ญี่ปุ่นที่ได้ชื่อว่าเป็นประเทศชั้นนำด้านเทคโนโลยี แต่การรวบรวมข้อมูลผู้ติดเชื้อโควิดในแต่ละวันยังทำผ่านเครื่องแฟกซ์ ทำให้ข้อมูลล่าช้าราว 3 วัน
ทุกวันตอนเช้า เครื่องแฟกซ์ 2 เครื่องที่ศาลาว่าการกรุงโตเกียวต้องทำงานอย่างหนัก ข้อมูลจากศูนย์สาธารณสุข 31 แห่งหลั่งไหลเข้ามาก่อนกำหนดการเวลา 09.00 น. หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่จะรวบรวม และประมวลเป็นสถิติผู้ติดเชื้อในแต่ละวัน เพื่อให้ผู้ว่าการกรุงโตเกียวแถลงต่อสาธารณชน
ศูนย์สาธารณสุขแต่ละแห่งจะต้องกรอกข้อมูลผู้ป่วยลงในแบบฟอร์มขนาด A4 คนละ 1 ชุดต่อผู้ป่วย หมายความว่าถ้ามีผู้ป่วย 100 คน ก็ต้องส่งข้อมูล 100 ชุด ยอดผู้ป่วย COVID-19 รายวันจึงเป็นยอดที่ทางการกรุงโตเกียวได้รับรายงานตั้งแต่ตั้งแต่เมื่อวานนี้จนถึง 9.00 น.ของแต่ละวัน โดยนอกจากจำนวนผู้ป่วยรายใหม่ในแต่ละวันแล้ว ยังมีข้อมูลจำนวนผู้ป่วยที่ไม่รู้ว่าจะติดเชื้อมาจากที่ใด ซึ่งใช้บ่งชิ้ถึงการแพร่ระบาดของโรค
หลังจากเส้นตาย 9.00 น.แล้ว ทางการกรุงโตเกียวจะขอให้ศูนย์สาธารณสุขแห่งต่างๆ ติดตามความเคลื่อนไหวของผู้ติดเชื้อ และผู้ที่อยู่ใกล้ชิด จากนั้นก็จะนำมาเพิ่มเป็นรายละเอียด เช่น ช่วงอายุของผู้ติดเชื้อ อาการที่พบ และเส้นทางการติดเชื้อ ข้อมูลนี้จะออกมาราว 19.00-20.00 น. ของทุกวัน สื่อมวลชนต่างๆ จะได้รับข้อมูลจำนวนผู้ติดเชื้อรายวันราวช่วงบ่าย แต่ในระยะหลังมีการปรับเวลาให้เร็วขึ้นเป็นราวเที่ยงวัน
อย่างไรก็ตาม ข้อมูลนี้ไม่ใช่ตัวเลขล่าสุดใน 24 ชั่วโมงที่ผ่านมา เนื่องจากต้องใช้เวลากว่าที่ศูนย์สาธารณสุขต่างๆ จะกรอกแบบฟอร์มผู้ติดเชื้อทีละคน ประทับตราประจำตัวของแพทย์ และส่งแฟกซ์มายังที่ว่าการกรุงโตเกียว คาดว่ามีความล่าช้าราว 3 วันหลังจากผู้ติดเชื้อได้รับการยืนยันผลการทดสอบ จนถึงทางการกรุงโตเกียวได้รับรายงาน
เจ้าหน้าที่ศูนย์สาธารณสุขระบุว่า กว่าจะส่งข้อมูลให้กับทางการกรุงโตเกียวต้องมีขั้นตอนมากมายด้านเอกสาร ทั้งการยืนยันข้อมูล และต้องป้ายสีดำที่ชื่อ และที่อยู่ของผู้ป่วยเพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล จากนั้นจึงส่งแฟกซ์ไปยังที่ว่าการกรุงโตเกียว
ความล่าช้าที่เกิดขึ้นตั้งแต่กระบวนการรายงานจำนวนผู้ป่วย ทำให้การรับมือของทางการล่าช้าไปด้วย แต่เจ้าหน้าที่ของที่ว่าการกรุงโตเกียวบอกว่า ความล่าช้าที่เกิดขึ้น เพราะ “ต้องอธิบายได้ทุกขั้นตอน”
เปลี่ยนมาใช้ออนไลน์ แต่กลับยุ่งยากกว่าเดิม
การส่งข้อมูลผ่านแฟกซ์ไม่เพียงทำให้การประมวลผลและวางแผนรับมือล่าช้ามาก แต่ยังมีความผิดพลาดสูงจากเอกสารที่เป็นภูเขาเลากา ทางการกรุงโตเกียวจึงได้พัฒนาระบบที่ชื่อว่า HER-SYS ที่สามารถส่งข้อมูลผ่านทางอินเทอร์เน็ต
แต่ปัญหาก็คือ ระบบนี้ใช้ส่งข้อมูลจากศูนย์สาธารณสุข 31 แห่งมายังที่ว่าการกรุงโตเกียว แต่การส่งข้อมูลชั้นแรกจากโรงพยาบาลต่างๆ มายังศูนย์สาธารณสุขก็ยังคงใช้แฟกซ์
นอกจากนี้ การออกแบบระบบยังเพิ่มภาระยิ่งกว่าเดิม โดยแบบฟอร์มที่เป็นเอกสารมีข้อมูล 20 ข้อที่เจ้าหน้าที่ต้องกรอก แต่ในระบบออนไลน์มีข้อมูลลมากถึง 279 ข้อ เช่น อายุของผู้ปวย สัญชาติ ที่อยู่ อาการ ไปจนถึงสถานที่ที่คิดว่าติดเชื้อมา
ในช่วงที่ COVID-19 ระบาด พนักงานของหน่วยงานต่างๆ ในญี่ปุ่นหลายคนยอมเดินทางไปทำงานเพียงแค่เพื่อเซ็นชื่อและประทับตราประจำตัวในเอกสาร ทั้งๆ ที่หลายองค์กรใช้อินเทอร์เน็ตอย่างกว้างขวาง แต่ก็ยังต้องพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อเซ็นชื่อ และประทับตรา
การที่หน่วยราชการยังคงใช้ระบบที่ยุ่งยาก เพียงแค่ต้องการ “คำอธิบายทุกขั้นตอน” ไม่เพียงแค่ “ย้อนแย้ง” กับประเทศญี่ปุ่นที่ถูกมองว่าเป็นดินแดนแห่งเทคโนโลยี แต่ยังคือการถ่วงเวลารักษาชีวิตของประชาชน
