เชื่อว่า เมื่องานเยอะจนล้นมือ หลายคนคงเคยประสบปัญหาบริหารจัดเรียงลำดับความสำคัญไม่ถูกและโฟกัสอะไรไม่ได้ ซึ่งวันนี้เราจะมาแนะนำเทคนิคที่จะมาช่วยแก้ปัญหาในเรื่องนี้ นั่นคือ ‘Pomodoro Technique’ หรือ ‘เทคนิคมะเขือเทศ’
‘ฟรานเชสโก ซิริลโล’ (Francesco Cirillo) เป็นผู้คิดค้นเทคนิคบริหารเวลานี้ ส่วนที่มาของชื่อ เทคนิคมะเขือเทศ เพราะ Pomodoro มาจากภาษาอิตาลีที่หมายถึง ‘มะเขือเทศ’ เนื่องจากเขาได้แรงบันดาลใจมาจากตัวจับเวลาสำหรับทำอาหารในห้องครัวที่มีรูปทรงมะเขือเทศ (Tomato kitchen timer) นั่นเอง
หัวใจของ Pomodoro Technique คืออะไร?
Pomodoro Technique จะเน้นถึงพลังของ ‘การโฟกัส’ ด้วยวิธีการง่าย ๆ โดยมีขั้นตอนหลักอยู่ 5 ขั้นตอน ได้แก่
- เลือกโฟกัสชิ้นงานสำคัญมา 1 งาน เขียนรายละเอียดงานที่ต้องทำออกมาเป็นข้อ ๆ
- กำหนดกรอบเวลาทำงานไว้ที่ 25 นาทีต่อ 1 งานนี้
- เริ่มต้นทำงานพร้อมกับจับเวลาไม่ให้เกิน 25 นาที
- เมื่อถึง 25 นาทีครบกำหนดให้ขีดกำกับงานที่ทำเสร็จไปแล้ว ก่อนจะไปพักเบรคเพื่อผ่อนคลายเป็นเวลา 5 นาทีเต็ม เช่น ลุกเดินออกจากโต๊ะทำงานและห้ามคิดหมกมุ่นกับงานในหัว เป็นต้น
- เมื่อหมดเวลาพัก 5 นาที ให้กลับมาทำงานชิ้นต่อไป โดยกำหนดไว้ที่ 25 นาทีเหมือนเดิม วนลูปแบบนี้ต่อไป โดยงานชิ้นหลัง ๆ ให้เพิ่มเวลาพักเบรกเป็น 15-30 นาที
ทั้งนี้ ฟรานเชสโกผู้คิดค้น Pomodoro Technique แนะนำให้ใส่ความ ‘ยืดหยุ่น’ ลงไปได้ ไม่ว่าจะเป็นการปรับแต่งเทคนิคให้เหมาะสมกับงานและจริตของตัวเราเอง รวมถึงอย่ายึดติดกับตัวเลขมากจนเกินไป
ยกตัวอย่างเช่น ถ้างานเสร็จก่อน 25 นาทีที่กำหนด อาจใช้เวลานั่งทบทวนความถูกต้องอีกครั้ง เพื่อความรอบคอบ หรือ ถ้างานยังไม่เสร็จแม้จะครบ 25 นาทีแล้ว ก็ยังบังคับควบคุมจิตใจตัวเองให้หยุดเลิกทำแล้วไปพัก 5 นาทีก่อน
Pomodoro Technique เป็นเทคนิคบริหารเวลาที่ได้รับการยอมรับและมีความนิยมในวงกว้าง เนื่องจากทำได้ง่ายและสอดคล้องกับกระบวนการทำงานของสมองมนุษย์เราที่เรียกว่า Parkinson’s Law คือ คนเรามักมีแนวโน้มทำงานไปเรื่อย ๆ ตราบเท่าที่มีเวลา ถ้ามีเวลามาก ก็จะทำงานเอื่อยเฉื่อยไปเรื่อย ๆ แต่ถ้ามีเวลาน้อย ก็จะรีบทำงานให้เสร็จ
เมื่อเทคนิคดังกล่าวบังคับจำกัดเวลาลงเหลือแค่ 25 นาที เราจึงมีแนวโน้มพยายามทำให้เสร็จอย่างดีเยี่ยมภายใน 25 นาทีเท่าที่มี
นอกจากนี้ Pomodoro Technique ยังให้พลังกับการ ‘โฟกัส’ ที่งานเพียงชิ้นเดียว ซึ่งผลวิจัยชี้ว่า สมองคนเรามีสมาธิในการทำงานได้ดีกว่าเมื่อเพ่งสมาธิไปกับการทำงานเพียงอย่างเดียว (Single tasking) ขณะที่การกำหนดเวลา 25 นาที เป็นระยะเวลาที่ ‘ไม่มากไป’ และ ‘ไม่น้อยไป’ สำหรับการที่สมองจะโฟกัสตั้งใจทำอะไรได้อย่างมีสมาธิ
สิ่งที่หลายคนชื่นชอบเทคนิคนี้ ก็คือ ‘เวลาเบรกพัก 5 นาที’ เสมือนการทำงานของสมองคนเราที่จะโฟกัสเพ่งสมาธิ สลับกับการหยุดพักเบรก
ขณะเดียวกัน ก็ช่วยลดโอกาสเกิดภาวะออฟฟิศซินโดรม เพราะการได้ลุกออกเดินขณะพักเบรค 5 นาที จะทำให้เราไม่เครียดจัดจนเกินไป ซึ่งจะส่งผลเสียต่อทั้งร่างกายและจิตใจของเราได้
อ้างอิง
- https://www.pomodorotechnique.com
- https://www.jobillico.com/blog/en/the-pomodoro-technique
- https://medium.com/@theintrovertalert/the-man-behind-the-pomodoro-technique-a-look-into-the-life-of-francesco-cirillo-80ca95ed0535
