เผชิญวิกฤติเศรษฐกิจอย่างมีสติ

เรียบเรียงโดย
ดร. วชิรา เตระยานนท์, บริษัทฟรีวิลล์ โซลูชั่นส์ จำกัด

ในช่วงเวลาที่อะไร ๆ ก็ดูจะยุ่งยาก ฝืดเคือง หลาย ๆ องค์กรก็อาจจะพยายามทุ่มเทกำลังความคิด เพื่อจะคิดหาวิธีที่จะลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ และส่วนมากที่มักจะทำกันก็คือการเลิกจ้าง ปลดลดพนักงาน เลื่อนการลงทุนในโครงการใหญ่ ๆ ออกไป หรือไม่ก็ทำการต่อรองกับเจ้าหนี้การค้ารายใหญ่ ๆ เพื่อขอปรับโครงสร้างหนี้ ยืดระยะเวลาการจ่ายเงิน ซึ่งแนวทางดังกล่าวส่วนใหญ่ก็มักจะเป็นผลสำเร็จ โดยเฉพาะองค์กรที่มีการขยายตัวของธุรกิจอย่างมากในช่วงเวลาที่ผ่านมา

แต่องค์กรต่าง ๆ ควรจะพิจารณากันให้ดีถึงแนวทางที่จะดำเนินการ เพื่อไม่ให้เกิดผลกระทบกับธุรกิจที่จะต้องฟื้นตัวและดำเนินต่อไปในอนาคต เมื่อสภาวะวิกฤติความยุ่งยากในเรื่องการเงินของโลกผ่านพ้นไป บางองค์กรอาจจะต้องประสบปัญหาที่ยากกว่าในช่วงวิกฤตินี้ จะเกิดอะไรขึ้นถ้าขวัญและกำลังใจของพนักงานตกต่ำลง ไม่มีความมั่นใจในองค์กร หรือว่าประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรก็ไม่ได้มีการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงแต่อย่างใด

เวลาในช่วงนี้น่าจะเป็นช่วงที่ดีที่องค์กรควรจะเริ่มหันมามองตัวเอง อย่างเป็นระบบและมีสติ เพื่อวิเคราะห์หาโอกาสที่จะปรับปรุงวิธีและขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เหตุผลหลัก ๆ ที่สนับสนุนแนวคิดดังกล่าวคือ

เวลา – ในช่วงเวลาที่ธุรกิจมีการเร่งรีบขยายตัว พนักงานส่วนใหญ่จะต้องทำงานกันเพื่อแข่งกับเวลาและเป้าหมายที่ท้าทาย ไม่มีเวลาที่จะหันกลับมามององค์กรแล้วปรับเปลี่ยนให้ดีขึ้น แต่ในช่วงขณะนี้ที่เป้าหมายทางธุรกิจไม่หนักหนานัก องค์กรหลาย ๆ แห่งก็น่าจะมีเวลาและมีกำลังพอสำหรับการริเริ่มปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างจริงจัง

แรงจูงใจ – กุญแจแห่งความสำเร็จในการที่บรรลุเป้าหมายในการเปลี่ยนแปลงคือ ความเข้าใจและความร่วมมือของทุก ๆ คนในองค์กร ที่จะต้องร่วมกันฟันฝ่าปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ ไปให้ได้ จนกว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะเสร็จสิ้นตามแผนที่วางไว้ ในช่วงวิกฤตินี้น่าจะเป็นโอกาสที่ดีที่น่าจะง่ายขึ้นในการที่จะอธิบายให้พนักงานเห็นพ้องกับการที่จะเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้เป็นความจำเป็นที่จะต้องทำเพื่อให้องค์กรอยู่รอด ซึ่งจะแตกต่างอย่างมากถ้าเป็นการเปลี่ยนแปลงในช่วงที่ธุรกิจกำลังขยายตัวและเศรษฐกิจดี เพราะพนักงานมักจะมีความคิดว่า ทำไมต้องเปลี่ยนแปลง ในเมื่อธุรกิจก็ยังมีรายได้ มีกำไรอยู่

การยอมรับภาวะผู้นำ – ความเชื่อมั่นในผู้นำก็นับว่าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในการที่บุคลากรจะมอบความไว้วางใจและมีความซื่อสัตย์กับองค์กร ในภาวะวิกฤติเช่นนี้ผู้นำอาจจะมีความลำบากใจในการตัดสินใจถ้าหากจะต้องมีการปลดลดพนักงานบางส่วนออก ในขณะที่ต้องการจะรักษาความเชื่อมั่นจากพนักงานส่วนใหญ่ไว้ ดังนั้นการที่จะคิดโครงการย่อย ๆ ขึ้นมาเพื่อมุ่งเน้นที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรน่าจะเป็นช่องทางที่ดีที่ผู้นำเหล่านั้นยังสามารถที่จะรักษาความสัมพันธ์และความเชื่อมั่นกับพนักงานไว้ได้ แทนที่จะเกิดภาพลักษณ์ของผู้นำที่คิดแต่จะปลดพนักงาน หรือว่าตัดค่าใช้จ่ายแต่อย่างเดียว ผู้นำเหล่านี้จะได้รับความไว้วางใจจากพนักงานและมองเห็นว่าเป็นผู้นำที่ดี มีกลวิธีที่ฉลาด รู้จักการเผชิญกับปัญหา แก้ไขปัญหาได้ถูกจุด ก่อให้เกิดประโยชน์กับทุก ๆ ส่วนในองค์กรได้อย่างสร้างสรรค์

แล้วอะไรคือสิ่งที่องค์กรควรจะทำในตอนนี้
• ทำความเข้าใจให้ลึกซึ้งถึง ปัจจัยของความสำเร็จขององค์กร ในช่วงที่ธุรกิจจะต้องพลิกฟื้นตัว ยกตัวอย่างเช่น จุดเด่นอะไรที่องค์กรจะต้องมีเพื่อให้ก้าวนำคู่แข่งได้เร็วกว่า สำหรับการแข่งขันในอนาคต

• นำเอาปัจจัยเหล่านั้นมาวิเคราะห์ดูว่า อะไรที่ยังเป็นจุดอ่อนขององค์กรตอนนี้

• จัดทำเป็นโครงการย่อย ๆ ซึ่งอาจจะแตกออกเป็นหลาย ๆ โครงการเพื่อทำการปรับปรุงแก้ไขจุดอ่อนเหล่านั้น อาจจะต้องมีการคิดหาวิธีใหม่ ๆ หรือต้องมีการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทำงานขององค์กรเพื่อเตรียมองค์กรให้พร้อมสำหรับอนาคต

• โครงการเหล่านี้ไม่ใช่โครงการใหญ่ ที่หมายถึงการปรับเปลี่ยนองค์กรในภาพรวม ควรจะมุ่งเน้นในจุดที่เห็นผลได้ชัดเจน ไม่ต้องการการลงทุนมากมายอะไร ลองนึกถึงอะไรที่สามารถทำได้ในการลงทุนที่เป็นหลักล้านต้น ๆ แต่ได้ผลตอบแทนที่เป็นรูปธรรมชัดเจน

• ต้องมีการกำหนดรูปแบบของโครงการให้ชัดเจน และเน้นในเรื่องของการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลงให้เกิดเป็นผลอย่างจริงจัง เพื่อให้ค่าใช้จ่ายในการดำเนินโครงการอยู่ในวิสัยที่ควบคุมได้

จะเริ่มอย่างไรดี
ถ้าในองค์กรของคุณมีการกำหนดดัชนีชี้วัดไว้แล้วอย่างชัดเจน อาจจะเริ่มจากจุดนี้ก่อนได้ ลองพิจารณาดูที่แผนผังกลยุทธ์ วิเคราะห์ดูว่าปัจจัยใดที่มีผลกับภาพรวมของธุรกิจองค์กรเรามากที่สุด ศึกษาและทำความเข้าใจให้ลึกซึ้งว่ายังมีช่องว่างที่สามารถปรับเปลี่ยนได้อีกหรือไม่ จากนั้นก็ทำการประเมินว่าจะต้องดำเนินการอย่างไรในการปรับเปลี่ยนนั้น ๆ

เมื่อรวบรวมประเด็นที่คิดว่าสามารถปรับเปลี่ยนได้แล้ว ก็นำเอาผลมาใส่ในแผนภูมิเพื่อกำหนดแนวทางเลือก (Prioritization Matrix) เมื่อจัดทำลำดับของโครงการต่าง ๆ เสร็จสิ้นก็อย่าลืมว่าต้องมีการระบุหน่วยงานที่จะต้องเป็นต้นเรื่อง เจ้าของโครงการที่จะดำเนินงานนั้น ๆ ให้สำเร็จลุล่วงตามเป้าหมาย ในภาพรวมขององค์กรก็ต้องมีการติดตามความคืบหน้าของโครงการอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ ผู้นำต้องคอยติดตามผลและให้คำชี้แนะกรณีมีข้อขัดข้องเกิดขึ้น

ถึงเวลาแล้วที่จะเริ่มหันกลับมามองบ้านตัวเองเพื่อหาจุดบกพร่อง ตกแต่งซ่อมแซม ทาสีใหม่ เพื่อเตรียมตัวต้อนรับลูกค้าและแขกคนสำคัญที่กำลังจะกลับมาเยือนเราในอนาคตอันใกล้นี้

กรณีศึกษาขององค์กรที่ประสบความสำเร็จในแนวทางนี้
บริษัทชั้นนำแห่งหนึ่งมีปัญหาในเรื่องของการติดตามรับชำระค่าบริการจากลูกค้านับเป็นพัน ๆ ราย จากการศึกษาวิเคราะห์หาแนวทางการแก้ไขปรับปรุง พบว่าขั้นตอนที่ไม่มีประสิทธิภาพอยู่ในกระบวนการทำงานของหน่วยงานที่ดูแลเรื่องนี้โดยตรง ในตอนแรกได้มีการศึกษาเรื่องของการนำเอาระบบ IT ที่ทันสมัยมาใช้เพื่อช่วยในการทำงาน แต่เมื่อพบว่าจะต้องมีค่าใช้จ่ายในการลงทุนเป็นจำนวนที่สูง ด้วยสถานะของบริษัทขณะนั้นไม่สามารถจะลงทุนด้วยเงินจำนวนนั้นได้ จึงเปลี่ยนกลยุทธ์เป็นการหาที่ปรึกษามาเพื่อศึกษาและให้คำแนะนำแทน สิ่งที่ได้ดำเนินการปรับปรุงไปมีหลายจุดด้วยกัน เช่น การปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ปรับโครงสร้างการทำงาน ย้ายที่นั่งของพนักงานที่ต้องมีการประสานงานกันให้สะดวกในการติดต่องานหรือส่งข้อมูลให้กันในระหว่างหน่วยงาน รวมถึงการจัดทำรายงานเพื่อให้สะดวกกับการติดตามความคืบหน้าของงาน มีการปรับตัวชี้วัด (KPI) ใหม่ให้เหมาะสม เอื้อกับการที่จะใช้เป็นดัชนีชี้วัดงานการติดตามรับชำระโดยเฉพาะ การปรับเปลี่ยนครั้งนี้เป็นการค่อย ๆ ทำ ไล่ไปตามลำดับความสำคัญของงานจนครบกระบวนงาน

เมื่อเสร็จสิ้นได้มีการรวบรวมผล ซึ่งก็ได้รับผลเป็นที่พึงพอใจ เกินความคาดหมายคือ บริษัทสามารถลดจำนวนหนี้ที่เกินกำหนดชำระไปได้เกินกว่า 50% เมื่อคิดเป็นจำนวนเงินก็มีมูลค่าสูงกว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ใช้ไปในโครงการปรับเปลี่ยนครั้งนี้เสียอีก นับว่าเป็นความสำเร็จที่ทั้งพนักงานและผู้บริหารของบริษัทมีความภาคภูมิใจเป็นอย่างยิ่ง