โดย คุณวรานิษฐ์ อธิจรัสโรจน์ กรรมการผู้จัดการ บริษัท เอชพี อิงค์ (ประเทศไทย) จำกัด
อะไรคือ ‘เคล็ดลับ’ ของการทำงานที่มีประสิทธิภาพ? การอ่านหนังสือการแสวงหาความรู้จากผู้รู้ หรือสนทนาแลกเปลี่ยนกับเพื่อนร่วมงาน เราจะใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดหรือมองหาความช่วยเหลือเพื่อให้การทำงานสำเร็จลุล่วงได้อย่างไร ดังนั้น การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจึงกลายเป็นสิ่งที่องค์กรควรต้องพิจารณาเมื่อต้องปรับตัวให้เข้ากับการทำงานยุคไฮบริดมากขึ้น
เมื่อมาตรการป้องกันโควิด-19 ได้ผ่อนคลายลงและพนักงานเริ่มกลับมาทำงานในที่ทำงานอีกครั้งพร้อมกับช่วงอายุของพนักงานที่มีความหลากหลายมากขึ้นกว่าเดิม ปัจจุบันองค์กรมีพนักงานอยู่รวมกันถึง 5 เจเนอเรชั่นตั้งแต่ Traditional ไปจนถึง GenZ พนักงานบางกลุ่มอาจได้ประโยชน์จากการทำงานไฮบริดหรือการทำงานในออฟฟิศ ในขณะที่อีกบางกลุ่มโดยเฉพาะคนที่อายุน้อยกำลังเผชิญหน้าความท้าทายที่เรียกว่า Tech Shame หรือ “ความอับอายทางเทคโนโลยี” ทั้งนี้ผลสำรวจการทำงานไฮบริดของ HP ประจำปี 2565 (HP Hybrid Work Survey2022) ระบุว่า 1 ใน 5 ของพนักงานวัยหนุ่มสาวรู้สึกถูกกดดันเมื่อต้องรับมือกับปัญหาด้านเทคโนโลยีเมื่อเทียบกับพนักงานที่เป็นผู้ใหญ่กว่าซึ่งมีสัดส่วนเพียง 1 ใน 25 เท่านั้น
แล้วองค์กรจะจัดหาอุปกรณ์ที่สามารถตอบสนองและสนับสนุนการทำงานของพนักงานที่หลากหลายให้ทันต่อโลกดิจิทัลได้อย่างไร
เทคโนโลยีที่สามารถตอบสนองการทำงานดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว
องค์กรต้องสนับสนุนให้พนักงานสามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและได้มาตรฐานสูงสุด เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดีขึ้นสำหรับทุกคน การทำงานในออฟฟิศต้องมีความคล่องตัว และสามารถพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวัน เทคโนโลยีจึงเป็นตัวช่วยที่ดีสำหรับสถานที่ทำงานเช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ที่ออกแบบด้วยนวัตกรรมล้ำสมัย สามารถเชื่อมต่อประสบการณ์การทำงานไฮบริดได้อย่างราบรื่น ผลสำรวจจาก Morning Consult โดย HP พบว่า 57% ของพนักงานออฟฟิศ ระบุว่าพวกเขาให้คุณค่ากับเครื่องพิมพ์ในออฟฟิศมากกว่าอาหารกลางวันฟรีหรือชั่วโมงแห่งความสุขเสียอีก
งานวิจัย Global Print 2025 โดยQuocirca ระบุว่างานพิมพ์ยังคงจำเป็นต่อการดำเนินงานในหลายธุรกิจแม้ว่าการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ระบบดิจิทัลนั้นกำลังเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ทั้งนี้งานวิจัยยังคาดการณ์ว่าจำนวนพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่จะมีสัดส่วนมากกว่าครึ่งของพนักงานที่ทำงานในออฟฟิศภายในปีพ.ศ. 2568 ซึ่งบ่งชี้ถึงความต้องการที่เพิ่มขึ้นของการพิมพ์ระยะไกล เมื่อสถานที่ทำงานและพนักงานมีความเป็นดิจิทัลเพิ่มมากขึ้น จึงมีการคาดการณ์ว่าเครื่องพิมพ์จะเฉลียวฉลาดมากขึ้นเพื่อพัฒนารูปแบบการทำงาน โดยบริษัทหลายแห่งที่ยังให้ความสำคัญกับงานพิมพ์ระบุว่าความปลอดภัยและระบบเก็บข้อมูล (คลาวด์) นั้นถือเป็นสิ่งที่สำคัญสูงสุดสำหรับการลงทุนของบริษัท
ในการปรับโฉมประสบการณ์การทำงานในออฟฟิศ เครื่องพิมพ์มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการรองรับการทำงานรูปแบบใหม่ๆ โดยเครื่องพิมพ์ต้องมีความสามารถในการขับเคลื่อนธุรกิจไปข้างหน้า พร้อมสร้างความมั่นใจด้านความปลอดภัยและความยืดหยุ่นในภาคธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สำเร็จเร็วขึ้น
ที่ทำงานในปัจจุบันให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพในการทำงานเนื่องจากตลาดภาคธุรกิจมีการแข่งขันที่สูงขึ้น ดังนั้นองค์กรต่างๆ จึงพยายามที่จะลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนให้มีความคล่องตัวมากขึ้น เพื่อให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่การสร้างผลลัพธ์จากการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไร้อุปสรรคจากขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากและปัญหาด้านเทคโนโลยี
ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่รวดเร็ว การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นตลอดเวลา และมักจะเกิดขึ้นในชั่วโมงเร่งด่วน บางครั้งอาจมีการแก้ไขในนาทีสุดท้ายก่อนการพิมพ์ สำหรับเครื่องพิมพ์บางรุ่นสามารถแก้ไขปัญหาขั้นตอนการทำงานเหล่านี้ได้อย่างครอบคลุม โดยผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเอกสารโดยตรงได้ หน้าจอควบคุมแบบสัมผัสบนเครื่องพิมพ์นั้นช่วยมอบประสบการณ์การใช้งานที่สะดวกสบายและใช้งานง่ายให้แก่พนักงานทุกคนอีกด้วย
เครื่องพิมพ์ที่ขับเคลื่อนด้วยโปรเซสเซอร์รุ่น Quad-Core เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับพนักงานที่ต้องส่งงานเร่งด่วนด้วยสมรรถนะการพิมพ์และระบบประมวลผลที่รวดเร็ว นอกจากนี้การใช้เทคโนโลยีตรวจจับอัตโนมัติยังสามารถช่วยให้พนักงานประหยัดเวลาได้จากฟังก์ชันการจัดการโทนสี การตรวจจับเอกสารสองหน้า และคุณสมบัติการแยกงานพิมพ์อัตโนมัติซึ่งทำให้กระบวนการทำงานมีความรวดเร็วยิ่งขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
ในตลาดที่มีการแข่งขันสูงขึ้น องค์กรจำนวนมากย่อมแสวงหาวิธีการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน พวกเขาคาดว่าจะแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วและได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เครื่องพิมพ์จำนวนมากในปัจจุบันมีปุ่มลัดในการทำงานซึ่งช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน นอกจากนี้ยังสามารถเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานเช่นกระดาษติดหรือการป้อนกระดาษซ้ำในการพิมพ์ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น เทคโนโลยี Innovative Reverse and Retry สามารถตรวจจับและแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โซลูชันที่ปรับแต่งได้ตามความต้องการขององค์กร
ความยืดหยุ่นและความสามารถในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเป็นหนึ่งในคุณสมบัติสำคัญสำหรับการดำเนินธุรกิจในยุคปัจจุบัน HP LaserJet Managed E800/E700 series มอบโซลูชันที่ปรับแต่งได้ซึ่งรองรับความต้องการด้านการพิมพ์ที่หลากหลายสำหรับพนักงานในยุคปัจจุบันและอนาคต ช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น HP Workpath เชื่อมต่อกับระบบคลาวด์สามารถเข้าถึงเนื้อหาส่วนบุคคลและช่วยเปลี่ยนขั้นตอนการทำงานที่ใช้กระดาษเป็นดิจิทัลได้
HP LaserJet Managed E800/E700 series ผสมผสานขุมพลังโปรเซสเซอร์และโซลูชันที่ปรับได้หลากหลายมอบประสบการณ์ในสำนักงานระดับพรีเมียมเพื่อความคล่องตัวขององค์กร
องค์กรจำนวนมากในเอเชียแปซิฟิกได้ประโยชน์จากการทำงานไฮบริดในการจัดสรรพื้นที่สำนักงานใหม่ จากข้อมูลของ IDCระบุว่า 25% ขององค์กรในภูมิภาคนี้เริ่มเข้าสู่กระบวนการจัดสรรพื้นที่สำนักงานใหม่ โดย 70% วางแผนที่จะดำเนินการตั้งแต่ปีหน้าเป็นต้นไป นอกจากนี้ ผู้นำธุรกิจควรพิจารณาถึงการติดตั้งเครื่องพิมพ์ที่ปรับแต่งได้สำหรับสำนักงานรูปแบบใหม่ สามารถตอบสนองความยืดหยุ่นและข้อกำหนดในการทำงานที่แตกต่างกันที่มาพร้อมกับการทำงานไฮบริด
ความปลอดภัย พื้นฐานของประสิทธิภาพการทำงาน
อีกหนึ่งปัจจัยสำคัญในการปรับปรุงสถานที่ทำงานคือความปลอดภัย จากการสำรวจระบุว่าผู้เข้าร่วมแบบสำรวจในประเทศไทยถึง 72% กำลังเผชิญกับปัญหาด้านความปลอดภัยเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในปี พ.ศ. 2565 ซึ่งเป็นผลมาจากการทำงานไฮบริดที่เพิ่มขึ้น องค์กรและพนักงานมักมองข้ามความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของเครื่องพิมพ์แม้ว่าต้องดูแลจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและไม่สามารถเปิดเผยได้
อีกหนึ่งข้อมูลสำคัญจากการสำรวจของ Morning Consult ของ ITDM ระบุว่า 67% ของผู้เข้าร่วมเชื่อว่า ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยมีความซับซ้อนมากขึ้นในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยเฉพาะอย่างยิ่งความปลอดภัยของเครื่องพิมพ์
HP ติดตั้ง HP Wolf Enterprise Security ในเครื่องพิมพ์ LaserJet รุ่นล่าสุด สามารถป้องกันตรวจจับและกู้คืนระบบอีกทั้งอุปกรณ์ใหม่เหล่านี้ประกอบด้วย Memory Shield™ ซึ่งช่วยตรวจจับการโจมตีที่เป็นอันตรายต่อเครื่องพิมพ์ และหากตรวจพบสิ่งผิดปกติระบบจะรักษาตัวเองโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้นำธุรกิจสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นและได้รับประสบการณ์ในที่ทำงานให้ดีขึ้นจากการจัดการปัญหาต่างๆ ออกไป
วิธีการทำงานรูปแบบใหม่ให้ประสบการณ์ในที่ทำงานที่เหมาะสมกับทุกคน เทคโนโลยีที่ดีสามารถสนับสนุนองค์กรในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ลดความยุ่งยากและเพิ่มความยืดหยุ่นตลอดขั้นตอนการทำงานในตลาดที่มีการพัฒนาอยู่ตลอดเวลา ธุรกิจจำเป็นต้องมองหาวิธีที่ดีที่สุดอยู่เสมอเพื่อปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของพนักงานที่มีความหลากหลายมากขึ้น
[1] HRM Asia: Improving the hybrid work experience by redesigning offices.
[2] 2023 Fortinet-IDC Asia Pacific SASE Survey