จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ที่รู้จักกันโดยทั่วไปว่า ‘อีเมล’ (email) เป็นรูปแบบการสื่อสารที่นิยมใช้กันในโลกธุรกิจ และถึงแม้ว่าอีเมลจะไม่ได้ดูเป็นทางการมากเท่ากับจดหมาย แต่การเขียนอีเมลก็ยังต้องการความเป็นมืออาชีพ เพื่อที่จะนำเสนอภาพลักษณ์ที่ดีของผู้เขียนในสายตาผู้รับโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการสมัครงาน วันนี้ Life on Campus จะนำเสนอเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ และขั้นตอนการเขียนแบบฉบับภาษาอังกฤษ รับประกันเลยว่า อีเมลฉบับต่อไปที่น้องเขียนจะไม่ถูกมองข้ามแน่นอน
8 ขั้นตอนการเขียนอีเมลง่าย ๆ
1. อย่าฆ่าตัวตายด้วยชื่ออีเมลเด็กอมมือ
จำไว้ว่าชื่ออีเมลก็สำคัญไม่แพ้เนื้อหาข้างใน ควรใช้ชื่อที่เป็นกลาง เช่น ชื่อจริง – นามสกุลโดยไม่ต้องมีตัวเลข หรือตัวอักษรพิเศษ เพื่อแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ คำหยาบคายหรือชื่อกุ๊กกิ๊ก ๆ สมัยมัธยมโยนทิ้งไปได้เลย
2. ชัดเจนกับชื่อเรื่อง (subject line)
ผู้รับจะไม่มีทางรู้เลยว่าอีเมลที่น้องส่งมาคืออะไร ถ้าปล่อยว่างเอาไว้ เขาอาจจะไม่เปิดอ่านเพราะคิดว่าเป็นไวรัสหรือสแปม ซึ่งมันจะทำให้เสียโอกาสไปเลย ในขณะเดียวกันการใช้ชื่อเรื่องอย่าง “Important! Read Immediately!!” หรือ “Quick question.” ก็สร้างความงงงวยให้ผู้รับเหมือนกัน เพราะเรื่องสำคัญของน้องอาจจะไม่ใช่เรื่องสำคัญของเขาก็ได้ ควรระบุช่วงเวลา คำถาม หรือ จุดประสงค์ของอีเมลอย่างสั้นและกระชับ เช่น “Meeting on March 12th ” หรือ “Job Application : …(Your name)…” เป็นต้น
3. ทักทายดีมีชัยไปกว่าครึ่ง
เริ่มต้นเนื้อหาข้างในโดยการทักทายก่อน ในกรณีที่ป็นคนสนิทสนมกัน ใช้ Hi / Hello ต่อด้วยชื่อหรือไม่ก็ได้ ไม่มีปัญหา แต่หากเป็นการเขียนแบบทางการจะเข้มงวดขึ้นมาหน่อย ในกรณีที่รู้จักชื่อผู้รับ Dear Mr.,Dear Mrs., Dear Miss.หรือ Dear Ms. ตามด้วยนามสกุล ถ้าไม่รู้จักชื่อใช้ Dear Sir. /Madam.
4. บอกจุดประสงค์แน่ชัด
ถ้าหากเขียนเป็นครั้งแรก ทางที่ดีควรแนะนำตัวเองตั้งแต่ย่อหน้าแรกเพื่อให้ผู้รับทราบว่าเราเป็นใคร รวมถึงบอกจุดประสงค์ที่เขียนมา เจออีเมลนี้ได้อย่างไร ยกตัวอย่างเช่น ”My name is Earl Rivers. I’m contacting you to apply for the administrative assistant position listed on CareerXYZ.com.” ( ผมชื่อเอิร์ล ไรเวอร์ สาเหตุที่ติดต่อมาเพื่อสมัครงานในตำแหน่งผู้ช่วยธุรการ)
5. เขียนข้อความตามจริง
คงเป็นเรื่องน่ารำคาญและเสียเวลามาก ถ้าผู้รับได้อ่านข้อความที่กระจัดกระจายและต้องพยายามหาว่าส่วนสำคัญอยู่ตรงไหน ดังนั้นจึงไม่ควรเขียนข้อความติดกันเป็นพืด ควรที่จะแยกออกเป็นย่อหน้าต่าง ๆตามหัวเรื่อง เพื่อให้ดูเป็นเหตุเป็นผลและอ่านได้ง่าย แต่อย่าลืมว่าห้ามมีมากกว่า 5 ย่อหน้า และแต่ละย่อหน้าไม่ควรเกิน 5 บรรทัด ใส่เครื่องหมาย ; ระหว่างย่อหน้าด้วย รวมถึงหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ
6. มีหมายเหตุด้วยก็ดีนะ
ก่อนที่จะจบบทสนทนาในอีเมล จะดูสุภาพมากถ้ากล่าวขอบคุณผู้รับ อาจจะพิมพ์ว่า “Thank you for your patience and cooperation” หรือ “Thank you for your consideration” แล้วตามด้วย “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” และ “I look forward to hearing from you”
7. เริ่มต้นดีปิดท้ายก็ต้องดี
ก่อนที่จะลงชื่อตัวเองเป็นการปิดท้าย ตามมารยาทที่ดีควรจะมีคำลงท้ายแสดงถึงความเคารพอย่าง“Best regards”, “Sincerely” และ “Thank you” พยายามหลีกเลี่ยงคำว่า “Best wishes” “Cheers” “With love” “Bye” “Ta Ta” (หมายถึง Bye Bye คนอังกฤษใช้) ยกเว้นผู้รับจะเป็นคนที่สนิทสนมด้วย
8. ตรวจสอบให้รอบคอบ
เป็นขั้นตอนที่ไม่ควรละเลยมากที่สุด ก่อนที่จะกด send น้อง ๆ ควรอ่านทวนข้อความทั้งหมดอีกหนึ่งรอบเพื่อดูว่าพลาดส่วนสำคัญตรงไหนไปบ้าง ตรวจเช็คตัวสะกด หลักไวยากรณ์ โดยให้ผู้อื่นดู ทั้งเพื่อนที่มีความเชี่ยวชาญ อาจารย์ หรือตรวจเช็คผ่านโปรแกรมต่าง ๆ จะได้ไม่ผิดพลาดและดูมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด จำไว้นะว่าจุดเล็กจุดน้อยที่พลาดก็อาจทำให้คะแนนติดลบได้
นอกจากนี้ถ้าหากมีเอกสารหรือรูปภาพที่ต้องการแนบ ให้พิมพ์บอกผู้รับในเนื้อหาข้อความหลักตั้งแต่แรก และตั้งชื่อไฟล์ที่แนบมาให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้ผู้รับคิดว่าเป็นไวรัส เดี๋ยวจะพาลไม่เปิดเอา เช่น ไฟล์ชื่อ ‘message.doc’ ควรเปลี่ยนเป็น ‘QA Report 2015.doc’ เป็นต้น
ตัวอย่างการเขียนอีเมลสมัครงานและอื่น ๆ
อ้างอิงข้อมูล :