หลายบริษัทเตรียมจัดแผน Work from Home ระยะยาว แต่รายละเอียดการจัดการควรเป็นอย่างไร? นักวิจัยจากสแตนฟอร์ดพบว่าบริษัทไม่ควรให้พนักงานเลือกวันทำงานจากบ้านเองได้โดยอิสระ แต่ควรจะเคาะเลือกวันอยู่บ้านให้ตรงกันทั้งทีม ด้วยเหตุผลเหล่านี้
หลังผ่านพ้นโรคระบาดใหญ่ครั้งนี้ เป็นที่แน่ชัดว่าหลายบริษัทจะเปลี่ยนมาทำงานแบบ “ไฮบริด” อนุญาตให้พนักงาน Work from Home หรือทำงานจากบ้านได้เป็นบางวัน
งานวิจัยจาก “นิโคลัส บลูม” ศาสตราจารย์ด้านเศรษฐศาสตร์จากมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ด ร่วมกับ โฮเซ่ มาเรีย บาร์เรโร่ และ สตีเว่น เจ. เดวิส นักวิจัยจากสถาบันเดียวกัน พบว่า 70% ของบริษัทตั้งแต่ขนาดเล็กจนถึงขนาดใหญ่อย่าง Google, Citi, HSBC มีแผนจะปรับแผนการทำงานเป็นรูปแบบไฮบริด
แต่การปรับแผนนี้ยังมีคำถามที่สำคัญรออยู่คือ “พนักงานควรมีสิทธิเลือกวิถีการทำงานได้มากแค่ไหน?”
จากการสำรวจของทีมวิจัยนี้ในหมู่ชาวอเมริกัน 30,000 คน เก็บข้อมูลตั้งแต่เดือนพฤษภาคม 2020 หลังโรคระบาดเริ่มต้นขึ้น พบว่าความเห็นของคนอเมริกันต่อการ Work from Home มีหลากหลายมาก
32% ของพนักงานที่สำรวจ “ไม่ต้องการ” กลับไปทำงานที่ออฟฟิศอีกเลย ส่วนใหญ่คนเหล่านี้มักเป็นพนักงานที่มีลูกแล้ว อาศัยอยู่ในบ้านชานเมือง ทำให้การเดินทางไปกลับบ้านกับที่ทำงานเป็นเรื่องเหนื่อยใจและกาย แต่ในทางกลับกัน มีพนักงานถึง 21% ที่บอกว่า พวกเขาไม่ต้องการจะ Work from Home อีกเลย ส่วนใหญ่คนกลุ่มนี้จะเป็นพนักงานที่ยังโสด หรือพนักงานที่ลูกหลานโตจนออกจากบ้านไปหมดแล้ว และมักจะอาศัยอยู่ในอพาร์ตเมนต์ใจกลางเมือง
ส่วนอีก 47% ที่เหลือคือพนักงานที่ “อยู่ตรงกลาง” คือมองว่าต้องการจะ Work from Home 1-4 วันต่อสัปดาห์ ส่วนใหญ่เลือกที่จะทำงานจากบ้าน 2-3 วันต่อสัปดาห์
ให้พนักงานเลือกเองแบบอิสระ…ใช่ว่าจะดีเสมอไป
ทีมวิจัยนี้จึงสำรวจความเห็นของระดับผู้จัดการว่าจะจัดการทำงานอย่างไร โดยพบว่าผู้จัดการจำนวนมากเอียงไปทางการยินยอมให้พนักงาน “เลือกเองได้ว่าจะทำงานแบบไหน ตราบใดที่งานเสร็จเรียบร้อย”
แต่ก็มีผู้จัดการอีกมากที่มีข้อกังวล หากอนุญาตให้พนักงานเลือกเองแบบอิสระ ข้อกังวลหลัก 2 ข้อนั้นคือ
หนึ่ง ความเครียดอย่างไม่มีที่สิ้นสุดในการบริหารงานระหว่างกลุ่มพนักงานที่อยู่ในออฟฟิศกับที่อยู่ที่บ้าน ตัวอย่างเช่น เมื่อประชุมรวมทั้งคนที่อยู่ออฟฟิศและอยู่บ้าน พนักงานที่อยู่บ้านมักจะเห็นคนในออฟฟิศมองหน้ากันหรือแอบกระซิบบางอย่างกันในห้องประชุม แม้บริษัทจะเปลี่ยนมาประชุมแบบให้ทุกคนออนไลน์จากโต๊ะของตัวเองเพื่อให้การพูดคุยทุกอย่างได้ยินกันชัดเจน แต่สุดท้ายพนักงานในออฟฟิศก็ยังมีโอกาสไปคุยกันแบบ ‘หลังไมค์’ ในโถงทางเดินบริษัท หรือตอนไปชงกาแฟอยู่ดี
สอง คือความเสี่ยงต่อความหลากหลายในที่ทำงาน เพราะหากเลือกได้อย่างอิสระ กลุ่มคนที่มักจะเลือกทำงานจากบ้านแบบถาวรคือ “ผู้หญิงที่มีลูกเล็ก” ซึ่งมีแนวโน้มจะเลือกทำงานจากบ้านถาวรมากกว่าผู้ชายถึง 50%
ปัญหาที่เกิดกับตัวพนักงานจากการ Work from Home ตลอดเวลาคือ บลูมเคยทำงานวิจัยมาแล้วเมื่อปี 2014 โดยวิจัยในองค์กรระดับนานาชาติในประเทศจีน พบว่า กลุ่มที่เลือกทำงานระยะไกล 4 วันต่อสัปดาห์ เทียบกับกลุ่มที่ทำงานในออฟฟิศทุกวัน เมื่อผ่านไป 21 เดือน กลุ่มที่ทำงานในออฟฟิศทุกวันมีโอกาสเลื่อนตำแหน่งสูงกว่าอีกกลุ่มถึง 50% โดยคาดว่าเกิดจากกลุ่มที่ WFH ถูกมองข้ามจากการไม่มีส่วนร่วมกับคนในออฟฟิศ
ดังนั้น ปัญหาความหลากหลายจะเกิดขึ้นในออฟฟิศในระยะยาวถ้าให้พนักงานเลือกจัดตารางตัวเองแบบอิสระ เพราะเป็นไปได้ว่ากลุ่ม “ชายโสดวัยหนุ่ม” มักจะเลือกเข้าออฟฟิศทุกวันและอาจจะกลายเป็นกลุ่มนำในออฟฟิศ ขณะที่พนักงานที่มีลูกแล้ว โดยเฉพาะผู้หญิง มักจะเลือก WFH หลายวันหรือทุกวัน และทำให้คนกลุ่มนี้ไม่ค่อยได้รับการเลื่อนขั้น จนความหลากหลายในกลุ่มระดับบริหารหายไป
สรุป : การ WFH วันไหนควรผ่านการควบคุม
บลูมจึงเปลี่ยนข้อสรุปจากการวิจัยว่า พนักงานไม่ควรเลือก WFH ได้อย่างอิสระ แต่ผู้จัดการควรจะระบุวันที่อนุญาตให้ WFH สำหรับทุกคน เช่น สมมติว่าผู้จัดการเลือกให้ทีม A สามารถ WFH ได้ในวันพุธและวันศุกร์ วันอื่นๆ ทุกคนจะต้องมาที่บริษัท ยกเว้นกลุ่มพนักงานใหม่อาจจะให้เข้าออฟฟิศ 4 วันหรือทุกวัน เพื่อสร้างความสัมพันธ์กับกลุ่มพนักงานเข้าใหม่ด้วยกันก่อน ซึ่งจะสร้างความเป็นปึกแผ่นและทำงานเป็นทีมได้ง่ายกว่า
เนื่องจากปัจจุบันบริษัทมองประโยชน์ของการ WFH ว่าเป็นการลดภาระค่าเช่าออฟฟิศ ทำให้จัดออฟฟิศขนาดเล็กลงได้ ดังนั้น แต่ละทีมก็ไม่จำเป็นต้องมาออฟฟิศพร้อมกันและอยู่บ้านพร้อมกัน ควรจะสลับกันมา แต่ต้องระวังให้ทีมที่ต้องทำงานร่วมกันควรจะต้องมีวันที่เข้าออฟฟิศพร้อมกันอย่างน้อย 2 วันต่อสัปดาห์
โรคระบาดนั้นเข้ามาปฏิวัติวิถีการทำงาน แต่จะออกแบบโมเดลอย่างไรให้การเปลี่ยนแปลงนี้สร้างประสิทธิผลให้กับองค์กร และสร้างความสุขให้กับพนักงานด้วย ผู้นำองค์กรจึงต้องระมัดระวังในการออกแบบให้ดีที่สุด
