รายงานข่าวจากผลสำรวจของ Reuters Corporate Survey ร่วมกับ Nikkei Research ในญี่ปุ่นที่จัดสำรวจขึ้นเมื่อวันที่ 3-13 สิงหาคมนี้ ทีมวิจัยส่งแบบสอบถามไปยังบริษัทญี่ปุ่นขนาดใหญ่และขนาดกลาง (ยกเว้นกลุ่มธุรกิจการเงิน) จำนวน 495 แห่ง

ผลสำรวจพบว่า บริษัท 65% มีนโยบายอนุญาตหรือกระตุ้นให้พนักงานทำงานจากบ้าน (Work from Home) เพื่อลดการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา โดย 62% ของบริษัทที่สำรวจกล่าวว่า บริษัทมีการลดการใช้งานออฟฟิศไป 10-20% เทียบกับช่วงเดียวกันปีก่อน

เมื่อเกิดการแพร่ระบาดที่ยาวนาน บีบให้องค์กรและวิธีการทำงานแบบญี่ปุ่นต้องปรับตัว ทำให้บางบริษัทมีแผนพิจารณาปรับเปลี่ยนการจัดการสำนักงานมากขึ้น โดย 33% ของผู้ตอบแบบสอบถามบอกว่าองค์กรกำลังเปลี่ยนนโยบายการเช่าสำนักงานในรูปแบบดั้งเดิม

จากกลุ่มบริษัทที่จะมีการปรับนโยบายเช่าสำนักงานใหม่ 48% ตอบว่าบริษัทพิจารณาจะเปลี่ยนไปตั้งสำนักงานย่อยเพิ่มขึ้นเพื่อกระจายพนักงานออกจากกัน 33% เตรียมจะยกเลิกสัญญาเช่าปัจจุุบันเพราะจะลดขนาดบริษัท และมีบริษัท 10% ที่พิจารณาไปใช้พื้นที่ในโคเวิร์กกิ้งสเปซ

อย่างไรก็ตาม ผลสำรวจพบด้วยว่าเกือบ 2 ใน 3 ของบริษัทเหล่านี้ไม่มีการพิจารณานโยบาย Work from Home ระยะยาว ดังที่เห็นว่าแม้แต่บริษัทที่จะปรับการใช้สำนักงาน ก็ยังเป็นนโยบายการกระจายสำนักงานย่อยมากกว่า นั่นหมายถึงว่าพนักงานยังต้องเข้าออฟฟิศอยู่เหมือนเดิม สะท้อนภาพวัฒนธรรมการทำงานแบบญี่ปุ่นที่ยังแข็งแรง

พนักงานญี่ปุ่น 20% เท่านั้นที่ได้ทำงานจากบ้าน

ผลสำรวจนโยบายบริษัทของ Reuters พบว่ามีบริษัทถึง 65% ที่กระตุ้นและอนุญาตให้พนักงาน Work from Home นับว่าเพิ่มขึ้นมาก หากเทียบกับผลสำรวจเมื่อเดือนกุมภาพันธ์ที่มีบริษัทถึง 87% ตอบว่าบริษัทไม่อนุญาตให้พนักงาน Work from Home เด็ดขาด โดยช่วงที่สำรวจเป็นช่วงต้นเดือนที่ไวรัสโคโรนาเพิ่งเริ่มแพร่ระบาดออกนอกประเทศจีน

• เยอรมนี ผลักดัน Work from Home เป็นสิทธิแรงงานตามกฎหมาย แม้จะผ่านช่วง COVID-19
• เทรนด์ Work from Home ดันธุรกิจ “ค้าปลีกไอที” ของออสเตรเลีย ทำกำไรสูงสุดเป็นประวัติการณ์

แต่เมื่อมาดูภาพความเป็นจริงจากการสำรวจโดย Japan Productivity Center เมื่อเดือนกรกฎาคมที่ผ่านมาพบว่า มีพนักงานญี่ปุ่นที่ทำงานจากบ้านเพียง 20.2% และเป็นสัดส่วนที่ลดลงจากเดือนพฤษภาคมซึ่งมีคนทำงานจากบ้าน 31.5% โดยในขณะนั้นประเทศญี่ปุ่นยังอยู่ระหว่างประกาศใช้สถานการณ์ฉุกเฉิน

ตัวเลขนี้สวนทางกับความต้องการของรัฐบาล โดยเมื่อปลายเดือนกรกฎาคมที่ผ่านมา รัฐบาลญี่ปุ่นเพิ่งร้องขอให้แต่ละบริษัทจัดให้พนักงาน Work from Home อย่างน้อย 70% ของทั้งหมด เพื่อช่วยควบคุมการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา รวมไปถึงขอให้ปรับกิจกรรมในบริษัท ไม่ให้มีการประชุมหรือรวมกลุ่มขนาดใหญ่ ซึ่งหมายรวมถึงงานเลี้ยงสังสรรค์หลังเลิกงานที่เป็นวัฒนธรรมชาวออฟฟิศญี่ปุ่นด้วย

วัฒนธรรม “คนขยัน” ที่ปรับเปลี่ยนยาก

แม้ว่าจะไม่มีการแพร่ระบาดของโรค COVID-19 ก่อนหน้านี้รัฐบาลญี่ปุ่นก็มีความพยายามที่จะผลักดันให้บริษัทเอกชนเปิดให้พนักงานทำงานจากบ้านได้มากขึ้น เนื่องจากต้องการต่อสู้กับสถานการณ์สังคมสูงวัยจนประเทศญี่ปุ่นอยู่ในสภาวะขาดแคลนแรงงาน ดังนั้น รัฐบาลจึงต้องการให้กลุ่ม “แม่บ้านญี่ปุ่น” ที่เลี้ยงลูกอยู่กับบ้าน สามารถเข้าทำงานได้ด้วย โดยทำงานแบบ Work from Home

แต่การนำนโยบายนี้มาใช้จะขัดกับวัฒนธรรมการทำงานของมนุษย์ออฟฟิศญี่ปุ่นอย่างยิ่ง “ปาริสซา ฮาจีเรียน” ศาสตราจารย์ด้านการจัดการระดับสากล มหาวิทยาลัยโซเฟีย กรุงโตเกียว กล่าวว่า โครงสร้างการทำงานในออฟฟิศญี่ปุ่นจะให้ค่ากับพนักงานทั่วไปที่ทำงานเป็นทีม มากกว่าผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องที่ทำงานคนเดียว

เธอกล่าวว่า ขั้นตอนการทำงานในออฟฟิศญี่ปุ่นจะไม่มีการแบ่งแยกชัดเจนเหมือนโลกตะวันตก ดังนั้นการทำงานคนเดียวจะเป็นไปได้ยาก และออฟฟิศญี่ปุ่นยังมีวัฒนธรรมการปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานสูง

“โครงสร้างนี้ต้องการให้ทุกคนอยู่พร้อมหน้ากัน (ในที่ทำงาน) และทำทุกอย่างร่วมกัน ซึ่งยากจะเปลี่ยนแปลงวิถีเหล่านี้” ฮาจีเรียนกล่าว

จึงไม่น่าแปลกใจที่แม้แต่มีโรคระบาดเกิดขึ้น ก็มีพนักงานญี่ปุ่นไม่มากนักที่มีโอกาสทำงานจากบ้าน และเหตุการณ์นี้ก็ยังไม่อาจเปลี่ยนมุมมองการบริหารองค์กรญี่ปุ่นที่ฝังรากลึกได้

Source: Reuters, The Japan Times, The Straits Times

ซึ่งสำนักงานใหม่นี้มีการออกแบบภายใต้แนวคิด Activity Based Workplace ที่นิยมใช้กันทั่วโลก เพื่อสร้างพื้นที่การทำงานที่ยืดหยุ่น คล่องตัว สำหรับการทำงานไร้กรอบในยุคดิจิทัล รองรับคนทำงานเพิ่มขึ้นโดยใช้ขนาดพื้นที่เท่าเดิม ชี้ที่ทำงานที่ดีสร้างข้อได้เปรียบทางการแข่งขันและส่งผลให้ธุรกิจเติบโต

สมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ ผู้ร่วมก่อตั้ง เปเปอร์สเปซ (PAPERSPACE) บอกว่า

“ในอีก 10 ปีข้างหน้า การเป็นประชากรของโลก หรือ Global Citizen จะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงทรัพยากรต่างๆ ได้ง่ายขึ้นจากทุกมุมโลก ซึ่งไม่เพียงแค่ไลฟ์สไตล์เท่านั้นที่จะเปลี่ยนไป แต่เทรนด์ของพื้นที่สำนักงานก็จะเปลี่ยนไปด้วย พื้นที่ใช้สอยของสำนักงานจะมีขนาดเล็กลงอย่างเห็นได้ชัด และกระจายตัวไปตามสถานที่ต่างๆ ทำให้ไม่เสียเวลาเดินทางวันละหลายชั่วโมง จะมีการใช้อุปกรณ์สวมใส่แบบไฮเทค (Wearable device) ผสมผสานกับจอฉายภาพที่ทำให้ติดต่อสื่อสารกับผู้ร่วมงาน ขณะที่ Ai จะเป็นตัวกำหนดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมรวมไปถึงสามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานของพื้นที่ได้”  

Mindshare ปรับใหญ่ รองรับการทำงานในอนาคต

สำหรับประเทศไทย มีบริษัทชั้นนำได้นำแนวคิดนี้มาใช้ในการออกแบบสำนักงานบ้างแล้ว อาทิ Mindshare ประเทศไทย ซึ่งเป็นเอเยนซี่ขนาดใหญ่ที่มีการทำงานร่วมกันทั่วโลก โดยสำนักงานประเทศไทยต้องการปรับปรุงพื้นที่ให้มีความพร้อมสำหรับรูปแบบการทำงานในอนาคต มีการนำแนวคิด Activity Based Workplace มาปรับใช้ ผสมผสานกับการจัดสำนักงานแบบเดิม

ปัทมวรรณ สถาพร กรรมการผู้จัดการ มายด์แชร์ ประเทศไทย กล่าวว่า

“พนักงานของมายด์แชร์ทุกวันนี้ถือเป็นคนทำงานยุคดิจิทัลที่ไร้กรอบ ต้องการความรวดเร็วในการทำงาน และการทำงานแบบทีมเวิร์ค จึงเกิดโจทย์ว่าแล้วพื้นที่ทำงานแบบใดจะเข้ากับวิถีของคนเหล่านี้ ที่จะเพิ่มขีดความสามารถ จึงต้องการสร้างสำนักงานที่รองรับการทำงานในอนาคต ทำให้พนักงานปัจจุบันมีความภาคภูมิใจที่ได้ทำงานที่นี่และอยากทำงานต่อไป รวมไปถึงการดึงดูดคนที่มีความสามารถจากที่อื่นให้อยากเข้ามาร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร”

ขณะเดียวกัน ยุคของการขับเคลื่อนข้อมูลเพื่อสร้างข้อได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจ จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทุกประเภทเข้ามาช่วยผลิตผลงาน พื้นที่สำนักงานใหม่ที่ยึดตามหลัก Agile นั้นช่วยให้เกิดการทำงานที่รวดเร็ว ลดการทำงานที่เป็นขั้นตอนและงานด้านเอกสารลง สร้างการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน ลดการแบ่งลำดับขั้นของพนักงานเพื่อให้ได้

ปัทมวรรณเสริมอีกว่า ออฟฟิศของมายด์แชร์ถูกออกแบบมาตั้งแต่ 10 ปีที่แล้ว ขณะนั้นวิธีการทำงานแตกต่างจากปัจจุบันค่อนข้างมาก โดยปัจจุบันพนักงานของมายด์แชร์ต้องการความคล่องตัวและยืดหยุ่นในการทำงาน ด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นทำให้ไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานอยู่แค่โต๊ะทำงานส่วนตัวอีกต่อไป อีกทั้งการเพิ่มขึ้นของจำนวนพนักงานในช่วงหลายปีที่ผ่านมา จึงต้องออกแบบสำนักงานแห่งใหม่ของมายด์แชร์ให้รองรับปัจจัยเหล่านี้ได้

วิเคราะห์พฤติกรรม และจัดการพื้นที่ให้ดีขึ้น

การออกแบบปรับปรุงครั้งใหญ่ให้กับมายแชร์ ได้เริ่มจากการวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงาน กิจวัตรประจำวัน และเป้าหมายของผู้บริหารองค์กรที่ต้องการให้พนักงานแต่ละแผนกมีปฏิสัมพันธ์กันมากกว่าเดิม พื้นที่ของสำนักงานใหม่ต้องสามารถรองรับจำนวนพนักงานได้มากขึ้น แต่ไม่ต้องขยายพื้นที่ เกิดวัฒนธรรมองค์กรใหม่ที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

สมบัติบอกว่า ปัญหาหลักๆ ที่พบคือความแออัดของที่นั่ง รวมไปถึงรูปแบบการจัดสำนักงานที่ไม่สอดคล้องกับการทำงานในปัจจุบัน

• โต๊ะทำงานใหม่ถูกออกแบบให้มีขนาดเล็กลงเพื่อรองรับยุคดิจิทัล และเอื้อต่อการใช้งานเทคโนโลยีได้สะดวกขึ้น แตกต่างจากในอดีตที่ต้องการโต๊ะทำงานขนาดใหญ่เพราะจำเป็นต้องวางเอกสารจำนวนมากบนโต๊ะ
• เปลี่ยนจากที่เคยต้องมีโต๊ะทำงานประจำให้กับพนักงานทุกคน มาเป็นการเตรียมพื้นที่ทำงานในรูปแบบที่หลากหลาย ตั้งแต่โต๊ะทำงานประจำ (Fixed desk) สำหรับตำแหน่งที่ต้องนั่งทำงานกับโต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการเงิน บัญชี หรือฝ่ายบุคคล
• ส่วนตำแหน่งที่ไม่จำเป็นต้องทำงานที่โต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการตลาด หรือฝ่ายขาย จะถูกเตรียมพื้นที่ทำงานที่หลากหลายไว้ เช่น Hotdesk, Phonebooth, Meeting pod คล้ายๆ กับใน Co-working space เพื่อให้พนักงานสามารถเลือกใช้งานพื้นที่ได้ตามความต้องการในช่วงเวลาต่างๆ ของวันได้อย่างคล่องตัว

• พื้นที่โถงกลางถือเป็นพื้นที่ที่โดดเด่นที่สุดแต่กลับมีคนใช้พื้นที่บริเวณนี้น้อยมาก จึงใช้การออกแบบมาแก้ปัญหาโดยปรับปรุงการใช้งาน สีสัน แสงสว่าง รวมไปถึงบรรยากาศ เพื่อก่อให้เกิดการทำงานร่วมกันของพนักงานมากขึ้น
• สร้างฟังก์ชั่นที่เหมาะสมใช้งานได้จริงเพื่อให้พนักงานอยากมาใช้งานมากขึ้น อาทิ มุมพบปะพูดคุย มุมกาแฟ พื้นที่สันทนาการ ห้องออกกำลังกาย สามารถปรับให้เป็นห้องประชุมทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการได้

ปัทมวรรณเปิดเผยถึงผลของการปรับปรุงสำนักงานครั้งนี้ว่า “พนักงานส่วนใหญ่ให้เสียงตอบรับในทางที่ดี ทั้งเรื่องของปฏิสัมพันธ์ระหว่างทีมต่างๆ ที่ดีขึ้น รวมถึงความยืดหยุ่นของการทำงานที่คล่องตัวขึ้น  นอกจากนี้ยังได้เสียงตอบรับที่ดีมากจากผู้บริหารจากหลายประเทศว่า มายแชร์ ประเทศไทย เป็นสำนักงานที่ดีที่สุดแห่งหนึ่งของมายแชร์ทั่วโลก

“แม้จะมีกระแสการทำงานที่บ้าน ทำงานนอกสถานที่ แต่ไม่ว่าอย่างไรโลกอนาคตก็จะยังคงต้องมีสำนักงานอยู่ต่อไป เพียงแค่เป็นการปรับรูปแบบให้เหมาะสมกับยุคของ Paperless และการใช้ข้อมูล (Data) ขนาดของสำนักงานที่เล็กลงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น บางบริษัทไม่จำเป็นต้องมีสถานที่ทำงานเป็นของตัวเอง แต่ยังต้องมีโค-เวิร์คกิ้งสเปซ (Co-working space) เพื่อให้พนักงานในองค์กรได้มาพบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนแนวคิดเพื่อพัฒนาสิ่งต่างๆ เพราะพื้นที่ทำงานที่ส่งเสริมการทำงานของพนักงาน ย่อมส่งผลให้ประสิทธิภาพงานทำงานดีขึ้น ธุรกิจก็จะเติบโตไปด้วยเช่นเดียวกัน” สมบัติ กล่าวทิ้งท้าย