กรุงเทพฯ (18 ตุลาคม พ.ศ. 2548) – บริษัท แคนนอน มาร์เก็ตติ้ง (ไทยแลนด์) จำกัด นำเสนอโซลูชั่นการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ “อี-ด็อกคิวเมนต์” เพื่อขยายขีดความสามารถด้านการบริหารงานเอกสารขององค์กรให้ทันสมัย ลดต้นทุนประกอบการ และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ มั่นใจระบบบริหารงานเอกสารด้วย อี-ด็อกคิวเมนต์ โซลูชั่นจะกลายเป็นแนวทางหลักในการบริหารงานเอกสารเนื่องจากเป็นที่ยอมรับทางกฎหมาย
ร้อยเอกสุนทร ปัณฑรมงคล ผู้อำนวยการและผู้จัดการทั่วไป ส่วนออฟฟิศซิสเต็มโซลูชั่น บริษัท แคนนอน มาร์เก็ตติ้ง (ไทยแลนด์) จำกัด กล่าวในงานสัมมนา “สุดยอดนวัตกรรมในการบริหารเอกสารเพื่อประสิทธิผลขององค์กรแบบไร้ขีดจำกัด” (Maximize Your Productivity Through Enterprise Document Management) ว่า ประเด็นสำคัญที่ทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับความสนใจจากองค์กรทั้งภาครัฐและภาคเอกชนนั้นเนื่องจากจะสามารถลดต้นทุนของธุรกิจแล้ว ในอนาคตอันใกล้นี้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการรับรองว่าสามารถใช้เป็นเอกสารยืนยันตามกฎหมาย
“การบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งองค์กรทุกระดับล้วนให้ความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ เนื่องจากการบริหารงานเอกสารช่วยเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน ความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน และความรวดเร็วในกระบวนการผลิต ดังนั้น องค์กรจึงมองหาโซลูชั่นที่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้อย่างรอบด้าน” ร้อยเอกสุนทรกล่าว
หนึ่งในตัวอย่างหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในการนำระบบ อี-ด็อกคิวเมนต์ เข้ามาใช้งาน ได้แก่ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต โดยนายปรมัตถ์ปัญปรัชญ์ ต้องประสงค์ หัวหน้าศูนย์ข้อมูลกลางและงานบริการสารสนเทศ ศูนย์ข้อมูล มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต เผยถึงเหตุผลในการปรับเปลี่ยนระบบงานเอกสารและสำนักงานของมหาวิทยาลัยฯ มาสู่ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ว่า เนื่องจากในแต่ละวัน มหาวิทยาลัยฯ ต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมากทั้งในส่วนของนักศึกษาและการบริหารงานภายใน มหาวิทยาลัยฯ จึงมองหาวิธีการที่ช่วยลดขั้นตอนในการจัดเก็บและค้นหาเอกสารที่ต้องการ และพบว่าจากเดิมที่เคยใช้เวลาเป็นวันในการจัดเรียงเอกสาร แต่ปัจจุบัน
ใช้เวลาเพียง 3 ชั่วโมงเท่านั้นบุคลากรของมหาวิทยาลัยจึงสามารถทุ่มเทเวลาให้กับงานที่มีความสำคัญมากกว่าได้อย่างเต็มที่ ซึ่งส่งผลดีต่อทั้งบุคลากรและมหาวิทยาลัยในระยะยาว
“ในช่วงแรกของการใช้ระบบบริหารงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิตสามารถลดต้นทุนด้านเอกสารลงได้ถึง 20% และสามารถลดได้ถึง 55% ในช่วงปี พ.ศ. 2547 ถึง 2548 หรือจากประมาณ 5 แสนบาทต่อเดือน เหลือเพียงประมาณ 2 แสนบาทต่อเดือน เนื่องจากสามารถลดต้นทุนค่ากระดาษลงได้เป็นจำนวนมาก ไม่เพียงเท่านั้น เรายังสามารถนำระบบบริหารงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้งานร่วมกับระบบด้านไอทีอื่นๆ ด้วย เช่น อินทราเน็ต และอีเมล์” นายปรมัตถ์ปัญปรัชญ์กล่าว
ร้อยเอกสุนทรได้กล่าวเพิ่มเติมอีกว่า โซลูชั่นการบริหารงานเอกสารของแคนนอนครอบคลุมตั้งแต่การใช้งานระดับพื้นฐานจนถึงการใช้งานในองค์กรขนาดใหญ่ เช่น แคนนอน DR-2050C ซึ่งเป็นสแกนเนอร์สำหรับการบริหารเอกสารที่เล็กที่สุดเท่าที่มีวางจำหน่ายในท้องตลาด และรุ่น DR-2580C ที่มาพร้อมกับอุปกรณ์เสริมแฟลทเบ็ด สแกนเนอร์ (Flatbed Scanner) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสแกนวัสดุที่ต้องการได้โดยตรงโดยไม่ต้องผ่านช่องป้อนกระดาษ (Feeder) จึงช่วยอำนวยความสะดวกในการสแกนพลาสติก หรือ วัสดุที่อาจแตกหักได้ ไม่เพียงเท่านั้น DR2580C
ยังมาพร้อมกับซอฟต์แวร์แต่งภาพสามมิติ และฟังก์ชันลบรอยเจาะกระดาษอีกด้วย
นอกจากรุ่น DR-2050C และ DR-2580C แล้วในการสัมมนาครั้งนี้ บริษัท แคนนอน มาร์เก็ตติ้ง
(ไทยแลนด์) จำกัด ได้แนะนำเครื่องสแกนเนอร์สำหรับการบริหารงานเอกสารใหม่ล่าสุดอีก 2 รุ่นด้วยกัน คือ DR-7580 และ CD4070NW เพื่อเป็นการนำเสนอโซลูชั่นที่เหมาะสำหรับความต้องการของผู้ใช้ได้ครอบคลุมทุกระดับ
ทั้งนี้ เครื่องสแกนเนอร์สำหรับการบริหารเอกสารรุ่นใหม่จากแคนนอนมาพร้อมกับซอฟต์แวร์เพื่อช่วยให้
การบริหารงานเอกสารมีความสะดวกคล่องตัว และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อาทิ Canon CapturePerfect 3.0,
Adobe Acrobat 7.0 Standard, OmniPage SE และแอพพลิเคชันสำหรับการสแกนตัวอักษรประเภท โอซีอาร์
(OCR Application)
สำหรับวัตถุประสงค์ของการจัดสัมมนาในครั้งนี้ ร้อยเอกสุนทร กล่าวว่า “เนื่องจากปัจจุบันกระแส
ของเทคโนโลยีอี-ด็อกคิวเมนต์กำลังเป็นที่สนใจต่อองค์กรต่างๆ มากมาย ทางแคนนอนจึงเล็งถึงความสำคัญนี้ เราจึงต้องการสร้างความเข้าใจให้กับองค์กรต่างๆ ที่อาจจะสนใจในการนำเทคโนโลยีอี-ด็อกคิวเมนต์ไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด หรือองค์กรที่ยังไม่มีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีนี้ ก็สามารถเข้าร่วมฟังสัมมนา เราเชื่อมั่นว่า เทคโนโลยี
อี-ด็อกคิวเมนต์ จะได้รับความนิยมมากขึ้นในอนาคต เพียงแต่เราต้องสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องก่อนเพื่อให้องค์กร
เกิดความเชื่อมั่นและมีข้อมูลพร้อมที่จะปรับระบบการจัดเก็บเอกสารด้วยกระดาษมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในอนาคต”
# # #
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแคนนอน
บริษัท แคนนอน มาร์เก็ตติ้ง (ไทยแลนด์) จำกัด ก่อตั้งขึ้นเมื่อปีพ.ศ. 2537 เพื่อให้บริการด้านการขาย
และการตลาดแก่ผู้ซื้อผลิตภัณฑ์ของแคนนอน ได้แก่ Digital Cameras, SLR Cameras, Digital Camcorders, Copying Machines, Digital Multifunction Machines, Facsimile Machines, Calculators, Micrographic Equipment, Electronic Filing Systems, Visualizers, Scanners, Laser Beam Printers, Bubble Jet Printers, Multimedia Projectors และสินค้าอื่นๆ ปัจจุบันบริษัท แคนนอน มาร์เก็ตติ้ง (ไทยแลนด์) จำกัด มีศูนย์ให้บริการ 120 สาขาทั่วประเทศ โดยมีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ที่ประเทศญี่ปุ่น ปัจจุบันกลุ่มบริษัทแคนนอนในประเทศไทย ประกอบด้วยบุคลากรกว่า 9,000 คน
