การจัดประชุมออนไลน์อาจเป็นเรื่องใหม่ที่หลายคนไม่คุ้นเคย นอกจากเรื่องทางเทคนิคอย่างวิธีดาวน์โหลดและใช้งานแต่ละโปรแกรมที่ต้องมาหัดเรียนรู้กันใหม่ บรรยากาศและมารยาทในการประชุมยังเปลี่ยนไปด้วย เพราะกลายเป็นว่าทุกคนนั่งอยู่หลังจอที่บ้านแทนที่จะเป็นห้องประชุม
Positioning รวบรวมคำแนะนำจากหลายแหล่ง เพื่อให้คุณสามารถจัดการประชุมและร่วมประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่เปลืองเวลาการทำงาน ไม่อึดอัดใจ ทำงานแบบ Work from Home ได้อย่างมีความสุข
1.อย่าใส่ชุดนอน
มารยาทพื้นฐานสุดๆ ที่หลายคนมองข้ามไป เพราะการทำงานจากบ้านทำให้รู้สึกสบายๆ จนเผลอใส่ชุดนอน ชุดออกกำลังกาย หรือชุดอยู่บ้านที่ไม่เป็นทางการเกินไปเข้าประชุมออนไลน์ แต่ที่จริงแล้ว แม้จะเป็นการประชุมออนไลน์ก็ยังนับว่าเป็นการพบปะเพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้า ดังนั้นควรจะแต่งตัวรัดกุมสักหน่อย อย่างน้อยแค่ครึ่งท่อนบนก็ยังดี
2.เลือกพื้นหลังเรียบๆ
ก่อนการประชุมควรตรวจสอบมุมกล้องว่าด้านหลังของเราจะเห็นอะไรบ้าง คงไม่ดีแน่ถ้าให้เพื่อนร่วมงานได้เห็นกองเสื้อผ้าล้นตะกร้าด้านหลัง และถ้าจะให้ดีที่สุด ควรเลือกมุมกล้องที่มองเห็นด้านหลังเป็นสีพื้นเรียบๆ เพื่อให้ไม่เบี่ยงเบนความสนใจเพื่อนร่วมงาน แต่ถ้าหากหามุมในบ้านไม่ได้ อาจจะลองเปลี่ยน Virtual Background ดูเพื่อปกปิดความยุ่งเหยิงของบ้าน
3.ทำความคุ้นเคยกับโปรแกรม
ใช่ว่าแต่ละคนจะใช้แค่โปรแกรมเดียวในการประชุม เพราะบางครั้งการประชุมกับคนภายนอกบริษัทอาจจะใช้โปรแกรมที่แตกต่างจากเราได้ ดังนั้น ควรจะฝึกใช้แต่ละโปรแกรมให้คล่องก่อนประชุมจริง โดยอาจจะนัดเพื่อนหรือคนในครอบครัวมาลองทดสอบระบบกล้อง จัดแสงไฟให้เราดูดีเวลาออกกล้อง ทดสอบไมค์ว่าเสียงก้องหรือไม่ หาปุ่มแบ่งปันหน้าจอ (share screen) ฯลฯ เมื่อถึงเวลาประชุมจริงจะได้ดูน่าเชื่อถือ และไม่เสียเวลาทุกฝ่าย
นอกจากนี้ การทดลองใช้บ่อยครั้งยังทำให้เราคุ้นเคยกับการอยู่หน้ากล้อง (และเห็นหน้าตัวเองในจอ) เวลาประชุมด้วย
4.ปิดไมค์เมื่อไม่ใช้ ปิดการแจ้งเตือนโปรแกรมอื่น
เรื่องเล็กๆ ที่เป็นเรื่องใหญ่ ใครก็ตามที่ไม่ได้กำลังพูดอยู่ควรปิดไมค์ไว้เสมอเพื่อไม่ให้เสียงเข้าไปรบกวนผู้พูด เสียงหนึ่งที่มักจะเล็ดรอดเข้าไปคือการพิมพ์บนแป้นพิมพ์ ถึงแม้จะเป็นเสียงเบาๆ แต่รบกวนสมาธิผู้พูดอย่างมาก
อีกสิ่งหนึ่งที่ควรปิดคือ “การแจ้งเตือน” (notifications) ของโปรแกรมอื่นๆ นอกจากจะมีเสียงลอดเข้ามาเวลาเราพูดแล้วอาจจะเกิดอาการ ‘โป๊ะ’ ได้ด้วยถ้าหากเรากำลัง share screen อยู่ ลองนึกภาพข้อความจากแฟนหรือเพื่อนใน Line ที่เด้งขึ้นมาตอนเรากำลังนำเสนอผลงานดูสิ…
5.นัดประชุมเท่าที่จำเป็นและกระชับเวลา
การประชุมออนไลน์นั้นดูง่ายและสะดวกสบาย เพราะคิดกันว่าในเวลางานทุกคนจะต้องอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ หรือบางองค์กรจะนัดประชุมออนไลน์ทุกวัน วันละหลายครั้ง เพื่อตรวจสอบว่าพนักงานทำงานอยู่หรือเปล่า จนกลายเป็นว่าการทำงานจากบ้านต้องเข้าประชุมบ่อยกว่าเวลาอยู่ออฟฟิศเสียอีก
การนัดประชุมบ่อยๆ โดยไม่มีเหตุจำเป็นนั้นทำให้ทุกคนเสียเวลาทำงานโดยใช่เหตุ ดังนั้นก่อนจะนัดประชุมแต่ละครั้งควรมีประเด็นการประชุมที่สมควร และควรกำหนดเวลาการประชุมให้ชัดเจน หากเป็นการนัดนำเสนองาน ควรจัดสรรเวลาให้แต่ละคนล่วงหน้าเหมือนกับการประชุมปกติ เพื่อไม่ให้การประชุมยืดเยื้อ
6.ใช้มารยาทการประชุมแบบเดียวกับในออฟฟิศ
ถ้าเรากำลังประชุมอยู่ในห้องประชุมที่ออฟฟิศ เราคงไม่นั่งไถลตัวในโซฟาหรือแอบเล่น Facebook การประชุมออนไลน์ก็เช่นกัน หากสายตาของเราไม่จับจ้องที่หน้าจอ แอบสลับหน้าจอไปเล่น Facebook หรือแอบทำงานไปด้วย ผู้ร่วมประชุมก็สามารถจับสังเกตได้เช่นกันและสังเกตได้ง่ายยิ่งกว่าเวลาประชุมในห้องด้วย
สำหรับการอภิปรายที่มีการผลัดกันแสดงความเห็น การประชุมออนไลน์อาจจะลำบากหน่อยเพราะสมาชิกการประชุมอาจจะพูดขึ้นมาพร้อมกันโดยไม่รู้ตัว ควรมีคนที่เป็น host จัดประชุมที่คอยแจกคิวว่าให้ใครได้พูดก่อนหลัง หรือเราสามารถยกมือก่อนพูดได้เหมือนกับในห้องประชุม หากทุกคนเปิดหน้ากล้องอยู่แล้ว
7.มีความเห็นอกเห็นใจมากขึ้น เพราะบ้านไม่เหมือนออฟฟิศ
น้อยคนที่จะมีห้องทำงานอยู่ในบ้าน และสามารถจัดการชีวิตแบบตัดขาดเรื่องในบ้านไปได้โดยสิ้นเชิงในเวลางาน ดังนั้นการประชุมออนไลน์จึงอาจจะมีสิ่งรบกวนจากฝั่งเพื่อนร่วมการประชุมหรือฝั่งของเราเองก็ตาม
ในการประชุมออนไลน์แต่ละครั้งจึงต้องอาศัยความเห็นอกเห็นใจต่อเพื่อนร่วมงานสูงขึ้น โดยอาจจะให้แต่ละคนชี้แจงสั้นๆ ก่อนเริ่มประชุมได้ว่าวันนี้อาจจะมีสิ่งรบกวนอะไรได้บ้าง เช่น สัตว์เลี้ยง ลูกๆ เสียงการจราจร เสียงแม่บ้านทำความสะอาดบ้าน ฯลฯ เพื่อสร้างความเข้าใจต่อกัน
8.ระมัดระวังข้อมูลลับ
ข้อเสียอย่างหนึ่งของการประชุมออนไลน์คือ ถ้าเรา share screen เอกสารหรือพรีเซนเทชั่นขึ้นหน้าจอ เราไม่อาจทราบได้เลยว่าผู้ร่วมประชุมแคปเจอร์หน้าจอเก็บไว้หรือเปล่า ไม่เหมือนกับการประชุมในห้องที่ถ้าหากมีคนยกมือถือขึ้นมาถ่ายรูป เราจะต้องสังเกตเห็น ดังนั้นถ้าเป็นข้อมูลลับ ควรจะระมัดระวังในการ share screen
Source: The Guardian, World Economic Forum, Forbes
