แนวทางแก้ไขปัญหาที่บริษัทต่างๆ ซึ่งเผชิญกับวิกฤตจากการตรวจพบสารปนเปื้อนเมลามีนในผลิตภัณฑ์ อย่างเช่น เอส แอนด์ พี และนมตรามะลิ ได้ลงมือทำลงไปนั้น เรียกอีกอย่างได้ว่า การบริหารจัดการในภาวะวิกฤต หรือ Crisis Management
นิยามง่ายๆ ของ Crisis Management คือ การจัดการบริหารในภาวะที่เกิดขึ้นฉุกเฉินมากกว่าภาวะปกติ และไม่ได้มีการเตรียมรับมือใดๆ มาก่อนทั้งสิ้น
อย่างไรก็ตาม การรับมือวิกฤตไม่ใช่แค่จัดการปัญหาฉุกเฉินที่เกิดขึ้นให้คลี่คลายอย่างรวดเร็วที่สุดเท่านั้น ในขณะเดียวกัน ทุกปฏิกิริยาของบริษัทที่ตอบกลับมายังสังคมที่กำลังจับจ้องอยู่ ต้องสามารถเรียกความเชื่อมั่นจากลูกค้าให้กลับคืนมาให้ได้
ธีระพล แซ่ตั้ง กรรมการผู้จัดการ บริษัท ที เอส ซี จำกัด และที่ปรึกษาทางด้านการตลาดให้กับบริษัทชั้นนำอื่นๆ บอกว่า วิกฤตที่เกิดขึ้นกับองค์กรนั้น หากมองถึงที่มาของปัญหาสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ วิกฤตที่เกิดขึ้นแบบฉับพลันทันด่วน และวิกฤตที่เกิดจากเหตุการณ์เล็กๆ แต่ไม่ควบคุมให้ดีจนลุกลามกลายเป็นปัญหาใหญ่ หรือที่เรียกว่า Tipping Point อย่างเช่น กรณีการทุบรถฮอนด้า ซีอาร์วี ต่อหน้าสื่อมวลชน ทั้งๆ ที่ปัญหาควรจบที่ระดับผู้จัดการศูนย์เท่านั้น
วิกฤตเมลามีนที่เกิดขึ้นทั่วโลกในครั้งนี้จัดอยู่ในประเภทที่เกิดขึ้นแบบฉับพลันทันด่วน เป็นภาวะฉุกเฉินที่ไม่ได้คาดคิดมาก่อน และที่สำคัญปัญหาที่เกิดขึ้นเกี่ยวข้องกับอาหาร ทำให้ความรุนแรงของวิกฤตยิ่งเพิ่มขึ้นหลายเท่าตัว
หากเรียงลำดับความรุนแรงของวิกฤตตามประเภทสินค้า ธีระพลบอกว่า วิกฤตที่เกิดขึ้นกับอาหารและยา มักถูกพิจารณาว่ารุนแรงที่สุด เนื่องจากเป็นสิ่งที่บริโภคเข้าไปในร่างกาย ตามมาด้วยเครื่องสำอาง ของใช้สำหรับเด็ก เสื้อผ้า ส่วนที่รุนแรงน้อยที่สุด คือ รถและบ้าน
สัญชาตญาณซีอีโอ ต้อง “เร็ว” และ “จริงใจ”
ไม่ว่าข้อเท็จจริงของปัญหาจะเกิดจากความผิดพลาดของบริษัทผู้ผลิตเอง หรือเป็นความเข้าใจผิดของผู้บริโภค หรือถูกกลั่นแกล้งจากใครก็ตาม แต่เมื่อปัญหาได้แปรเปลี่ยนเป็นวิกฤตแล้ว คนแรกที่ควรออกมาแล้วมีน้ำหนักต่อการให้ข่าวมากที่สุด คือ ผู้บริหารสูงสุดขององค์กร
การรอให้เรื่องเงียบ หรือรอให้ได้แผนการแก้วิกฤตที่ชัดเจนก่อนจนเวลาผ่านไปหลายวันแล้วค่อยออกมา ตอนนั้นภาพลักษณ์ของบริษัท และความเชื่อมั่นที่ผู้บริโภคมีให้ก็สูญเสียไปแล้ว
เมื่อผู้บริหารสูงสุดขององค์กรเป็นคนออกโรงเองด้วยความไวต่อสถานการณ์แล้ว สิ่งที่ควรทำลำดับถัดไป คือ การขอโทษประชาชน ถึงแม้ว่าในตอนนั้นยังไม่ทราบข้อเท็จจริงของปัญหาที่เกิดขึ้นก็ตาม
“หลังจากเก็บสินค้าแล้ว ลำดับแรกที่ต้องทำ คือ ซีอีโอต้องออกมาเร็ว และสอง ต้องขอโทษในความผิดพลาดที่เกิดขึ้น ขอโทษที่ทำให้ลูกค้าเกิดความสับสน จากนั้นจึงค่อยบอกว่ากระบวนการถัดไปเราจะทำอะไรต่อ โดยส่วนใหญ่ คือ การตรวจสอบข้อเท็จจริง ซึ่งการตรวจสอบนี้ไม่ควรทำเอง แต่ต้องใช้หน่วยงานกลางเข้าไปร่วมตรวจสอบ เมื่อผลการตรวจออกแล้วนำข้อมูลมาเผยแพร่ให้เร็วที่สุดในเชิงบวก หรือระหว่างที่รอข้อมูลต้องอัพเดทความคืบหน้า”
ส่วนการโฆษณาประชาสัมพันธ์เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการรับมือวิกฤต แต่ถ้าต้องการสร้างความมั่นใจให้ผู้บริโภคยิ่งขึ้น ควรนำลูกค้าที่ใช้จริงและไม่เคยเกิดปัญหามายืนยันด้วยอีกทางหนึ่ง
การนำขั้นตอนมาเรียงลำดับเพื่อเป็นแนวทางจัดการวิกฤตทำให้ดูเหมือนง่าย แต่ในความเป็นจริงแล้วซับซ้อน และยากมากกว่านั้น ส่วนหนึ่งเพราะบริษัทมักเข้าข้างตัวเอง โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง
“พนักงานที่เป็นผู้บริหารระดับกลางที่ได้สัมผัสลูกค้าบ่อยๆ เขาสามารถรับรู้ถึงปัญหาไม่มากก็น้อย แต่ระดับผู้บริหารมักไม่ยอมรับปัญหาที่เกิดขึ้น ขณะที่กระบวนการกว่าจะส่งเรื่องถึงผู้บริหารต้องใช้เวลากว่าจะรายงานมาถึง เมื่อเข้าที่ประชุมแล้ว ผู้บริหารมักถามกลับว่ามีตัวเลขยืนยันกี่เปอร์เซ็นต์ ซึ่งถ้าจำนวนผู้ได้รับความเสียหายมีน้อย ปัญหานั้นก็จะถูกละเลย”
“มุมมองของผู้บริหาร คือ ถ้าเขาตัดสินใจมีปฏิกิริยากับเรื่องใดเรื่องหนึ่งเร็วเกินไปจะทำให้เสียชื่อแบรนด์ แต่วิธีคิดแบบนี้ผมมองว่าผิด ใช่ ไม่ใช่ ชัวร์ ไม่ชัวร์ ก็ควรออกมาเร็วที่สุด”
ตัน ภาสกรนที ประธานกรรมการกลุ่มโออิชิ กรุ๊ป จำกัด (มหาชน) คือผู้บริหารสูงสุดที่ธีระพลมองว่าเต็มไปด้วยสัญชาตญาณในการแก้ไขปัญหา
เมื่อเกิดปัญหากรดเกลือในชาเขียว ตันออกมารับมือกับวิกฤตด้วยตัวเองอย่างรวดเร็ว เพราะสไตล์ของเขาที่ไม่ได้จบบริหาร แต่ตันใช้สัญชาตญาณล้วนๆ ในการแก้จัดการวิกฤต ให้สังคมรับรู้ถึงความตื่นตัวขององค์กรในการแก้ปัญหา
ที่ผ่านมา องค์กรที่มีแนวทางการบริหารแบบสมัยใหม่เมื่อเกิดภาวะฉุกเฉินในองค์กรจึงสามารถคลี่คลายได้ค่อนข้างรวดเร็ว แต่สำหรับองค์กรที่บริหารแบบ Conservative ที่มีความเชื่อว่า ยิ่งช้า ยิ่งดี ยิ่งเงียบเรื่องก็จะเงียบไปเลย ท้ายที่สุดก็จะสูญเสียฐานลูกค้าไป
เพราะโลกยุคใหม่ การสื่อสารมวลชนเต็มไปด้วยความเร็วและแรง โดยเฉพาะ Viral Marketing ฉะนั้น องค์กรที่มีการบริหารแบบ Conservative จำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีคิดใหม่ การเงียบและรอให้เรื่องสงบ ไม่ใช่การแก้ปัญหา
ต้นทุนแบรนด์ ตัวช่วยกู้วิกฤต
ต้นทุนแบรนด์ คุณภาพของสินค้า และกิจกรรมเพื่อสังคม หรือซีเอสอาร์ ทั้งสามปัจจัยล้วนเป็นตัวช่วยชั้นดียามที่องค์กรเผชิญวิกฤต
“ตัวแบรนด์ที่ลงทุนสั่งสมจนกลายเป็นต้นทุน คุณภาพสินค้าที่ดี ไม่เคยเกิดปัญหาเลย และกิจกรรมเพื่อสังคมที่เคยทำมาเป็นระยะๆ ทั้งหมดมีส่วนช่วยทำให้หนักเป็นเบาได้ คนจะพร้อมให้อภัยมากกว่าเมื่อเทียบกับองค์กรที่ขาดตัวช่วยเหล่านี้ ซึ่งถ้าในมุมนี้ซีเอสอาร์จะเป็นตัวช่วยอย่างหนึ่ง ซีเอสอาร์ไม่จำเป็นต้องไปปลูกป่า หรือการบริจาค แต่เป็นการคืนอะไรสู่สังคมบ้าง อย่างน้อยคนก็จะมองว่าบริษัทนี้ไม่ขี้เหนียว”
“อย่างไรก็ตาม หากถึงแม้ในอดีตจะโหมกระหน่ำทำซีเอสอาร์มามากขนาดไหน หรือชื่อเสียงแบรนด์แต่ก่อนจะดีเพียงใด แต่หากขาดการรับมือวิกฤตที่ดี ทุกอย่างที่เคยทำมาก็สูญเปล่า”
กรณีแหม่ม คัทลียา แมคอินทอช เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุด
หากมองเธอเป็นแบรนด์สินค้า แหม่ม คัทลียา เป็นแบรนด์ที่มีต้นทุนสูงมาก ตลอดที่เธออยู่ในวงการแทบไม่มีเรื่องเสื่อมเสียที่ส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงเกิดขึ้น จนได้รับขนานนามว่าเป็น “เจ้าหญิงแห่งวงการบันเทิง” ขณะเดียวกัน ภาพลักษณ์ของเธอที่ช่วยกิจกรรมเพื่อสังคมอย่างต่อเนื่อง และได้รับคัดเลือกให้เป็นทูตขององค์กรเพื่อสังคมต่างๆ ยิ่งช่วยตอกย้ำแบรนด์ของเธอให้เด่นชัดขึ้นไปอีก
แต่เมื่อเกิดวิกฤตกับตัวเธอขึ้น เธอกลับใช้วิธีการปฏิเสธ และไม่พูดความจริงกับประชาชน ซึ่งเปรียบเหมือนผู้บริโภคที่จงรักภักดีต่อแบรนด์มาตลอด ถึงแม้สุดท้ายออกมาพูดความจริงเป็นเข่นไร แต่ก็ดูเหมือนกับว่าจะสายเกินไป เพราะเมื่อเธอกลับคืนสู่วงการบันเทิงอีกครั้ง กลับไม่ได้รับการตอบรับที่ดีจากประชาชนเช่นเดิม
“ภาพลักษณ์ยิ่งดีมากเท่าไร หากพลาดแล้วไม่ยอมรับ ความดีที่ที่เคยมีไว้ โมเมนตั้มจะสั่งสมและผลักดันให้ผู้บริโภคต่อต้านอย่างแรงเป็นสองสามเท่า”
“ฉะนั้น ย้อนกลับมาที่องค์กรที่ทำซีเอสอาร์มาตลอด ถ้าเกิดอะไรขึ้นมาแล้วเงียบ หรือบอกปัด ที่ทำมาทั้งหมดคนจะมองทันทีว่าเป็นการสร้างภาพ มันเป็นดาบสองคม”
4 ขั้นตอนแก้ไขวิกฤต
1.Quick Response หรือการตอบสนองต่อสังคมอย่างรวดเร็วที่สุด โดยเฉพาะการกระทำในลักษณะกล่าวขอโทษต่อผู้ได้รับความเสียหาย ลูกค้า และประชาชนทั่วไป
2.Care Voice หรือการใส่ใจในทุกเสียงของผู้บริโภค ควรรับฟังทุกคำเสนอแนะที่มาจากผู้บริโภค
3.Control Game หรือการควบคุมสถานการณ์ให้ได้ การควบคุมสถานการณ์ไม่ใช่การควบคุมสื่อมวลชน แต่ควรมีจังหวะที่ถูกต้องในการนำเสนอข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
4.Solution Oppose เสนอแนวทางแก้ไชวิกฤต ต้องเร่งสร้างความเข้าใจกับสื่อมวลชน และผู้บริโภค และผู้บริหารควรแสดงความรับรู้เมื่อมีปัญหาใดๆ เกิดขึ้น ดังนั้น การติดตามข่าวสารทุกวันในช่วงวิกฤตจึงเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อรับมือกับปัญหาได้อย่างเหมาะสมมากที่สุด
