การพัฒนาของเทคโนโลยี ทำให้พฤติกรรมการใช้กระดาษลดน้อยลงหรือที่เรียกว่า Paperless Trend ส่งผลกระทบต่อธุรกิจเครื่องถ่ายเอกสารในช่วงปีที่ผ่านมา ทำยอดขายรวมหดตัวลงกว่า 10 เปอร์เซ็นต์ ริโก้ (Ricoh) ในฐานะผู้นำตลาดที่ครองมาร์เก็ตแชร์ราว 1 ใน 3 ก็มีการปรับกลยุทธ์ทางการตลาดมาอย่างต่อเนื่อง เพื่อตอบสนองกับความต้องการของกลุ่มเป้าหมายที่มีพฤติกรรมเปลี่ยนแปลงไป
โดยไฮไลต์ของปี 2019 นี้ ริโก้ได้เปิดตัวเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันสี A3 รุ่นใหม่ ‘IM C Series’ ที่ได้รับการพัฒนาให้เป็น Intelligent Multifunction เพื่อรองรับการทำงานด้านเอกสาร ข้อมูลของธุรกิจและองค์กร ให้ตอบโจทย์กับ Paperless Trend มากขึ้น พร้อมตั้งเป้าว่าเครื่องรุ่นใหม่นี้จะช่วยให้ริโก้สามารถเพิ่มยอดขายจากปีที่ผ่านมาและรักษาตำแหน่งผู้นำตลาดเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันในประเทศไทยท่ามกลางการแข่งขันที่รุนแรงได้อย่างต่อเนื่อง
นายพรชัย วรอังกูร ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดและบิสซิเนสโซลูชันส์ บริษัท ริโก้ (ประเทศไทย) จำกัด เปิดเผยว่า จากกระแสการเปลี่ยนแปลงและการพัฒนาด้านเทคโนโลยีที่รวดเร็วในปัจจุบัน ทำให้ธุรกิจและองค์กรต่างๆ มีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานไปอย่างมาก ซึ่งรวมถึงกระบวนการทำงานด้านเอกสารและการจัดการข้อมูล โดยมีการนำระบบไอทีใหม่ๆ และ AI เข้ามาช่วยในการจัดการข้อมูลและประมวลผล รวมถึงมีการแปลงข้อมูลจากเอกสารที่เป็นกระดาษให้เป็นข้อมูลดิจิทัลเพื่อจัดเก็บและส่งต่อข้อมูลมากขึ้น ในขณะเดียวกันลูกค้าก็มีความกังวลในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล และให้ความสำคัญด้านการจัดการด้านต้นทุนที่เข้มงวดกว่าเดิม ริโก้จึงได้พัฒนาเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันสี A3 รุ่นใหม่คือ ‘IM C Series’ ออกสู่ตลาด เพื่อตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์การทำงานที่เปลี่ยนไปของลูกค้า มีความเร็วในการพิมพ์ตั้งแต่ 20-60 หน้าต่อนาที ซึ่งมีทั้งหมด 6 รุ่น ได้แก่ IM C2000/C2500/C3000/C3500/C4500/C6000
ซึ่งริโก้เองก็มั่นใจว่าเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชั่นรุ่นใหม่นี้ จะเข้ามาเป็นผู้ช่วยที่ทุกออฟฟิศไว้ใจ พร้อมเข้ามาเป็นกำลังเสริมคอยขับเคลื่อนองค์กรไปสู่ Paperless Office ได้อย่างลงตัว ด้วยจุดเด่นที่หลากหลาย ดังต่อไปนี้
จุดเด่นของเครื่องถ่ายเอกสารริโก้ Intelligent Multifunction Series
1.อัพเดทฟังก์ชันใหม่ๆ ได้ไม่มีตกรุ่น
เมื่อมีการอัพเดทเฟิร์มแวร์ของเครื่องคล้ายกับการอัพเดทเวอร์ชันระบบปฎิบัติการของสมาร์ทโฟนในปัจจุบัน จะทำให้สามารถใช้ฟังก์ชันใหม่ๆ ที่ริโก้พัฒนาออกมาได้ราวกับซื้อเครื่องใหม่ จึงมั่นใจได้ว่าเครื่องถ่ายเอกสารมัลติฟังก์ชันสีอัจฉริยะนี้จะสามารถใช้งานได้ยาวนานมากขึ้นพร้อมกับการได้ใช้คุณสมบัติที่ทันสมัยอยู่เสมอ
2.ปรับแต่งเมนูคำสั่งการใช้งานตามความถนัดของผู้ใช้
หน้าจอเครื่องรุ่นใหม่นี้มาพร้อมกับเมนูขนาดใหญ่ที่สามารถใช้งานได้ง่ายคล้ายแท็บเล็ต เป็นมิตรต่อผู้ใช้งานมากยิ่งขึ้น โดยสามารถปรับแต่งการแสดงเมนูให้เหมาะกับการใช้งานของแต่ละบุคคลได้ด้วยตนเอง ทั้งการติดตั้งและลบแอปพลิเคชั่นคล้ายการใช้งานสมาร์ทโฟนในแบบที่เราคุ้นเคย ซึ่งจะช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากบุคคล Human Error ส่งผลให้การทำงานของบุคลากรในองค์กรเกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น
3.สแกนเร็วขึ้น สูงสุด 240 หน้าต่อนาที
ปัจจุบันเกือบทุกธุรกิจมีการสแกนเก็บเอกสารให้รูปแบบไฟล์ดิจิทัลมากขึ้น ช่วยลดการทำสำเนาและทำงานบนกระดาษ เปลี่ยนการทำงานจากกระดาษเป็นการใช้ Digital File อย่าง word, excel, powerpoint ได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้การจัดเก็บ และแก้ไขไฟล์สะดวกสบายกว่าที่เคย การสแกนที่รวดเร็วจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เครื่องรุ่นใหม่นี้สามารถสแกนเอกสารได้เร็วสูงสุดถึง 240 หน้าต่อนาที (สแกนต้นฉบับ 2 ด้านในเวลาเดียวกัน) จึงสามารถลดเวลาในการสแกนเอกสารได้อย่างน่าทึ่ง
4.ใช้งานง่าย มีวิดีโอและแอนิเมชันสอนการใช้งาน
เพราะริโก้รู้ว่าปัญหากระดาษติดหรือหมึกหมดเป็นเรื่องที่ทำให้ผู้ใช้หงุดหงิดและยังทำให้งานต้องหยุดชะงัก ริโก้จึงพัฒนาตัวช่วยต่างๆ ให้การแก้ปัญหาเครื่องเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าจะเป็นวิดีโอแสดงวิธีการเปลี่ยนหมึกหรือการเก็บกากหมึก แอนิเมชันแนะนำวิธีการแก้ปัญหากระดาษติด หรือไฟ LED ที่แสดงจุดที่กระดาษติด จึงสามารถลดเวลาในการแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างใช้งานเครื่องไปได้อย่างมาก
5.เพิ่มความคล่องตัวด้วยอุปกรณ์เสริมใหม่ๆ
นอกเหนือจากตัวเครื่องที่ช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและชาญฉลาดแล้ว เครื่องรุ่นนี้ยังมาพร้อมกับอุปกรณ์เสริมใหม่ๆ ที่ช่วยให้การผลิตเอกสารง่ายขึ้นและมีต้นทุนลดลง ไม่ว่าจะเป็นชุดพับกระดาษอัตโนมัติที่ช่วยให้พับเอกสารที่พิมพ์ออกมาได้หลากหลายรูปแบบเพื่อทำเป็นโบรชัวร์ ใบปลิว หรือไดเร็คเมล อุปกรณ์สแกนต้นฉบับขนาดเล็กช่วยให้การสแกนเช็ค นามบัตร หรือเอกสารขนาดเล็กต่างๆ ทำได้ในเวลาอันรวดเร็ว อุปกรณ์เพิ่มประสิทธิภาพงานสแกนป้องกันการสแกนต้นฉบับซ้อนกัน ช่วยให้หมดปัญหาการสแกนต้นฉบับไม่ครบ เหมาะสำหรับเอกสารที่มีความบางหรือมีความสำคัญเป็นพิเศษ เช่น เอกสารทางกฎหมาย และเครื่องนี้ยังได้รับการรับรองการพิมพ์ฉลาก GHS สำหรับบรรจุภัณฑ์สารเคมีด้วย BS5609 Certified ดังนั้นลูกค้าจึงสามารถพิมพ์ฉลากติดบรรจุภัณฑ์สารเคมีต่างๆ ได้เอง ช่วยลดต้นทุนในการจ้าง Outsource
6.งานเอกสารเป็นเรื่องง่าย ด้วยแอปพลิเคชัน EZ Plus 2.0
มีแอปพลิเคชันที่ช่วยลดกระบวนการทำงานเอกสาร ผู้ใช้สามารถทำงานเอกสารผ่านหน้าจอเครื่องถ่ายเอกสารได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้คอมพิวเตอร์ให้ยุ่งยาก โดยแอปพลิเคชันแรก คือ EZ Doc ช่วยให้สามารถแก้ไขเอกสารและจัดเรียงไฟล์งานได้อย่างรวดเร็ว และแอปพลิเคชัน EZ Creative ช่วยให้สามารถสร้างปฎิทิน ซองจดหมาย จดหมาย และป้ายชื่อตั้งโต๊ะแบบสามเหลี่ยมได้อย่างรวดเร็วสะดวก ช่วยลดต้นทุนและขั้นตอนในการทำงาน ปรับปรุงการดำเนินธุรกิจให้รวดเร็วและคล่องตัว
7.ทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มโซลูชันใหม่ผ่านระบบคลาวด์
Ricoh Smart Integration (RSI) คือ แพลตฟอร์มของแอปพลิเคชันที่ให้บริการด้วยระบบคลาวด์ที่ผู้ใช้งานสามารถส่งข้อมูลไปประมวลผลและเก็บข้อมูลไว้ที่คลาวด์ได้ เพียงผู้ใช้งานแค่เชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเตอร์เน็ตก็สามารถเรียกใช้และดาวน์โหลดข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาด้วยสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ และที่สำคัญสามารถส่งข้อมูลได้โดยตรงจากการสแกนเอกสารได้ โดยช่วยให้การทำงานที่เคยต้องใช้กระดาษในการพิมพ์ข้อมูลแบบเดิมๆ เปลี่ยนมาเป็นการทำงานโดยการเก็บไฟล์ และส่งต่อข้อมูลในแบบดิจิทัลได้เลย สามารถตอบสนองการทำงานแบบ Paperless เป็นการยกระดับ Workflow ที่ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้แก่องค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
8.เหนือกว่า ด้วยบริการหลังการขายแบบอัจฉริยะ
ริโก้มีระบบการให้บริการหลังการขายผ่านทางคอลเซ็นเตอร์จากระยะไกล โดยการรีโมทเข้าหน้าจอเครื่องหลังจากได้รับอนุญาตจากลูกค้า จึงสามารถให้คำแนะนำและแก้ไขปัญหาในเบื้องต้นได้ทันที รวมถึงการให้ข้อมูลคำแนะนำในการใช้งานเครื่องที่ลูกค้าสามารถสแกน QR Code จากหน้าจอเครื่องโดยใช้สมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตเพื่ออ่านคำแนะนำและทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ นอกจากนี้ วิศวกรของริโก้ยังสามารถตรวจเช็คสถานะหมึกและอะไหล่ต่างๆ ได้จากระยะไกล จึงสามารถทราบได้ทันทีว่าตัวเครื่องมีความจำเป็นจะต้องบำรุงดูแลรักษาในเรื่องใดหรือต้องมีการเปลี่ยนอะไหล่และหมึกหรือไม่ ทำให้สามารถให้บริการและแก้ปัญหาเครื่องได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น
การเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากการใช้กระดาษในทุกขั้นตอนให้กลายเป็นองค์กรไร้กระดาษ นั้นเป็นการพัฒนาอย่างเป็นขั้นตอนและต้องปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวไม่สามารถเกิดขึ้นได้ในระยะเวลาอันสั้น องค์กรหรือบริษัทที่สนใจสามารถเริ่มที่พื้นฐานก่อน คือ การจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสาร การถ่ายสำเนา การจัดเก็บ และการแจกจ่ายเอกสาร โดยนำระบบสแกนเอกสารและระบบบริหารจัดการเอกสารเข้ามาช่วยในการลดกระดาษ เพื่อก้าวสู่ Paperless Organization ได้อย่างยั่งยืน
หากต้องการทดลองใช้งานจริง สามารถเข้าไปแวะชมได้ที่ Ricoh Experience Center ชั้น 6 True Digital Park ใกล้สถานีรถไฟฟ้าปุณณวิถี และศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องรุ่นใหม่ IM C Series และ Dynamic Workplace Intelligence ได้จาก https://www2.ricoh.co.th/microsite