตภัณฑ์ทางด้านไอทีแต่ละชิ้นที่เพิ่มขึ้นมา ค่าใช้จ่ายด้านไอที ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายต่อพนักงานรายคน ก็เพิ่มขึ้น

เมื่อพิจารณาจากปัจจัยทั้งหมดแล้ว ธุรกิจมักจะใช้จ่าย 6-10% ของรายได้ไปกับด้านไอที โดยขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจและอัตรากำไร ซึ่งอาจมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อผลกำไรขั้นสุดท้าย

จากความท้าทายเหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ จะควบคุมต้นทุนดังกล่าวได้ง่ายขึ้นได้อย่างไร เราอาจพิจารณาตัวอย่างสองตัวอย่างของบริษัทที่ต้องเผชิญกับผู้บริโภคในการแก้ปัญหาที่คล้ายคลึงกันให้กับลูกค้า โดยในแต่ละกรณี บริษัทต่างๆ ได้สร้างมูลค่าด้วยการนำเสนอบริการแบบบูรณาการในแนวดิ่งที่ลดต้นทุนทั้งทางตรงและทางอ้อม ไปพร้อมๆ กับการสร้างประสิทธิภาพให้มากขึ้นด้วย

ตัวอย่างที่สำคัญของการบูรณาการบริการผู้บริโภค คือการเพิ่มขึ้นของ Super App ในเอเชีย เริ่มต้นจาก  WeChat ในประเทศจีน ตามมาด้วยการเกิดขึ้นของแอปที่มีอิทธิพลอื่นๆ เช่น Grab ในสิงคโปร์, Go-Jek ในอินโดนีเซีย, และ Kakao ในเกาหลีใต้ แอปทั้งหมดเหล่านี้ให้บริการมากมาย ตั้งแต่การเรียกรถ การส่งข้อความ การจัดส่ง การจองตั๋ว หรือแม้แต่บริการทางการเงิน ทั้งหมดนี้มาจากอินเทอร์เฟซมือถือแบบรวมศูนย์ บ่อยครั้งที่บริการทั้งหมดจะถูกใช้จ่ายผ่านช่องทางการชำระเงินหรือวอลเล็ทเดียวกัน ทำให้มั่นใจว่าผู้บริโภคจะได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและสะดวกสบาย เป็นอีกครั้งที่แพลตฟอร์มโซลูชันแบบบูรณาการในแนวดิ่งได้เพิ่มมูลค่าให้กับลูกค้าผู้ใช้บริการ

คำถามในตอนนี้คือสิ่งที่ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ที่ต้องรับมือกับกิจการต่างๆ นั้น สามารถแก้ไขปัญหาค่าใช้จ่ายต่อพนักงาน และสามารถสร้างคุณค่าผ่านบริการแบบบูรณาการได้หรือไม่

เรายังไม่ถึงจุดที่กิจการต่างๆ สามารถขอสิทธิ์ใช้งานซอฟต์แวร์ทั้งหมดได้ในคราวเดียว แต่เรากำลังมุ่งหน้าไปในทิศทางนั้น ตั้งแต่ปี 2018 เป็นต้นมา มีการเข้าซื้อกิจการที่มีชื่อเสียงจำนวนมากในแนว SaaS ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จะรวมบริการใหม่ๆ ให้กับกลุ่มผู้ใช้เดิม สำหรับกิจการต่างๆ แล้วการบริการแบบบูรณาการนั้นจะมีความรู้สึกแบบเดียวกับลูกค้าที่สมัครสมาชิกสตรีมมิงทีวีนี่คือการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมพอๆ กับการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี: ผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์จะต้องเปลี่ยนจากรูปแบบการกำหนดราคาแบบเดิมมาเสนอสิ่งต่างๆ ในรูปแบบใหม่เช่นค่าธรรมเนียมคงที่ต่อคนซึ่งรวมถึงการบูรณาการซอฟต์แวร์และการเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียว

อาจด้วยการคาดเดาแนวโน้มนี้ Zoho ได้เปิดตัว Zoho One ในปี 2017 ทำให้ธุรกิจต่างๆสามารถเข้าถึงแอปพลิเคชัน Zoho จำนวนมากเพื่อดำเนินธุรกิจของตนได้ด้วยการเข้าสู่ระบบเพียงครั้งเดียวโดย Zoho One เปิดตัวด้วยชุดแอปพลิเคชัน 35 แอป และปัจจุบันได้ขยายขนาดจนมีมากกว่า 45 แอป ซึ่ง Zoho อยู่ในตำแหน่งที่จะมอบประสบการณ์แบบบูรณาการได้เพราะแอปพลิเคชันทั้งหมด Zoho เป็นผู้พัฒนาเองเป็นการสร้างประสบการณ์ผู้ใช้อย่างราบรื่นนอกจากความง่ายในการใช้งานแล้วการบูรณาการยังช่วยลดต้นทุนการจัดการโครงการที่ซ่อนอยู่อย่างมีนัยสำคัญที่มักจะเกิดขึ้นกับบริษัทต่างๆเมื่อต้องจัดการผู้ขายที่ไม่ได้เป็นแบบระบบบูรณาการยังไม่นับรวมถึงการที่ฟังก์ชันโซลูชันอาจทับซ้อนกันและเกิดการทำงานซ้ำซ้อนในการป้อนข้อมูลลงในโซลูชันต่างๆ

นอกจากความสะดวกแล้วเมื่อเราตั้งมั่นที่จะมุ่งหน้าไปในทิศทางนี้ต่อไป การตอบคำถามที่ดูง่ายๆ ว่าธุรกิจนี้มีค่าใช้จ่ายในด้านซอฟต์แวร์ไอทีต่อพนักงานเท่าใดก็จะง่ายขึ้น และในขณะเดียวกันคุณควรลองคำนวณและประเมินว่าโซลูชันซอฟต์แวร์ที่มีอยู่เป็นราคาดีที่สุดที่เหมาะกับการใช้จ่ายของธุรกิจของคุณหรือไม่