ย้อนไปปี 1997-1999 ‘คริส คาโปสเซลา’ (Chris Capossela) ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดคนปัจจุบันของ ‘ไมโครซอฟท์’ (Microsoft) ก็ได้โอกาสเป็นผู้เขียนบทพูดให้กับ ‘บิลล์ เกตส์’ (Bill Gates) หลังจากทำงานในบริษัทมาได้ 6 ปี ทำให้ระหว่าง 2 ปีนั้น คริสได้เดินทางไปทั่วโลกไปกับหนึ่งในบุคคลที่ร่ำรวยที่สุดและทรงอิทธิพลที่สุดของเทคโนโลยี และหนึ่งในบทเรียนที่มีค่าที่สุดที่เขาได้เรียนรู้จากบิลล์ เกตส์ก็คือ การบริหารเวลา ที่ช่วยให้บรรลุความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน
วางแผนล่วงหน้าหนึ่งปี
คริส เล่าว่า บิลล์ เกตส์ เป็นคนที่พิถีพิถันในการวางแผนตารางงาน โดยเทคนิคที่น่าสนใจคือ เขาจะวางแผนกำหนดการต่าง ๆ ล่วงหน้า 1 ปี ดังนั้น แทนที่จะวางแผนกำหนดการเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน แต่จริง ๆ แล้วการทำแผนล่วงหน้าในปีต่อไปเป็นสิ่งสำคัญกว่าที่คิด
เพราะการวางแผนล่วงหน้าให้ได้มากที่สุด จะช่วยให้สามารถสร้างจังหวะชีวิตตามตารางเวลา แบ่งเป้าหมายใน 1 ปีออกเป็นงานย่อย ๆ ที่จัดการได้มากขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ปรับปรุงสมดุลชีวิตส่วนตัวและการทำงาน รวมถึงผลประโยชน์อื่น ๆ
อย่างไรก็ตาม ไม่จำเป็นต้องมีเป้าหมายหรือแผนทั้งหมดสำหรับ 12 เดือนข้างหน้าเพื่อสร้างกลยุทธ์นี้ในการทำงาน แต่ให้วางแผนเป็นโครงร่างคร่าว ๆ สำหรับเป้าหมายประจำปี รวมถึงแพลนวันสำคัญ วันหยุด และเหตุการณ์สำคัญอื่น ๆ ซึ่งจะช่วยให้สามารถวางแผนการทำงานในช่วงหยุดยาว และจัดสรรเวลาสำหรับใช้กับครอบครัว
“เวลาคือทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของเรา คุณไม่สามารถเรียกมันกลับมาได้เมื่อมันจากไป … ดังนั้นคุณควรถามตัวเองว่า ฉันอยากจะใช้ชีวิตอย่างไรในปีหน้า”
จัดระเบียบเวลาทำงานเป็นกลุ่มต่าง ๆ
หลายคนน่าจะเคยเจอปัญหาที่ต้องเสียเวลาในการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือตอบกลับอีเมลหลายร้อยฉบับ ซึ่งเล่าว่า บิลล์ เกตส์ก็ได้แก้ไขปัญหานี้อย่างสร้างสรรค์ โดยการ จัดเวลาเป็นกลุ่มต่าง ๆ เพื่อดูว่าเขาใช้เวลาไปเท่าไรในแต่ละกลุ่มและปรับตารางเวลาของเขาให้เหมาะสม
โดย Gates เคยเปิดเผยในการสัมภาษณ์เมื่อปี 2017 ว่า บางครั้งเขารู้สึกว่าเขาต้องจัดตารางงาน “ทุกนาที” เพื่อพิสูจน์ “ความจริงจัง” ของเขาในฐานะผู้นำธุรกิจ
Capossela ได้จำลองเทคนิคนี้และจัดเวลาของเขาออกเป็น 4 กลุ่ม ได้แก่ คน (การว่าจ้าง การสรรหา และการจัดการทีม) กลยุทธ์ของบริษัท กลยุทธ์การตลาด และลูกค้า และใช้เวลา 25% ของวันทำงานของสำหรับแต่ละกลุ่ม โดย คริสแนะนำว่า ให้ช่วงทดลองใช้งานเป็นเวลา 3-4 เดือน และให้ลองดูว่าการจัดสรรเวลาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น หรือช่วยควบคุมงานได้ดีขึ้นหรือไม่
“ฉันพบว่ามันช่วยให้ฉันมีกลยุทธ์มากขึ้นเกี่ยวกับการบริหารเวลาและแบ่งเบางานที่กินเวลา”
