ใช่ว่า COVID-19 จะนำแต่ปัจจัยลบมาให้ เพราะบางครั้งการปรับตัวขององค์กรก็ทำให้ค้นพบศักยภาพใหม่ๆ เช่นกัน เหมือนกับ “บ้านปู” บริษัทพลังงานของไทย ช่วงวิกฤตโรคระบาดมีการให้พนักงานทำงานจากบ้าน และพบว่าประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น จนบริษัทกำลังพิจารณาเพิ่มวันทำงานแบบ Work from Home ขึ้นอีก 4 เท่าตัว
เมื่อเกิดวิกฤตโรคระบาด COVID-19 สิ่งสำคัญที่องค์กรต้องมีคือ แผนรับมือเพื่อบริหารธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง (BCM Plan) โดย “วิรัช วุฒิธนาเศรษฐ์” ผู้อำนวยการสายอาวุโส-กลยุทธ์องค์กร (Corporate Strategy) และเลขานุการบริษัท และ “จิรเมธ อัชชะ” ผู้อำนวยการสายอาวุโส-บริหารและพัฒนาองค์กร บริษัท บ้านปู จำกัด (มหาชน) สองผู้บริหารของบริษัท ให้ข้อมูลสรุปย้อนหลังถึงการปรับการทำงานของบ้านปูในช่วงที่ผ่านมา และนโยบายหนึ่งที่ปรับตัวสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน จนนำมาพิจารณาทำอย่างต่อเนื่องแม้วิกฤตคลี่คลาย
จิรเมธอธิบายระบบการรับมือวิกฤตของบ้านปูโดยเบื้องต้นก่อนว่า ปกติบ้านปูจะมีทีมเพื่อรับมือ “เหตุการณ์ไม่คาดคิด” อยู่แล้ว เนื่องจากบริษัทเสี่ยงต่อเหตุการณ์ต่างๆ ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก และเป็นสิ่งที่เคยเกิดขึ้นแล้วในอดีต เช่น น้ำท่วม ไฟไหม้ การประท้วงทางการเมือง และไม่ใช่เฉพาะในประเทศไทย แต่มีทีมอยู่ใน 10 ประเทศที่บริษัทดำเนินธุรกิจ
ทีมดังกล่าวจะแบ่งออกเป็น 3 ระดับ คือ
- Emergency Management Team เป็นผู้บริหารเหตุไม่คาดคิดในระดับเหมืองหรือไซต์งานต่างๆ
- Incident Management Team ดูแลเหตุไม่คาดคิดระดับประเทศ
- Crisis Management Team ดูแลเหตุไม่คาดคิดระดับที่ส่งผลกระทบต่อทั้งเครือบริษัท
สำหรับเหตุการณ์โรคระบาด COVID-19 จิรเมธกล่าวว่า บ้านปูมีการใช้ Incident Management Team ดูแล เพราะแม้ว่าจะเป็นเหตุการณ์ระดับโลก แต่แต่ละประเทศมีระดับการแพร่ระบาดและการใช้นโยบายควบคุมของรัฐที่แตกต่างกัน ทำให้ต้องแยกกันดูแลเป็นแต่ละประเทศ เพื่อให้ตรงกับกฎเกณฑ์ในประเทศนั้นๆ แต่วิธีการบางอย่างสามารถเรียนรู้ซึ่งกันและกันได้ เช่น จีน จะเป็นบทเรียนแม่แบบในการจัดการมาตรการเข้าออกสำนักงาน การทำความสะอาด การตรวจสุขภาพพนักงาน
Work from Home เพิ่มประสิทธิภาพพนักงาน
ด้านการทำงานในสำนักงานที่ประเทศไทย หลังมีการแพร่ระบาดบริษัทจึงให้พนักงาน Work from Home ตั้งแต่วันที่ 25 มีนาคม 2563 จนถึง 31 พฤษภาคม 2563 จากนั้นให้สลับกันเข้างานที่ออฟฟิศ 50% ในเดือนมิถุนายน ก่อนจะกลับมาทำงานที่ออฟฟิศ 100% เมื่อเดือนกรกฎาคมที่ผ่านมา
ระหว่างที่มีการ Work from Home บริษัทได้จัดสำรวจวัดผลว่าการทำงานมีประสิทธิภาพเพียงใด โดยฝ่ายทรัพยากรบุคคลสำรวจพนักงาน 350 คนใน 14-17 หัวข้อ ปรากฏว่าหัวข้อที่พนักงานตอบว่า “ดีขึ้น” คือเรื่องการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทีมเวิร์กร่วมมือกันมากขึ้น ภาพรวมทำให้พนักงานมีขวัญกำลังใจในช่วงวิกฤต
“บางคนเล่าว่าการ Work from Home ทำให้ประชุมได้มากขึ้นเป็น 6-7 ครั้งต่อวัน เพราะว่าเป็นการประชุมออนไลน์ จบจากประชุมนี้ ต่อประชุมถัดไปได้เลย” จิรเมธกล่าว
“ข้อดีอีกส่วนคือประหยัดเวลา ทั้งเวลาเดินทางไป-กลับออฟฟิศวันละ 2-3 ชั่วโมง และเวลาขึ้น-ลงลิฟต์เพื่อไปห้องประชุม” วิรัชกล่าวเสริม
ไม่เพียงแต่การทำงานประจำวันที่ปรับตัวมาทำงานออนไลน์แทน การตรวจไซต์ที่ปกติต้องเดินทางต่างประเทศก็ต้องปรับมาบนโลกดิจิทัลแทนทั้งหมด โดยใช้เทคโนโลยีลงพื้นที่ตรวจไซต์แบบเสมือนจริง (Virtual) ในส่วนนี้กำลังวัดผลประสิทธิภาพว่าเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับการเดินทางไปด้วยตนเองตามปกติ หากว่าประสิทธิภาพดีเทียบเท่าหรือดีกว่า อาจจะปรับลดการเดินทางไปตรวจไซต์ต่างประเทศได้ เพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย
นอกจากประหยัดเวลาของพนักงานแล้ว บ้านปูยังได้ประหยัดค่าใช้จ่ายด้วยจากการทำงานออนไลน์ โดยสองผู้บริหารกล่าวว่า จากเป้าหมายต้นปีที่บริษัทตั้งใจจะลดต้นทุนการบริหารจัดการลง 15% ซึ่งขณะนั้นตั้งเป้าเพื่อรับมือเศรษฐกิจซบเซา จนถึงขณะนี้พบว่าสามารถลดไปได้มากกว่าเป้าหมายแล้ว เนื่องจากการให้พนักงานทำงานจากบ้านและงดการเดินทางของผู้บริหารนั่นเอง
อาจเพิ่มวันทำงานจากที่ไหนก็ได้อีก 4 เท่า
ย้อนไปก่อนจะเกิดวิกฤตครั้งนี้ วิรัชกล่าวว่าบ้านปูอนุญาตให้พนักงาน Work from Home อยู่แล้ว โดยมีโควตาให้ 3 วันต่อเดือน และเป็นนโยบายที่มีมานาน 9 ปี จุดประสงค์ตั้งต้นมาจากการสร้าง Work-Life Balance ให้พนักงาน
แต่เมื่อเห็นผลดีชัดเจน ทำให้บริษัทกำลังพิจารณาศึกษาเพิ่มวันทำงานจากบ้านหรือที่จริงเป็น “การทำงานจากที่ไหนก็ได้” (Work from Anywhere) เพิ่มขึ้นเป็น 8-12 วันต่อเดือน
จิรเมธเสริมว่า ยังจะศึกษาทีมงานหรือแผนกบางแผนกที่อาจจะไม่จำเป็นต้องมาออฟฟิศบ่อยๆ สามารถเข้าออฟฟิศเดือนละ 1 วันก็เพียงพอ กลุ่มนี้อาจจะเริ่มจัดที่นั่งออฟฟิศให้เป็นแบบ Hot Desk แทน เพราะสลับกันเข้ามา
โดยรวมแล้ว หากมีการอนุมัติเพิ่มวันทำงานจากนอกออฟฟิศเป็น 8-12 วันต่อเดือน และมี Hot Desk เพิ่มขึ้น ก็จะทำให้บริษัทสามารถลดพื้นที่ออฟฟิศได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายให้บริษัท
“แต่เรื่องการลดพื้นที่ออฟฟิศเป็นเพียงประโยชน์ข้างเคียง เรามุ่งหวังเรื่องหลักคือทำให้พนักงานมี Work-Life Balance และทำงานได้มีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น” จิรเมธกล่าว
ระบบนี้ต้องมีโครงสร้างพื้นฐานสนับสนุน
อย่างไรก็ตาม การจะส่งเสริมให้พนักงาน Work from Anywhere จะต้องมีระบบรองรับตั้งแต่ต้น โดยจิรเมธบอกว่า บ้านปูเป็นบริษัทที่ให้ความสำคัญกับการทำงานแบบ Agile และมีนโยบายให้ Work from Home มานานแล้วดังที่กล่าวข้างต้น ดังนั้น บริษัทจึงมีเทคโนโลยีรองรับความคล่องตัว พนักงานสามารถทำงานบนออนไลน์ได้เพราะบริษัทลงทุนกับแพลตฟอร์มออนไลน์มาตลอด
บ้านปูมีการใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลช่วยเสริมการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น “ระบบคลาวด์” สำหรับเก็บไฟล์งานต่างๆ ทำให้ดึงไฟล์มาใช้จากที่ไหนก็ได้ การประชุมใช้ระบบ Hangouts, Microsoft Teams หรือ Zoom โดยเคยจัดประชุมที่มีผู้เข้าร่วมสูงสุด 230 คน มีการใช้แอปพลิเคชัน Trello สำหรับติดตามขั้นตอนการทำงานและประเมินผลงาน ซึ่งทำให้เกิดความโปร่งใส พนักงานเข้าใจร่วมกันว่าบริษัทวัดผลได้จริง
ในแง่การรักษาวัฒนธรรมองค์กรหรือความเป็นทีม ซึ่งมักจะถูกมองเป็นข้อด้อยสำหรับการปรับไปทำงานจากบ้าน จิรเมธกล่าวว่า ช่วง COVID-19 ที่ผ่านมา บริษัทได้ตั้งกลุ่มบน Facebook ขึ้นในชื่อ Banpu Stands by You เพื่อสื่อสารข้อมูลต่างๆ กับพนักงาน
ในกลุ่มนี้พนักงานสามารถพูดคุยแลกเปลี่ยนกันได้ เช่น มีการแบ่งปันไอเดียจัดโต๊ะทำงานที่บ้าน อัปเดตข้อมูลการทำกิจกรรม CSR และเชิญชวนพนักงานให้ร่วมมือกัน มีการสื่อสารข้อความจากผู้บริหารเพื่อเป็นขวัญกำลังใจ ไปจนถึงกิจกรรม Virtual ที่ปรับจากกิจกรรมที่เคยมีในออฟฟิศ เช่น เทรนเนอร์สอนการยืดเหยียดที่บ้าน จัดขึ้นทุกวันธรรมดา วันละ 30 นาที เป็นต้น ซึ่งทำให้พนักงานยังรู้สึกถึงความเป็นองค์กรเดียวกันแม้จะอยู่ห่างกันก็ตาม
โดยสรุปกรณีของบ้านปู การปรับตัวมาทำงานบนแพลตฟอร์มดิจิทัลทำได้เร็วและคล่องตัว เพราะมีระบบพื้นฐานที่รองรับอยู่แล้ว และกลายเป็นสิ่งที่ติดสปีดองค์กร ทำให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และจัดสมดุลชีวิตได้ดีขึ้นด้วย