แคนนอนเปิดวิสัยทัศน์ระบบจัดการเอกสารแห่งอนาคต

กรุงเทพฯ (18 ตุลาคม พ.ศ. 2548) – บริษัท แคนนอน มาร์เก็ตติ้ง (ไทยแลนด์) จำกัด นำเสนอโซลูชั่นการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ “อี-ด็อกคิวเมนต์” เพื่อขยายขีดความสามารถด้านการบริหารงานเอกสารขององค์กรให้ทันสมัย ลดต้นทุนประกอบการ และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจมั่นใจระบบบริหารงานเอกสารด้วย อี-ด็อกคิวเมนต์ โซลูชั่นจะกลายเป็นแนวทางหลักในการบริหารงานเอกสารเนื่องจากเป็นที่ยอมรับทางกฎหมาย

ร้อยเอกสุนทร ปัณฑรมงคล ผู้อำนวยการและผู้จัดการทั่วไป ส่วนออฟฟิศซิสเต็มโซลูชั่น บริษัท แคนนอนมาร์เก็ตติ้ง (ไทยแลนด์) จำกัด กล่าวในงานสัมมนา “สุดยอดนวัตกรรมในการบริหารเอกสารเพื่อประสิทธิผลขององค์กรแบบไร้ขีดจำกัด” (Maximize Your Productivity Through Enterprise Document Management) ว่า ประเด็นสำคัญที่ทำให้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้รับความสนใจจากองค์กรทั้งภาครัฐและภาคเอกชนนั้นเนื่องจากจะสามารถลดต้นทุนของธุรกิจแล้ว ในอนาคตอันใกล้นี้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการรับรองว่าสามารถใช้เป็นเอกสารยืนยันตามกฎหมาย

“การบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งองค์กรทุกระดับล้วนให้ความสำคัญเป็นอันดับต้นๆ เนื่องจากการบริหารงานเอกสารช่วยเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน ความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน และความรวดเร็วในกระบวนการผลิต ดังนั้น องค์กรจึงมองหาโซลูชั่นที่สามารถตอบสนองความต้องการขององค์กรได้อย่างรอบด้าน”ร้อยเอกสุนทรกล่าว

หนึ่งในตัวอย่างหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จในการนำระบบ อี-ด็อกคิวเมนต์ เข้ามาใช้งาน ได้แก่ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต โดยนายปรมัตถ์ปัญปรัชญ์ ต้องประสงค์ หัวหน้าศูนย์ข้อมูลกลางและงานบริการสารสนเทศ ศูนย์ข้อมูล มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต เผยถึงเหตุผลในการปรับเปลี่ยนระบบงานเอกสารและสำนักงานของมหาวิทยาลัยฯ มาสู่ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ว่า เนื่องจากในแต่ละวัน มหาวิทยาลัยฯ ต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมากทั้งในส่วนของนักศึกษาและการบริหารงานภายใน มหาวิทยาลัยฯ จึงมองหาวิธีการที่ช่วยลดขั้นตอนในการจัดเก็บและค้นหาเอกสารที่ต้องการ และพบว่าจากเดิมที่เคยใช้เวลาเป็นวันในการจัดเรียงเอกสาร แต่ปัจจุบัน
ใช้เวลาเพียง 3 ชั่วโมงเท่านั้นบุคลากรของมหาวิทยาลัยจึงสามารถทุ่มเทเวลาให้กับงานที่มีความสำคัญมากกว่าได้อย่างเต็มที่ ซึ่งส่งผลดีต่อทั้งบุคลากรและมหาวิทยาลัยในระยะยาว

“ในช่วงแรกของการใช้ระบบบริหารงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิตสามารถลดต้นทุนด้านเอกสารลงได้ถึง 20% และสามารถลดได้ถึง 55% ในช่วงปี พ.ศ. 2547 ถึง 2548 หรือจากประมาณ 5 แสนบาทต่อเดือน เหลือเพียงประมาณ 2 แสนบาทต่อเดือน เนื่องจากสามารถลดต้นทุนค่ากระดาษลงได้เป็นจำนวนมากไม่เพียงเท่านั้น เรายังสามารถนำระบบบริหารงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้งานร่วมกับระบบด้านไอทีอื่นๆ ด้วยเช่น อินทราเน็ต และอีเมล์” นายปรมัตถ์ปัญปรัชญ์กล่าว

ร้อยเอกสุนทรได้กล่าวเพิ่มเติมอีกว่า โซลูชั่นการบริหารงานเอกสารของแคนนอนครอบคลุมตั้งแต่การใช้งานระดับพื้นฐานจนถึงการใช้งานในองค์กรขนาดใหญ่ เช่น แคนนอน DR-2050C ซึ่งเป็นสแกนเนอร์สำหรับการบริหารเอกสารที่เล็กที่สุดเท่าที่มีวางจำหน่ายในท้องตลาด และรุ่น DR-2580C ที่มาพร้อมกับอุปกรณ์เสริมแฟลทเบ็ด สแกนเนอร์ (Flatbed Scanner) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถสแกนวัสดุที่ต้องการได้โดยตรงโดยไม่ต้องผ่านช่องป้อนกระดาษ (Feeder) จึงช่วยอำนวยความสะดวกในการสแกนพลาสติก หรือ วัสดุที่อาจแตกหักได้ ไม่เพียงเท่านั้น DR2580C ยังมาพร้อมกับซอฟต์แวร์แต่งภาพสามมิติ และฟังก์ชันลบรอยเจาะกระดาษอีกด้วย

นอกจากรุ่น DR-2050C และ DR-2580C แล้วในการสัมมนาครั้งนี้ บริษัท แคนนอน มาร์เก็ตติ้ง (ไทยแลนด์) จำกัด ได้แนะนำเครื่องสแกนเนอร์สำหรับการบริหารงานเอกสารใหม่ล่าสุดอีก 2 รุ่นด้วยกัน คือ DR-7580 และ CD4070NW เพื่อเป็นการนำเสนอโซลูชั่นที่เหมาะสำหรับความต้องการของผู้ใช้ได้ครอบคลุมทุกระดับทั้งนี้ เครื่องสแกนเนอร์สำหรับการบริหารเอกสารรุ่นใหม่จากแคนนอนมาพร้อมกับซอฟต์แวร์เพื่อช่วยให้การบริหารงานเอกสารมีความสะดวกคล่องตัว และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อาทิ Canon CapturePerfect 3.0, Adobe Acrobat 7.0 Standard, OmniPage SE และแอพพลิเคชันสำหรับการสแกนตัวอักษรประเภท โอซีอาร์
(OCR Application)

สำหรับวัตถุประสงค์ของการจัดสัมมนาในครั้งนี้ ร้อยเอกสุนทร กล่าวว่า “เนื่องจากปัจจุบันกระแสของเทคโนโลยีอี-ด็อกคิวเมนต์กำลังเป็นที่สนใจต่อองค์กรต่างๆ มากมาย ทางแคนนอนจึงเล็งถึงความสำคัญนี้ เราจึงต้องการสร้างความเข้าใจให้กับองค์กรต่างๆ ที่อาจจะสนใจในการนำเทคโนโลยีอี-ด็อกคิวเมนต์ไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด หรือองค์กรที่ยังไม่มีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีนี้ ก็สามารถเข้าร่วมฟังสัมมนา เราเชื่อมั่นว่า เทคโนโลยีอี-ด็อกคิวเมนต์ จะได้รับความนิยมมากขึ้นในอนาคต เพียงแต่เราต้องสร้างความเข้าใจที่ถูกต้องก่อนเพื่อให้องค์กรเกิดความเชื่อมั่นและมีข้อมูลพร้อมที่จะปรับระบบการจัดเก็บเอกสารด้วยกระดาษมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในอนาคต”