การบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ ในธุรกิจขนาดกลางและเล็กด้วยระบบบาร์โค้ดและอาร์เอฟไอดี


09-01-2008 00:00:00

ธุรกิจที่จะทำกำไรได้นั้น จะต้องมีสินค้าคงคลังในมือจำนวนน้อย ลดการจัดส่งสินค้าที่ผิดพลาด และ ลดความผิดพลาดในรูปแบบอื่นๆ ด้วยการพิจารณาการประยุกต์ใช้ระบบบาร์โค้ดและรูปแบบอื่นๆ ของเทคโนโลยีการบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ หรือ เอดีซี โดยบริษัททุกขนาดได้นำระบบบาร์โค้ดและการบันทึกข้อมูลแบบไร้สายเข้ามาใช้เพื่อประหยัดแรงงาน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงาน โดย เอดีซี เป็นตัวเพิ่มความสามารถในการผลิตและความก้าวหน้าของตัวเทคโนโลยีได้ก่อให้เกิดระบบที่เหมาะสม สามารถจัดหามาใช้ได้ ตลอดจนใช้งานกับธุรกิจต่างๆได้จริงยิ่งขึ้น

ความผิดพลาดและความไม่มีประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจแบบเดิมๆ รายงานเล่มนี้จะเปิดเผยค่าใช้จ่ายที่แฝงอยู่ ซึ่งคอยขัดขวางกำไร และวิธีการบันทึกข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำนั้น สามารถกำจัดปัญหาเหล่านี้ได้อย่างไร ตัวอย่างและเทคนิคที่แสดงการเชื่อมโยงระหว่างข้อมูลคุณภาพกับการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ เมื่อธุรกิจขนาดกลางและเล็กได้ลงทุนในระบบเอดีซี ก็จะสามารถได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนกลับคืนมาอย่างเต็มที่และรวดเร็วด้วยการลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มผลผลิต

ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ทุกที่
ความผิดพลาดและความไม่มีประสิทธิภาพเปรียบเสมือนท่อระบายน้ำที่ปล่อยให้ผลกำไรลดลงโดยที่ ไม่มีระบบหรือขั้นตอนที่เหมาะสมในการป้องกันปัญหาดังกล่าว การมีพนักงานที่ดีไม่เพียงพอที่จะป้องกันคามผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายได้ จะเห็นได้ว่าความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ย่อมมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นทั้งสิ้น จากการศึกษาพบว่า นักพิมพ์ดีดที่มีทักษะจะพิมพ์ผิดพลาดทุกๆ การพิมพ์ 300 ครั้ง และจากรายงานขององค์กร ค้าปลีกสหรัฐฯ เมื่อปี 2546 พบว่าในระบบป้อนข้อมูลใบสั่งซื้อที่มีอัตราความแม่นยำสูง จะพบความผิดพลาดสูงถึง 36% ของใบสั่งซื้อทั้งหมด

ความผิดพลาดที่เกี่ยวกับการบันทึกและจัดการข้อมูลที่ไม่ดีนั้น ไม่ได้กระทบแค่ผลกำไรเท่านั้น เช่น 8.6% ของแถบรัดข้อมือของผู้ป่วยในโรงพยาบาลจะมีข้อมูลที่ผิดพลาด ขณะที่องค์การอาหารและยาสหรัฐ (เอฟดีเอ) คาดการณ์ว่า 4.3% ของผู้ป่วยทั้งหมดที่เข้ารับการรักษาในโรงพยาบาลได้รับความทุกข์ทรมานจากการรับยาที่ผิดอันเนื่องมาจากความผิดพลาดของการรักษา โดยการรักษาที่ผิดพลาดนี้ ได้ทำให้คนสหรัฐเสียชีวิตไปแล้วกว่า 98,000 คนต่อปี และ ในปี 2547 เอฟดีเอจึงมีคำสั่งให้ใช้ระบบบาร์โค้ดในการโรงพยาบาลทุกแห่ง และแล้วเสร็จในปี 2549

ความผิดพลาดเหล่านี้ยังคงเกิดขึ้นแม้จะมีขั้นตอนรักษาความปลอดภัยอย่างดี รวมถึงซอฟต์แวร์และแอพพลิเคชั่นที่ออกแบบมาให้ได้ข้อมูลเมื่อต้องการ โดยระบบบาร์โค้ดและระบบบันทึกข้อมูลแบบอื่นๆ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่มานั้นจะมีความถูกต้องแม่นยำ ด้วยระบบบาร์โค้ดและการสื่อสารแบบไร้สาย จะช่วยให้การบันทึกและป้อนข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็วและถูกต้องมากกว่าการทำด้วยมือ และด้วยข้อมูลที่ดีกว่าทำให้บริษัทสามารถจัดการวัสดุ คลังสินค้า แรงงาน และทรัพยากรอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ระบบคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์แอพพลิเคชั่นที่ทันสมัยไม่ใช่คำตอบ เนื่องจากระบบของธุรกิจจะดีได้ก็ต่อเมื่อมีข้อมูลที่ดีถูกป้อนเข้าสู่ระบบเท่านั้น จึงเป็นเหตุผลที่ทำให้ระบบบันทึกข้อมูลอัตโนมัติสามารถสร้างผลงานที่มีคุณค่า และสามารถคืนผลตอบแทนจากการลงทุนในแอพพลิเคชั่นที่เลือก ตลอดจนสามารถปรับปรุงระบบที่มีอยู่ ให้ดีขึ้นด้วยข้อมูลที่ถูกต้องและตรงเวลา

การคำนวณค่าใช้จ่ายของความผิดพลาด
ความผิดพลาดบางอย่างถูกมองว่าเป็นเรื่องธรรมดา และมักถูกมองข้าม ทั้งๆ ที่มีผลต่อผลกำไรที่จะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น ความผิดพลาดของการจัดส่งสินค้าโดยส่งสินค้าให้ลูกค้าไม่ครบ ก็จะแก้ปัญหาด้วยการจัดส่งสินค้าทีมีอยู่ในคลังสินค้าไปให้ลูกค้าโดยด่วน แม้ปัญหาจะได้รับการแก้ไข แต่ผลกระทบยังคงอยู่ นั่นคือการที่ไม่สามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มแรกนั้น ส่งผลให้ต้องมีการโทรเข้ามายังศูนย์บริการลูกค้า มีการใช้แรงงานในการรับโทรศัพท์ ตรวจสอบข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า ตรวจสอบเวลาการจัดส่ง และยืนยันการจัดส่งสินค้ารอบใหม่ คนงานในคลังสินค้าจะต้องจัดสินค้าใหม่ และทำให้เกิดค่าจัดส่งเพิ่มขึ้น รวมถึงการหมุนเวียนเงินสดของบริษัทก็อาจสะดุดได้ เนื่องจากลูกค้าระงับการชำระสินค้าจนกว่าความผิดพลาดนี้จะ ได้รับการแก้ไข

จากการศึกษา ได้มีการคำนวณค่าใช้จ่ายที่เกิดจากความผิดพลาดของการจัดส่งจะอยู่ระหว่าง 35 – 75 ดอลลาร์ต่อความผิดพลาดหนึ่งครั้ง ถ้าความผิดพลาดมีค่าใช้จ่าย 35 ดอลลาร์ และบริษัทมีการจัดส่งที่แม่นยำถูกต้อง 95% ดังนั้นจะมีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเนื่องจากความผิดพลาดที่ไม่จำเป็นนี้ถึง 175 ดอลลาร์ต่อการสั่งซื้อ 100 ครั้ง อย่างไรก็ตามตัวเลขดังกล่าวคำนวณเฉพาะกับความผิดพลาดที่มีการรายงานเท่านั้น หากมีค่าความผิดพลาดอื่นๆ ที่ไม่ได้รายงาน อาจส่งผลต่อความไม่ถูกต้องแม่นยำกับสินค้าคงคลังและผลกำไรที่ลดลงได้ ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากความผิดพลาดที่คำนวณได้นี้จะไม่สามารถนำมาอ้างอิงต่อความไม่พึงพอใจของลูกค้า และเป็นไปได้ที่จะอนาคตทางธุรกิจจะเสียหายได้

หากพิจารณาถึงผลกระทบจากค่าใช้จ่ายต่อผลกำไรแล้ว ถ้าหากบริษัทมีผลกำไรเป็นร้อยละ 25 ดังนั้นบริษัทนี้จะต้องมียอดขาย 700 ดอลลาร์ต่อการจัดส่ง 100 ครั้ง เพื่อที่จะเพียงพอให้ได้กำไรตามค่าใช้จ่ายที่เกิดจาก 95% ของความถูกต้องแม่นยำในการจัดส่ง

เมื่อพิจารณาถึงการประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับบริษัทที่ต้องการลดความผิดพลาดนี้ ตัวอย่างเช่น บริษัท ซูเปอร์ดี ธุรกิจค้าส่งเพลงและความบันเทิง ในแคลิฟอร์เนีย ได้ทำการปรับปรุงความถูกต้องแม่นยำในคลังสินค้าของบริษัทจากเดิมอยู่ที่ 93% เป็น 99.7% หลังจากที่ได้ประยุกต์ใช้ระบบบันทึกข้อมูลบาร์โค้ดแบบไร้สาย ส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายลดลงจาก 4% เป็น 1.8% ซึ่งประหยัดค่าใช้จ่ายในปีแรกสูงถึง 1 ล้านดอลลาร์

จากตัวอย่างที่ยกมาข้างต้น แสดงให้เห็นถึงวิธีการเกิดค่าใช้จ่ายของความผิดพลาด แต่ไม่ได้อธิบายว่าเทคโนโลยีเอดีซีนั้น สามารถป้องกันความผิดพลาดเหล่านั้นได้อย่างไร ทั้งนี้ เอดีซีจะทำให้การใช้จ่ายมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการบันทึกและประเมินผลข้อมูลอย่างรวดเร็ว ซึ่งจะป้องกันความผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งในการบันทึกข้อมูลด้วยมือ

การเลือกแอพพลิเคชั่น
ขั้นแรกของการสร้างระบบการปรับปรุงค่าใช้จ่ายด้วยเทคโนโลยีเอดีซี คือ การเลือกแอพพลิเคชั่นที่เหมาะสม บริษัทส่วนใหญ่จะมีหลายๆ ส่วนที่สามารถใช้ระบบบาร์โค้ดได้ แต่หนทางที่ดีที่สุดคือควรจะเริ่มจากที่แห่งเดียวก่อน มุ่งมั่นกับระบบที่เริ่มต้นว่าสามารถให้ผลการลงทุนกลับคืนได้เร็วหรือไม่ และส่งเสริมให้บริษัทมีพื้นฐานที่ดีเพื่อทำการขยายระบบต่อไป โดยในกระบวนการที่ไม่มีความถูกต้องแม่นยำและยังต้องทำการบันทึกข้อมูลด้วยมือ มักจะเป็นสถานที่ที่ควรเริ่มใช้ระบบบาร์โค้ดก่อน เมื่อทำการประเมินการคืนทุนสำหรับระบบอัตโนมัติแล้ว สำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงว่ากระบวนการนี้ยังคงมีความผิดพลาดอยู่ การประมาณการทั่วไปของค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถกำหนดได้โดยดูจากเวลาที่ใช้จากการปฏิบัติงานของกระบวนการทั้งหมดให้เสร็จด้วยมือ และคูณด้วยปริมาณการสั่งซื้อ หรือจำนวนคนงานที่ปฏิบัติงาน การประมาณการเช่นนี้จะเป็นฐานที่สำคัญสำหรับใช้วัดค่าของระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนต่อไป คือการประมาณการเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานทั้งหมดด้วยระบบอัตโนมัติ ปริมาณของแรงงาน และค่าใช้จ่ายที่ประหยัดลงได้ จะถือเป็นสิ่งที่ท้าทาย แต่ด้วยระบบของเอดีซี ทำให้ทราบเวลาที่จะสามารถประหยัดลงได้

หลายบริษัทได้เริ่มต้นด้วยการติดตั้งระบบบาร์โค้ดสำหรับการจัดส่งสินค้า หรือการจัดการสินค้าคงคลัง เพราะว่ากระบวนการทำด้วยมือของงานเหล่านี้มีความล่าช้าและบ่อยครั้งที่จะทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้น ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงเมื่อต้องแก้ปัญหา ระบบการตรวจสอบการจัดส่งแบบบาร์โค้ดจึงเป็นสิ่งที่ดีที่จะเริ่มใช้ ความผิดพลาดของการจัดส่งถือเป็นเรื่องพื้นฐานทั่วไป และระบบอย่างง่ายที่เกี่ยวข้องก็สามารถป้องกันความผิดพลาดนี้ได้ แอพพลิเคชั่นการควบคุมสินค้าคงคลังก็เช่นเดียวกันที่สามารถส่งมอบการประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมาก บริษัทที่ใช้การสแกนบาร์โค้ดในการบันทึกใบเสร็จของสินค้า การโอนย้ายสินค้าคงคลัง และการจัดส่งสินค้า โดยทั่วไปแล้ว การรายงานอัตราความถูกต้องแม่นยำจะอยู่ที่ 99% และกว่านั้น ด้วยความรู้ที่ถูกต้องแม่นยำในสินค้าคงคลังที่มีอยู่ บริษัทจึงสามารถลดจำนวนสต็อกสินค้าลงได้ และทำให้ลดเงินทุนที่ก่อนหน้านี้จะต้องนำไปสำรองกับสินค้าคงคลังเป็นจำนวนมาก ผู้จัดจำหน่ายที่มีสินค้าคงคลังมูลค่า 1 ล้านดอลลาร์ จะสามารถมีเงินสำรองได้ถึง 10,000 ดอลลาร์ต่อ 1% ของการลดจำนวนสต็อกสินค้า

การวัดผลประโยชน์หลักและรอง
เมื่อได้ทำความเข้าใจถึงพัฒนาการของระบบการบันทึกข้อมูลอัตโนมัติในการปรับปรุงการดำเนินงานแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการวัดผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นกับระบบ เวลาที่ประหยัดลงได้ถือเป็นผลประโยชน์หลัก ส่วนผลประโยชน์รอง เช่น การปรับปรุงการบริการลูกค้าก็ไม่ควรถูกมองข้าม
ผลประโยชน์จำเป็นที่จะต้องแสดงในรูปแบบของการจะเกิดผลกระทบต่อการดำเนินงานทางธุรกิจหรือทางการเงิน ไม่ใช่จำนวนการพิมพ์ผิดหรือความผิดพลาดที่ลดลง ตัวอย่างเช่น สามารถคำนวณได้ว่า คนงานสามารถทำการบันทึกรายการจัดส่งสินค้าด้วยการสแกนด้วยบาร์โค้ดได้เร็วกว่าการเขียนด้วยลายมือลงบนสินค้าถึง 35%

ผลประโยชน์หลักจะรวมไปถึงการประหยัดของแรงงาน วัสดุ การลดจำนวนสินค้าคงคลัง และการลดค่าใช้จ่ายของการดำเนินการทั้งหมด ด้วยการลดจำนวนทรัพย์สินที่มีคงที่และเพิ่มประสิทธิภาพของแรงงาน ผลประโยชน์รองอาจประกอบไปด้วยการเพิ่มยอดขายเนื่องจากข้อมูลการจัดการที่ดีขึ้น การลดจำนวนสินค้าคงคลังให้น้อยลง เป็นต้น

การประหยัดแรงงาน
สิ่งที่สามารถประหยัดได้สูงสุดจากการบันทึกข้อมูลอัตโนมัติคือค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน การป้อนข้อมูลด้วยการสแกนบาร์โค้ดจะประหยัดเวลามากเมื่อเทียบกับการใช้ดินสอและกระดาษ เมื่อข้อมูลถูกสแกน ข้อมูลนี้ก็จะสามารถใช้ร่วมกันกับแอพพลิเคชั่นและระบบคอมพิวเตอร์ต่างๆ โดยไม่จำเป็นต้องให้มีการป้อนข้อมูลอีก

นอกจากจะให้ความสำคัญกับแอพพลิเคชั่นที่ทำให้เกิดการประหยัดแรงงานแล้ว บริษัทยังต้องคำนึงถึงผลกระทบจากระบบอัตโนมัติที่มีผลต่อบุคลากรด้วย ตัวอย่างเช่น บริษัทสามารถลดการทำงานล่วงเวลาลงได้ หรือยกเลิกงานพาร์ทไทม์ โดยที่การประหยัดแรงงานนี้ไม่ควรที่จะมีผลทำให้มีการเลิกจ้างงาน

ประโยชน์ของสินค้าคงคลัง
การปรับปรุงความถูกต้องแม่นยำของสินค้าคงคลังสามารถก่อให้เกิดประโยชน์ในหลายๆ ด้าน ได้แก่ การลดความต้องการแรงงาน การเพิ่มผลประกอบการ การลดความต้องการสินค้าคงคลัง เป็นต้น นอกจากนี้ การคำนวณประโยชน์ที่ได้รับยังต้องคำนวณร่วมกับส่วนดำเนินการอื่นๆ ได้แก่ ด้านงบประมาณของสินค้าคงคลัง และค่าใช้จ่ายดอกเบี้ย เป็นต้น

บริษัทหลายแห่งใช้กฎที่ไม่แน่นอน (rule-of-thumb) เพื่อคำนวณค่าใช้จ่ายของการดำเนินการสินค้าคงคลัง ค่าใช้จ่ายนี้จะอยู่ระหว่าง 15 - 35% ซึ่งขึ้นอยู่กับประเภทอุตสาหกรรม โดยสามารถทราบได้จากแผนกการเงินของบริษัทและผู้จัดการคลังสินค้าเพื่อช่วยในการประมาณการหาค่าดังกล่าว แต่หากจะใช้ 15% ก็ไม่ถือว่า ผิด โดยทั่วไปแล้วบริษัทส่วนใหญ่จะใช้ค่าอยู่ที่ 25%

การนำเสนอผลประโยชน์รอง
ระบบเอดีซีได้ก่อให้เกิดผลประโยชน์รองแต่ไม่ง่ายนักที่จะระบุเป็นตัวเงินได้ ผลประโยชน์รองได้แก่ ข้อมูลที่ดีขึ้น คุณภาพที่ได้รับการปรับปรุง และการบริการลูกค้าที่ดีขึ้น ควรที่จะได้รับการพิจารณาในเรื่องของการปรับปรุงค่าใช้จ่าย ผลประโยชน์รองยังช่วยให้เข้าใจและเกิดการยอมรับในระบบว่าสามารถที่จะทำอะไรได้บ้าง ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายขายได้อ้างว่าในปีที่แล้วบริษัทได้สูญเสียยอดสั่งซื้อ 3 รายการ รวมมูลค่า 50,000 ดอลลาร์ไป เนื่องจากบริษัทไม่สามารถส่งของได้ตรงตามวันที่ลูกค้าต้องการ แม้ว่าในตอนแรกนั้นระบบสินค้าคงคลังของบริษัทจะระบุว่ามีสินค้าอยู่ในคลังสินค้า แต่เมื่อจะจัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้า กลับพบว่าไม่มีสินค้าในคลังสินค้า ลูกค้าจึงต้องสั่งซื้อสินค้าจากที่อื่นแทน แสดงให้เห็นว่าข้อมูลที่ผิดๆ ในระบบสินค้าคงคลังทำให้บริษัทสูญเสียรายได้ถึง 50,000 ดอลลาร์ ด้วยเหตุนี้ระบบเอดีซีจึงสามารถป้องกันการสูญเสียในกรณีดังกล่าวได้

บทสรุป
เทคโนโลยีการบันทึกข้อมูลอัตโนมัติถือเป็นวิธีการลงทุนที่ง่ายที่สุดในการพัฒนาระบบ หลังจากการวัดค่าใช้จ่ายที่เกิดจากความผิดพลาด และการตรวจสอบว่าระบบเอดีซีสามารถกำจัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ บริษัทหลายแห่งต่างได้ข้อสรุปที่ตรงกันแล้วว่าไม่สามารถดำเนินธุรกิจในลักษณะเดิมได้อีกต่อไป

บริษัท อินเตอร์เมค เทคโนโลยี คอร์ป. ได้ช่วยเหลือทั้งธุรกิจขนาดกลางและเล็กด้วยระบบการบันทึกข้อมูลอัตโนมัติอย่างประสบผลสำเร็จ บริษัท อินเตอร์เมค เป็นผู้นำในโซลูชั่นของซัพพลายเชนของโลก และเป็นผู้นำด้านการพัฒนา การผลิต และการรวบรวมการบันทึกข้อมูลอัตโนมัติทั้งแบบมีสายและไร้สาย อุปกรณ์อาร์เอฟไอดี ระบบคอมพิวเตอร์แบบเคลื่อนที่ เครื่องพิมพ์บาร์โค้ด และสื่อผนึก ผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัทมีลูกค้าจากหลายอุตสาหกรรมนำไปใช้เพื่อปรับปรุงความสามารถในการผลิต คุณภาพ และการดำเนินงาน ตั้งแต่การจัดการซัพพลายเชนไปจนถึงการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจเพื่องานขายและงานบริการ

ติดตามทุกข่าวสารได้ผ่านช่องทาง LINE
Add friend ที่ @Positioningmag
เพิ่มเพื่อน

ติดตามผ่านช่องทาง Twitter