โดย คุณปราโมทย์ เจริญศรีวณิช Senior Business Manager บริษัท เฟิร์ส ลอจิก จำกัด
คณะผู้บริหารมหาวิทยาลัยหอการค้าไทยมีวิสัยทัศน์ก้าวไกล ในด้านการพัฒนาระบบงานที่เกี่ยวข้องกับการเรียนการสอน ด้านบริการวิชาการแก่ชุมชน และงานภายในมหาวิทยาลัย โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การพัฒนา ทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายของภาครัฐบาลและนโยบายของทางมหาวิทยาลัยเอง และยังเป็นตัวแปรที่ช่วยผลักดันให้มหาวิทยาลัย เป็นที่ยอมรับและเป็นมาตรฐานระดับสากล และ ให้เทียบเท่ามหาลัยที่มีชื่อเสียงอื่นๆ ทั่วโลก ซึ่งการพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศนี้จะเป็น ระบบงาน และ Platform ที่ เป็นมาตรฐานเดียวกัน สามารถรองรับ และตอบสนองความต้องการของนักศึกษา บุคลากรของมหาวิทยาลัย และ ยังช่วยส่งเสริมและสนับสนุนกกิจการด้านต่าง ๆรวมทั้งในส่วนของการเรียนการสอนให้แก่คณาอาจารย์ และนักศึกษาเพิ่มมากขึ้น อย่างมีประสิทธิภาพได้อีกด้วย
ระบบงานที่นำเสนอให้กับมหาวิทยาลัย ประกอบด้วยระบบงานด้านต่างๆ ที่ช่วยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้และผู้เกี่ยวข้อง เช่น นักศึกษา,อาจารย์ และเจ้าหน้าที่ของมหาวิทยาลัย เริ่มตั้งแต่ระบบงานรับสมัครนักศึกษา, ระบบงานทะเบียนนักศึกษา, ระบบงานบุคลากร, ระบบงาน MIS และระบบงานด้านอื่นๆที่สนับสนุนการทำงานของบุคลากร เพื่อให้บริการแก่นักศึกษาจนกระทั่งสำเร็จการศึกษา อย่างครบวงจร ซึ่งระบบงานทั้งหมดข้างต้น จะพัฒนาโดยใช้ Platform ที่เป็นมาตรฐานเดียวกันที่สามารถเชื่อมต่อข้อมูล, การใช้ข้อมูล หรือการใช้ resources ที่สามารถนำมาใช้งานร่วมกันได้ อีกทั้งยังมี modules ต่างๆที่สามารถนำมาใช้งานได้ทันทีที่มีให้อยู่แล้วในระบบ เช่น module ของ webflow, security, user profile, management, console, payment, development tools เป็นต้น ซึ่งระบงานและ platform ที่ช่วยในการพัฒนาระบบงานต่างๆได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากยิ่งขึ้นนี้ เรียกว่า Services Oriented Platform (SOP) เป็น Platform ที่พัฒนาขึ้นโดยบริษัท Ecquaria ในประเทศสิงค์โปร และได้มีการใช้งานอย่างแพร่หลายในสถาบันอุดมศึกษาหลายๆประเทศ เช่น ประเทศ สิงค์โปร, อินโดนีเชีย, มาเลเชีย, อเมริกา, ออสเตรเลีย เป็นต้น
Module -Webflow เป็น module หนึ่งในหลายๆ module ที่สำคัญของ SOP ซึ่งสามารถช่วยให้การพัฒนาระบบงานรับสมัครนักศึกษา ของมหาวิทยาลัยหอการค้าไทย เป็นไปอย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ที่มีรูปแบบการจัดการของ พารามิเตอร์ (variables) , แบบฟอร์ม (Form), เงื่อนไข(Condition) ของ process งาน, การจัดการของกลุ่มผู้ใช้งาน, java editor, html editor, version control, access control, process flow เป็นต้น เพื่อให้ programmers, project manager ใช้ใน การพัฒนาระบบเป็นไปตามความต้องการของมหาวิทยาลัย
Module EDX เป็นอีก module หนึ่งที่สำคัญของทาง SOP ที่ช่วยในการเชื่อมต่อข้อมูลของระบบต่างๆที่ใช้เทคโนโลยีในการพัฒนาที่แตกต่างกันสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกันได้ โดยใช้ module EDX ช่วย ทั้งในส่วนของ Web services, XML, หรือการเชื่อมต่อโดยตรงกับทาง Database ซึ่งมีส่วนช่วยในการรวบรวมข้อมูลต่างๆที่กระจัดการจายอยู่ในระบบต่างๆของทางมหาวิทยาลัย เพื่อให้การเข้าถึงข้อมูลโดยการ access เข้าที่จุดๆ เดียวกัน และสามารถประมวลผลข้อมูลที่รวบรวมมา ให้เป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับผู้บริหารระดับสูง และผู้บริหารอื่นๆได้ เรียกว่า Executives Summary report ได้เป็นต้น
จากที่ได้กล่าวมาข้างต้นพอสรุปได้ว่า สิ่งที่เกิดขึ้นจากการที่มหาวิทยาลัยหอการค้าไทยพัฒนาระบบงานด้วยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการสื่อสารมาใช้ ระบบงานรับสมัครนักศึกษา University Admission System ก่อให้เกิดการสร้างภาพพจน์ที่ดีของมหาวิทยาลัยในการนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้ในระบบงาน โดยผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องรับรู้ได้ทันทีที่ใช้ระบบ ซึ่งมีทั้งผู้สมัครสอบ นักศึกษา เจ้าหน้าที่ อาจารย์ คณบดี และผู้บริหารของมหาวิทยาลัย อีกทั้งเป็นการสร้างช่องทางในการรับสมัครนักศึกษาที่เด่นชัดทั้ง 3 ช่องทาง ได้แก่ การสมัครจากภายนอกมหาวิทยาลัยผ่านเครือข่าย Internet การสมัครภายในมหาวิทยาลัยโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีไว้ให้บริการผ่านเครือข่าย Intranet และสำหรับผู้สมัครที่ใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่คล่องสามารถพึ่งพาให้เจ้าหน้าที่ทำการสมัครให้ได้ และทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องและต้องใช้ข้อมูลของผู้สมัคร สามารถนำข้อมูลนี้ไปใช้ประโยชน์ในภาระงานที่ทำได้ทันทีเช่น กองทะเบียนฯ กองส่งเสริมการรับสมัคร กองการเงิน คณะ ฝ่ายวางแผนและพัฒนาตลอดจนผู้บริหารเป็นต้น นอกจากนี้ยังได้ปรับปรุงขั้นตอนกระบวนการรับสมัครในห้องประชุม ก่อให้เกิดการลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ผู้รับสมัคร ลดแบบพิมพ์ที่เป็นเอกสารเดิมลงได้
กล่าวคือสามารถกำหนดจำนวนนักศึกษาที่คณะ/สาขาวิชาต่าง ๆ จะรับรวมทั้งจำนวนสำรองที่กำหนดเพิ่มได้ โดยระบบจะทำการเตือนเจ้าหน้าที่ และคณบดีเมื่อการรับสมัครมีจำนวนใกล้จะครบตามที่กำหนด เพื่อประกอบการตัดสินใจว่าจะขยายจำนวนการรับสมัคร หรือเป็นเครื่องมือให้อาจารย์ผู้สอบสัมภาษณ์แนะนำผู้สมัครให้เลือกเรียนในรอบ หรือคณะอื่น ๆ ได้ ทำให้ผู้บริหารสามารถดูข้อมูลจำนวนนักศึกษาที่สอบผ่านในแต่ละคณะ/สาขาวิชา ได้จากระบบ ในรูปแบบรายงานสำหรับผู้บริหาร ซึ่งสามารถทำเป็น Graphic ได้หลายรูปแบบ และแสดงผลแบบ Real time ซึ่งในอนาคตหากมหาวิทยาลัยขยายวิทยาเขตออกไป ระบบงานนี้สามารถรองรับการทำงานดังกล่าวได้ทันที
