PAPERSPACE ผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบพื้นที่สำนักงานเผยเทรนด์ที่ทำงานปี 2030 ที่ทำงานจะมีขนาดเล็กลงมาก โต๊ะทำงานประจำจะหายไป AI จะเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของที่ทำงาน พร้อมเปิดบ้าน Mindshare ประเทศไทย ปรับครั้งใหญ่รับการทำงานในอนาคต
ซึ่งสำนักงานใหม่นี้มีการออกแบบภายใต้แนวคิด Activity Based Workplace ที่นิยมใช้กันทั่วโลก เพื่อสร้างพื้นที่การทำงานที่ยืดหยุ่น คล่องตัว สำหรับการทำงานไร้กรอบในยุคดิจิทัล รองรับคนทำงานเพิ่มขึ้นโดยใช้ขนาดพื้นที่เท่าเดิม ชี้ที่ทำงานที่ดีสร้างข้อได้เปรียบทางการแข่งขันและส่งผลให้ธุรกิจเติบโต
สมบัติ งามเฉลิมศักดิ์ ผู้ร่วมก่อตั้ง เปเปอร์สเปซ (PAPERSPACE) บอกว่า
“ในอีก 10 ปีข้างหน้า การเป็นประชากรของโลก หรือ Global Citizen จะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงทรัพยากรต่างๆ ได้ง่ายขึ้นจากทุกมุมโลก ซึ่งไม่เพียงแค่ไลฟ์สไตล์เท่านั้นที่จะเปลี่ยนไป แต่เทรนด์ของพื้นที่สำนักงานก็จะเปลี่ยนไปด้วย พื้นที่ใช้สอยของสำนักงานจะมีขนาดเล็กลงอย่างเห็นได้ชัด และกระจายตัวไปตามสถานที่ต่างๆ ทำให้ไม่เสียเวลาเดินทางวันละหลายชั่วโมง จะมีการใช้อุปกรณ์สวมใส่แบบไฮเทค (Wearable device) ผสมผสานกับจอฉายภาพที่ทำให้ติดต่อสื่อสารกับผู้ร่วมงาน ขณะที่ Ai จะเป็นตัวกำหนดสภาพแวดล้อมในการทำงานที่เหมาะสมรวมไปถึงสามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานของพื้นที่ได้”
Mindshare ปรับใหญ่ รองรับการทำงานในอนาคต
สำหรับประเทศไทย มีบริษัทชั้นนำได้นำแนวคิดนี้มาใช้ในการออกแบบสำนักงานบ้างแล้ว อาทิ Mindshare ประเทศไทย ซึ่งเป็นเอเยนซี่ขนาดใหญ่ที่มีการทำงานร่วมกันทั่วโลก โดยสำนักงานประเทศไทยต้องการปรับปรุงพื้นที่ให้มีความพร้อมสำหรับรูปแบบการทำงานในอนาคต มีการนำแนวคิด Activity Based Workplace มาปรับใช้ ผสมผสานกับการจัดสำนักงานแบบเดิม
ปัทมวรรณ สถาพร กรรมการผู้จัดการ มายด์แชร์ ประเทศไทย กล่าวว่า
“พนักงานของมายด์แชร์ทุกวันนี้ถือเป็นคนทำงานยุคดิจิทัลที่ไร้กรอบ ต้องการความรวดเร็วในการทำงาน และการทำงานแบบทีมเวิร์ค จึงเกิดโจทย์ว่าแล้วพื้นที่ทำงานแบบใดจะเข้ากับวิถีของคนเหล่านี้ ที่จะเพิ่มขีดความสามารถ จึงต้องการสร้างสำนักงานที่รองรับการทำงานในอนาคต ทำให้พนักงานปัจจุบันมีความภาคภูมิใจที่ได้ทำงานที่นี่และอยากทำงานต่อไป รวมไปถึงการดึงดูดคนที่มีความสามารถจากที่อื่นให้อยากเข้ามาร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร”
ขณะเดียวกัน ยุคของการขับเคลื่อนข้อมูลเพื่อสร้างข้อได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจ จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทุกประเภทเข้ามาช่วยผลิตผลงาน พื้นที่สำนักงานใหม่ที่ยึดตามหลัก Agile นั้นช่วยให้เกิดการทำงานที่รวดเร็ว ลดการทำงานที่เป็นขั้นตอนและงานด้านเอกสารลง สร้างการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน ลดการแบ่งลำดับขั้นของพนักงานเพื่อให้ได้
ปัทมวรรณเสริมอีกว่า ออฟฟิศของมายด์แชร์ถูกออกแบบมาตั้งแต่ 10 ปีที่แล้ว ขณะนั้นวิธีการทำงานแตกต่างจากปัจจุบันค่อนข้างมาก โดยปัจจุบันพนักงานของมายด์แชร์ต้องการความคล่องตัวและยืดหยุ่นในการทำงาน ด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนาขึ้นทำให้ไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานอยู่แค่โต๊ะทำงานส่วนตัวอีกต่อไป อีกทั้งการเพิ่มขึ้นของจำนวนพนักงานในช่วงหลายปีที่ผ่านมา จึงต้องออกแบบสำนักงานแห่งใหม่ของมายด์แชร์ให้รองรับปัจจัยเหล่านี้ได้
วิเคราะห์พฤติกรรม และจัดการพื้นที่ให้ดีขึ้น
การออกแบบปรับปรุงครั้งใหญ่ให้กับมายแชร์ ได้เริ่มจากการวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงาน กิจวัตรประจำวัน และเป้าหมายของผู้บริหารองค์กรที่ต้องการให้พนักงานแต่ละแผนกมีปฏิสัมพันธ์กันมากกว่าเดิม พื้นที่ของสำนักงานใหม่ต้องสามารถรองรับจำนวนพนักงานได้มากขึ้น แต่ไม่ต้องขยายพื้นที่ เกิดวัฒนธรรมองค์กรใหม่ที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
สมบัติบอกว่า ปัญหาหลักๆ ที่พบคือความแออัดของที่นั่ง รวมไปถึงรูปแบบการจัดสำนักงานที่ไม่สอดคล้องกับการทำงานในปัจจุบัน
- โต๊ะทำงานใหม่ถูกออกแบบให้มีขนาดเล็กลงเพื่อรองรับยุคดิจิทัล และเอื้อต่อการใช้งานเทคโนโลยีได้สะดวกขึ้น แตกต่างจากในอดีตที่ต้องการโต๊ะทำงานขนาดใหญ่เพราะจำเป็นต้องวางเอกสารจำนวนมากบนโต๊ะ
- เปลี่ยนจากที่เคยต้องมีโต๊ะทำงานประจำให้กับพนักงานทุกคน มาเป็นการเตรียมพื้นที่ทำงานในรูปแบบที่หลากหลาย ตั้งแต่โต๊ะทำงานประจำ (Fixed desk) สำหรับตำแหน่งที่ต้องนั่งทำงานกับโต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการเงิน บัญชี หรือฝ่ายบุคคล
- ส่วนตำแหน่งที่ไม่จำเป็นต้องทำงานที่โต๊ะตลอดทั้งวัน อาทิ ฝ่ายการตลาด หรือฝ่ายขาย จะถูกเตรียมพื้นที่ทำงานที่หลากหลายไว้ เช่น Hotdesk, Phonebooth, Meeting pod คล้ายๆ กับใน Co-working space เพื่อให้พนักงานสามารถเลือกใช้งานพื้นที่ได้ตามความต้องการในช่วงเวลาต่างๆ ของวันได้อย่างคล่องตัว
- พื้นที่โถงกลางถือเป็นพื้นที่ที่โดดเด่นที่สุดแต่กลับมีคนใช้พื้นที่บริเวณนี้น้อยมาก จึงใช้การออกแบบมาแก้ปัญหาโดยปรับปรุงการใช้งาน สีสัน แสงสว่าง รวมไปถึงบรรยากาศ เพื่อก่อให้เกิดการทำงานร่วมกันของพนักงานมากขึ้น
- สร้างฟังก์ชั่นที่เหมาะสมใช้งานได้จริงเพื่อให้พนักงานอยากมาใช้งานมากขึ้น อาทิ มุมพบปะพูดคุย มุมกาแฟ พื้นที่สันทนาการ ห้องออกกำลังกาย สามารถปรับให้เป็นห้องประชุมทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการได้
ปัทมวรรณเปิดเผยถึงผลของการปรับปรุงสำนักงานครั้งนี้ว่า “พนักงานส่วนใหญ่ให้เสียงตอบรับในทางที่ดี ทั้งเรื่องของปฏิสัมพันธ์ระหว่างทีมต่างๆ ที่ดีขึ้น รวมถึงความยืดหยุ่นของการทำงานที่คล่องตัวขึ้น นอกจากนี้ยังได้เสียงตอบรับที่ดีมากจากผู้บริหารจากหลายประเทศว่า มายแชร์ ประเทศไทย เป็นสำนักงานที่ดีที่สุดแห่งหนึ่งของมายแชร์ทั่วโลก
“แม้จะมีกระแสการทำงานที่บ้าน ทำงานนอกสถานที่ แต่ไม่ว่าอย่างไรโลกอนาคตก็จะยังคงต้องมีสำนักงานอยู่ต่อไป เพียงแค่เป็นการปรับรูปแบบให้เหมาะสมกับยุคของ Paperless และการใช้ข้อมูล (Data) ขนาดของสำนักงานที่เล็กลงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น บางบริษัทไม่จำเป็นต้องมีสถานที่ทำงานเป็นของตัวเอง แต่ยังต้องมีโค-เวิร์คกิ้งสเปซ (Co-working space) เพื่อให้พนักงานในองค์กรได้มาพบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนแนวคิดเพื่อพัฒนาสิ่งต่างๆ เพราะพื้นที่ทำงานที่ส่งเสริมการทำงานของพนักงาน ย่อมส่งผลให้ประสิทธิภาพงานทำงานดีขึ้น ธุรกิจก็จะเติบโตไปด้วยเช่นเดียวกัน” สมบัติ กล่าวทิ้งท้าย
